Документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на обчислювальних машинах. Для нього реквізити документів розмішують в певному порядку: множене і множник, ділене і дільник — в суміжних графах, а поряд з ними — графа для запису результатів обчислення; виділяють і беруть в жирну рамку ті показники, які використовують при опрацюванні на обчислювальних машинах.

Документи прийнято складати на бланках, виготовлених друкарським способом, з надрукованим текстом і графленням, з таким розрахунком, щоб від руки або на друкарській машин-ці заповнити тільки ті показники, які характеризують відповід-ну операцію. Раціональна будова документів сприяє правиль-ному оформленню господарським операцій і відображенню їх в обліку. Сама форма документа мов би підказує, яку інформа-цію слід подати, оформляючи операцію. Отже, форма докумен-та має бути простою, зрозумілою, зручною для подальшого опрацювання і водночас з усією повнотою характеризувати від-повідну операцію, задовольняючі при цьому вимоги не тільки бухгалтерського, а й оперативного і статистичного обліку.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розумі-ють розробку єдиних форм документів для оформлення одно-типних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і ферм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, то-варно-транспортних накладних лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку. полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, ство-рює умови для централізованого виготовлення бланків доку-ментів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш ра-ціонального розміру і форми з завчасним визначенням роз-міщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних блан-ків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчис-ток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської опе-рації. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися.

Помилки в первинних документах виправляються коректур-ним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено надписом "Виправлено" і підтверд-жено підписами осіб, які підписали цей документ з зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявлено обліковими працівни-ками в документі, складеному не в бухгалтерії (наприклад, аван-совому звіті підзвітної особи), про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати .застереження про зроблені виправлення.

Такі документи, як звіти матеріально відповідальних осіб про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей, що знахо-дяться на їхньому відповідальному зберіганні, доцільно перевіряти в їхній присутності. Якщо буде виявлено помилку. то її виправляють не тільки в примірнику звіту, поданого по бухгалтерії, а і в копії звіту, що залишається у матеріально відповідальної особи. При цьому закреслюють не одну непра-вильну цифру в сумі, а всю суму і над нею надписують пов-ністю правильну суму.

Порядок виправлення поміток в документах, складених машинним способом, визначається вказівками про організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають юридичної (доказової) сили. В касових і банківських до-кументах ніякі виправлення, навіть застережені, не допускаються.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій (грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних блан-ках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виставлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо), їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на та-кому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсова-но, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підпи-сали документ.

3. БУХГАЛТЕРСЬКЕ ОБРОБЛЕННЯ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

Для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і вико-ристанню документів в обліку допомагає їх класифікація — події на групи за певними відмітними ознаками.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, вип-равдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпоряд-ження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чехи на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін. Проте, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійсненій господарської операції (тобто містять дані про її виконання . з. тому служать обґрунтуванням для облікових записів. До нього залежать виписки банку з поточ-ного або іншого рахунка підприємства, акти, квитанції, аван-сові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються сами-ми працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправд-них документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких