На підставі актів приймання система автоматично у момент введення актів формує інвентарні картки. Як вже мовилося раніше, через інвентарні картки система показує характеристики основних засобів на дату проглядання інвентарних карток.

Система веде два спеціальні списки – список змін вартості і список внутрішніх переміщень. У списку змін вартості зберігаються всі дані про зміну вартості ОС, зносу, групи, коди норми амортизації і дати, коли ці зміни відбувалися. Тобто, в цьому списку завжди можна перевірити, як змінювалася вартість ОС в різних періодах. У список внутрішніх переміщень заносяться дані, з якого числа за ким закріплені ОС. Саме з цих списків система бере інформацію для показу в інвентарних картках. Перший запис про основний запис система заносить в ці списки автоматично у момент заповнення акту приймання-передачі. Решту записів по змінах ОС заносить в списки сам бухгалтер при виникненні необхідності.

При оформленні вибуття ОС система інформує на підставі інвентарних карток списків змін вартості і внутрішніх переміщень акти ліквідації.

Акти приймання зберігаються в теці “Акти приймання ОС 1”, інвентарні картки – в “Інвентарні картки ОС 7”, акти ліквідації – “Акти ліквідації ОС 4”.

У програмі “Дебет плюс” можна користуватися такими довідниками:

1. Довідник матеріально-відповідальних осіб.

Даний довідник використовується при вказівці закріплення основних засобів за матеріально-відповідальними особами при введенні первинних документів.

2. Довідник підрозділів.

Даний довідник використовується при вказівці закріплення основних засобів за підрозділами при введенні первинних документів.

Введення проводиться аналогічно введенню довідника матеріально-відповідальних осіб. У макеті вказується код підрозділу і його назва.

3. Довідник постачальників-покупців.

Даний довідник використовується при вказівці в первинних документах постачальника ОС або тієї особи, у якого орендується основний засіб.

Введення проводиться аналогічно введенню довідника матеріально-відповідальних осіб.

4. Довідник діапазонів інвентарних номерів.

У даному ви можете задати діапазон інвентарних номерів для якої-небудь, вами виділеною, групи основних засобів.

5. Довідник класифікації ОС по видах.

Заповнення довідника нічим не відрізняється від заповнення інших довідників. У макеті введення потрібно вказати код виду ОС і найменування виду ОС.

6. Довідник норм амортизації для нематеріальних активів і невиробничих основних фондів.

Цей довідник використовується системою для нарахування амортизації на нематеріальні активи і невиробничі основні фонди.

Якщо при заповненні макету були допущені помилки, то їх можна виправити з допомогою режиму “редагування”. Для видалення помилкового запису потрібно використовувати режим “Видалення”. Для введення великої кількості однотипних записів, що відрізняються лише деякими реквізитами, використовується режим “Копіювання”. При цьому копіюється запис, на який указує маркер.

Інвентарна картка заводиться системою автоматично на основі введеного раніше акту приймання основних засобів. Проглянути її можна в розділі “Первинні документи” з режиму “Список документів”, “Інвентарні картки Ос7”.

До того як показати список інвентарних карток, система попросить вказати дату, на яку вони будуть видимим. Після вказівки цієї дати на екрані з’являться ті інвентарні картки, для яких вона потрапляє в період між датою надходження і датою ліквідації. Якщо у основного засобу змінювалася початкова вартість або знос, то система покаже ту вартість, яку має засіб на введену дату. Якщо ж користувачеві потрібно відстежити всю траєкторію зміни первинній вартості ОС, то це можна зробити з режиму “Зміна вартості”.

Оскільки формується інвентарна картка системою автоматично, то із списку її можна тільки редагувати, переглядати і друкувати. Можна також надрукувати список всіх інвентарних карток.

Для редагування інвентарної картки потрібно знаходячись в списку інвентарних карток натиснути клавішу Enter. У спливаючому меню вибрати режим “Редагування”.

Для нематеріальних активів і невиробничих ОС в полі “знос” потрібно вказати суму зносу на момент модернізації. Після того, як в інвентарну картку будуть введені всі реквізити, система видасть повідомлення про те, що змінилися реквізити, що впливають на розрахунок амортизації і попросить вказати дату, з якою діють дані зміни. Коли ви вкажете цю дату, система внесе відповідні зміни до списку змін вартості, який можна проглянути із списку інвентарних карток в режимі “зміна вартості”.

2-й спосіб – безпосередньо із списку змін вартості (Розділ «Первинні документи» головного меню > «Список документів» > «Інвентарна картка» > режим «Зміна вартості».

Для цього потрібно увійти до списку інвентарних карток, встановити маркер на потрібне ОС, натиснути Enter і в спливаючому меню вибрати режим «Зміна вартості». Після цього система покаже всі записи по зміні вартості, що відносяться до даного основного засобу. У цьому списку потрібно додати новий запис на основних засіб. Краще скористатися копіюванням інформації із запису по основному засобу, найближчій до дати модернізації. У записі, що додається, потрібно вказати суму первинної вартості ОС з урахуванням проведеної модернізації, суму зносу та дату модернізації для нематеріальних активів і невиробничих ОС. Також потрібно проставити в полі «дата починається» дату проведення модернізації. Дата закінчення повинна бути порожньою. Після того, які макет буде заповнений, система закриє попередній запис на основний засіб в цьому списку і відкриє нову з дати, коли була проведена модернізація.

Як вказати перелік складових частин ОС?

Є два способи вказівки складових частин для ОС. 1-й спосіб – з використанням довідника складових частин, 2-й спосіб – без використання цього довідника.

1-й спосіб. (Розділ «Первинні документи» головного меню > «Список документів» > «Інвентарна картка» > режим «Складові частини»).

Спочатку потрібно перевірити, чи заведений в довідниках аналітики відповідний довідник. Номер цього довідника повинен бути вказаний в параметрах підсистеми у відповідному полі. Якщо такий довідник є, то, знаходячись в режимі поглядання даного довідника з довідників аналітики, потрібно перерахувати всі