Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а, такі.

№ пор. | Вид документів | Термін зберігання документів | Примітка

в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів | в установах.

організаціях, на підприємствах,

документи які не надходять до держархівів

1 | 2 | 3 | 4 | 5

308 | Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:

а) зведені річні | Постійно | - | * За відсутності річних - постійно

** За відсутності річних – 10 років

б) річні | Постійно | 10 років

в) квартальні | 3 роки | З роки**

309 | Звіти з фінансування:

а) зведені річні | Постійно | - | * За відсутності річних - постійно

б) річні | Постійно | 10 років | ** За відсутності річних – 10 років

в) квартальні | 3 роки* | 3 роки** | *** За відсутності річних і квартальних – 10 років

г) місячні | 1 рік*** | 1 рік**** | **** За відсутності річних і квартальних – 10 років

310 | Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси й додатки, пояснювальні записки до них | Постійно | 10 років

311 | Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів:

а) річні | Постійно | 10 років | * За відсутності річних - постійно

б) квартальні | 3 роки* | 3 роки** | ** за відсутності річних – 10 років

312 | Аналітичні таблиці з розроблення й аналізу річних звітів і балансу | Постійно | 5 років

315 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) | 3 роки * | 3 роки * | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення

316 | Особові рахунки:

а) робітників та службовців, студентів | 75 років – “В” | 75 років – “В”

б) одержувачів пенсії, і державної допомоги | 5 років* | 5 років * | * Після завершення виплати допомоги і пенсії; для одноразової допомоги – 1 рік

317 | Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) | 5 років | 5 років* | * За відсутності особових рахунків – 75 років

318 | Інвестиційні картки та журнали обліку основних засобів | 3 роки* | 3 роки * | * Після ліквідації основних засобів

319 | Допущення на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані доручення) | 3 роки | 3 роки

320 | Гарантійні листи | 3 роки | 3 роки

321 | Облікові реєстри (Головна книга, журнали-ордери, розроблювані таблиці тощо) | 3 роки* | 3 роки* | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення

322 | Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості | 3 роки* | 1 рік* | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення

323 | Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів | 3 роки | 3 роки

324 | Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень, платіжних доручень тощо | 3 роки | 3 роки

325 | Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, чекових книжок, асигнівок, квитанції | 3 роки* | 3 роки* | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення

327 | Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них | 3 роки | 3 роки

328 | Відомості про використання кредитів:

а) річні | 3 роки | 3 роки

б) квартальні | 1 рік | 1 рік

329 | Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки по перевитраті й заборгованості із заробітної плати, з коштів соціального страхування, про виплату відпускних і вихідної допомоги тощо | 3 роки

330 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) | 3 роки* | 3 роки * | * За умови завершення ревізій. У разі виникнення опорів, розбіжностей слідчих і судових справ – зберігаються до винесення остаточного рішення

331 | Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсії, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба

332 | Виконавчі листи | Доки н е мине потреба | Доки не мине потреба

333 | Доручення-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листування з оформлення доручень-зобов’язань | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба

334 | Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату навчальних відпусток, одержання пільг з податків та інші | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба

335 | Документи (довідки, акти, зобов’язання, листування) по дебіторській заборгованості, розтратах, нестачах, розкраденнях | Доки не мине потреба | Доки не мине потреба

336