Якщо під час приймання виявлена недостача товарів, то на дебеті рахунка 281 «Товари на складі» відображають тільки фактично одержані товари. На вартість товарів, яких не вистачає, на підставі належно оформленого акта (комерційного, приймального) пред'являють претензію винуватцю такої недостачі і в бухгалтерському обліку роблять запис по дебету рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» у кореспонденції з кредитом рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками».

Правила приймання товару залежать від місця їх одержання (на складі одержувача, на залізничній станції або на складі постачальника) та упаковки товару (без упаковки або в упаковці).

У практиці оптових торговельних підприємств застосовують дві форми реалізації товарів - зі складів (складський оборот) і транзитом (транзитний оборот).

При транзитній реалізації товари споживачам відвантажуються безпосередньо зі складів підприємств-виробників, минаючи проміжні ланки - склади і бази оптових підприємств. Така форма реалізації забезпечує більш швидке просування товарів від виробника до споживача, зменшуються витрати обігу. Проте у випадках, коли необхідно відвантажити товари споживачам у кількості нижче транзитної норми (тобто мінімальної кількості товарів, яка може бути відвантажена у контейнері, вагоні, цистерні тощо) або необхідне комплектування товарів тощо, більш раціональним є складський оборот. До переваг складської форми реалізації належить також можливість обслуговування більшої кількості споживачів при оптимальних товарних запасах.

Наявність різних способів реалізації товарів з оптових баз зумовлює різний порядок документального оформлення відвантаження товарів та різний порядок відображення таких операцій в бухгалтерському обліку.

Оптові підприємства реалі-зують товари на підставі укладених договорів купівлі-продажу (поставки). При разових постав-ках або відпуску товарів у незначній кількості реалізація товарів може здійснюватися без укла-дення письмового договору - на підставі ви-писаних рахунків-фактур.

Відпуск товарів представнику покупця здійс-нюється при пред'явленні довіреності та докумен-та, що засвідчує його особу, з оформленням накладної та рахунка або рахунка-фактури. На підставі податкової на-кладної робиться запис у книзі обліку продажу товарів (робіт, послуг).

Для обліку реалізації законодавством встановлено, як відомо, метод нарахування, за яким датою реалізації вважається дата відвантаження (відпуску) товарів, тобто дата передачі права власності на товари покупцям відповідно до базисних умов поставки, визначених сторонами (а для робіт, послуг — дата оформлення документів, які засвідчують їх виконання), незалежно від строку здійснення платежів. Відповідно до Плану рахунків на відпускну вартість відвантажених покупцям товарів у бухгалтерському обліку оптового підприємства робиться запис:

Д-т рах. 36 “Розрахунки з покупцями і замовниками”

К-т рах. 702 «Доход від реалізації товарів».

Одночасно робиться запис на списання вартості відвантажених товарів за обліковими цінами:

Д-т рах. 902 «Собівартість реалізованих товарів»

К-т рах. 281 «Товари на складі».

Згідно із Законом України «Про податок на додану вартість» торговельні підприємства, постачальницько-збутові та посередницькі організації сплачують до бюджету 20% загальної суми товарообороту (доходу від реалізації). Звідси на суму податкового зобов'язання по ПДВ складають бухгалтерську проводку:

Д-т рах. 702 «Доход від реалізації товарів»

К-т рах. 641 «Розрахунки за податками».

У міру надходження коштів від покупців за реалізовані товари роблять запис:

Д-т рах. ЗІ «Рахунки в банках»

К-т рах. 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

Якщо за умовами договору купівлі-продажу передбачена попередня оплата поставок товарів, то в цьому разі оптовим підприємством складаються такі бухгалтерські проводки:

1. На суму коштів, одержаних від покупців у порядку предоплати за відпускною вартістю товарів (включаючи ПДВ):

Д-т рах. ЗІ «Рахунки в банках»

К-т рах. 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

2. Одержані кошти зараховуються в доход від реалізації товарів:

Д-т рах. 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками»

К-т рах. 702 «Доход від реалізації товарів».

3. Сума сплаченого покупцями ПДВ зараховується до податкових зобов'язань:

Д-т рах. 643 «Податкові зобов'язання»

К-т рах. 641 «Розрахунки за податками».

4. Списуються за собівартістю відвантажені покупцям попередньо оплачені трвари:

Д-т рах. 902 «Собівартість реалізованих товарів»

К-т рах. 281 «Товари на складі».

5. Відображається сума податкового зобов'язання по ПДВ, визначена за встановленою ставкою з доходу від реалізації товарів:

Д-т рах. 702 «Доход від реалізації товарів»

К-т рах. 643 «Податкові зобов'язання».

6. Наприкінці звітного періоду сума чистого доходу від реалізації товарів (за вирахуванням ПДВ) списується на фінансові результати записом:

Д-т рах. 702 «Доход від реалізації товарів»

К-т рах. 791 «Результат основної діяльності».

7. Наприкінці звітного періоду собівартість реалізованих товарів списується на фінансові результати записом:

Д-т рах. 791 «Результат основної діяльності»

К-т рах. 902 «Собівартість реалізованих товарів».

Реалізація товарів транзитом може здійснювати двома способами:

з участю оптового підприємства у розрахунках;

без участі у розрахунках

При транзитній реалізації товарів з участю в розрахунках оптове підприємство на підставі договору, заключеного з постачальником і покупцем, виписує наряд постачальнику на відвантаження покупцеві товарів, передбачених договором. Постачальник на відвантажені за нарядом
товари виписує відповідні розрахунково-платіжні документи, один комплект яких направляє покупцю, а другий - оптовому підприємству, яке повинно стягнути з покупця належну плату за реалізовані транзитом товари і перерахувати їх постачальнику. За організацію транзитного обороту і проведення розрахунків оптове підприємство нараховує оптово-збутову націнку (винагороду) в розмірі, передбаченому договором, до відпускної вартості товарів.

Операції по транзитній реалізації товарів з участю в розрахунках відображаються в системі рахунків аналогічно обліку реалізації зі складів з тією різницею, що придбання (тобто виникнення заборгованості постачальнику) і відвантаження товарів покупцеві відображаються в обліку
одночасно, тобто минаючи рахунок 28 «Товари». При одержанні розрахунково-платіжних документів постачальника на відвантажені транзитом товари покупцеві оптове підприємство робить запис:

Д-т рах. 902 «Собівартість реалізованих товарів»

К-т рах. 63 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

Одночасно оптове підприємство виписує і пред'являє до оплати покупцеві розрахунково-платіжні документи на продажну вартість відвантажених транзитом товарів з включенням оптово-збутової націнки (винагороди за організацію реалізації