Завдання правильної організації документообороту полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочо-му місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообороту покращує якість облікової інформації і забезпечує до-стовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає скла-дання плану документообороту, який повинен визначати поря-док оформлення документів, надходження їх де бухгалтерії, оп-рацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. Для забезпечення рівномірного руху доку-ментів без затримок і накопичення на окремих місцях по кож-ному виду документів розробляють графік документообороту, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню доку-ментів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю надається випис-ка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відно-сяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх по-дання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Документооборот і график документообороту на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверд-жується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо по-рядку складання і подання по бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Чітка система документообороту прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, викорис-тання й опрацювання.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.

Первинні документи, що пройшли опрацювання., бухгал-терські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначе-ної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки пра-вильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансо-вим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так. щоб було забез-печено збереження документів і можливість швидкого їх зна-ходження.

Для цього первинні документи звітного місяця, то відно-сяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супро-воджуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма до-даними до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і пере-плетені. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, поряд-ковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки су-ворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.

Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання до-кументів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розмішується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгал-терських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судо-во-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть вида-ватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.

Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (непронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і в присутності представників органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підпи-сом і печаткою).

Органи, що вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного на-гляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається ор-гану, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і