Записи про нарахування податків і зборів в особових рахунках платників державні податкові інспекції проводять на підставі таких документів:

1) податкових декларацій (дод.2) , звітів (дод.4), розрахунків (дод.5)„ платіжних повідомлень, довідок платників про авансові платежі;

2) рішень керівника (заступника керівника) органу державної податкової служби за актами перевірок ,проведених інспекторами державної податкової служби;

3) рішень інших контролюючих органів ,якщо це не передбачено відповідними законодавчими актами.

Подані платниками податків документи про нарахування податків і зборів (обов'язкових платежів) , реєструються в канцелярії державної податкової адміністрації (інспекції) після чого документи , що надійшли своєчасно передаються до відділу обліку для проведення відповідних записів у картках особових рахунків.

Документами, на підставі яких проводяться записи про відстрочку (розстрочку) податків і зборів є: відповідні рішення Міністерства фінансів України , і нижчих рівнів фінансових органів на місцях та підписана кредитна угода з платником та органом податкової служби з резолюцією "До нарахування" , на повну суму надходжень до відповідного бюджету згідно з нормативами відрахувань, затвердженими Верховною Радою України та місцевими органами самоврядування у встановленому порядку. Записи про залік і повернення переплат ,виплати з бюджету проводяться на підставі виписки з рахунків установ банків та копій до них, висновків про наявність переплати по даному платежу та недоїмки, якщо вона існує, по іншому платежу.

Висновок готується державною податковою інспекцією та передається під розпис на другому екземплярі висновку: - за платежами до державного бюджету відповідному органу державного казначейства;

- за платежами до місцевого бюджету відповідному фінансовому органу.

Записи про суми надходжень податків та зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів у картках особових рахунків та реєстрах провадяться на підставі таких документів:

а) реєстру розрахункових документів про зарахування податків і зборів до бюджетів та до державних цільових фондів , виписок з бюджетних рахунків установ банків та копій розрахункових документів;

б) копій платіжних доручень відділень Ощадбанку України та
повідомлень про приймання платежів готівкою за формою ПД-4, ф. ПД - 8;

в) копій квитанцій за формою 24 , виданих сільськими, селищними та міськими Радами народних депутатів платниками податків, супровідних відомостей за формою 28, складених органами місцевого самоврядування для здавання або пересилки поштою прийнятих сум до установ банків;

г) поштових переказів ( при сплаті податків і зборів через відділення зв'язку);

д) протоколів на проведення взаємозаліків , отриманих від відповідних органів державного казначейства або фінансових органів , листів Міністерства фінансів України про проведення взаєморозрахунків , реєстрів доходів та копій рішень про погашені векселі , підписаної кредитної угоди з платником про відстрочку (розстрочку) платежів .

Органи державної податкової інспекції для відображення даних по доходах у особових рахунках і зведеному реєстрі за формою №25 наступного дня після банківського одержують наступні документи:

- від установ банків - електронний реєстр розрахункових документів про сплату податків і зборів до бюджетів і державних цільових фондів та його паперову копію за підписом відповідного працівника і відбитком печатки банку, щоденну банківську звітність за формою 412-Д у електронному вигляді, відомість відрахувань до бюджетів від загальнодержавних податків і зборів;

- від відповідних органів державного казначейства перший примірник реєстру доходів , копій розрахункових документів про сплату податків і зборів до державного бюджету та довідку про надходження ;

- від відповідних фінансових органів - реєстр та копії розрахункових документів про сплату податків і зборів до місцевого бюджету, опрацьовані по кодах бюджетної класифікації України.

На розрахункових документах про перерахування податків і зборів установою банків обов'язково вказується дата надходження розрахункових документів. Якщо документи надійшли після закінчення регламентованого банком часу роботи з платниками, на них, крім того, проставляється штамп "вечірня". Дата виконання платіжного документа проставляється в правому нижньому куті.

У разі , якщо дата розрахункового документа збігається з датою проводки його банком, дата отримання документа у правому верхньому куті не проставляється. Банк здійснює розрахунки за розрахунковими

документами протягом операційного дня. Якщо документи надійшли після операційного дня, банк виконує розрахунки наступного дня.

Інспектор відділу обліку та звітності зобов'язаний перевірити правильність зарахування податків і зборів на відповідні коди бюджетної класифікації України.

Записи сум взаємозаліків та взаєморозрахунків здійснюються на підставі протоколів або копій рішень, отриманих від органів державного казначейства або місцевих фінансових органів у встановленому порядку.

Записи сум казначейських векселів погашених у рахунок сплати податків і зборів здійснюються датою прийняття рішення Головного управління державного казначейства України або Міністерства фінансів України на підставі інформації про погашення казначейських векселів , яка міститься в реєстрі доходів , які надійшли до державного бюджету.

З метою обліку нарахованих і сплачених податків і зборів до бюджетів та до державних цільових фондів державна податкова інспекція веде картки особових рахунків на кожний вид платежу платника , згідно з переліком доходів та по встановлених формах (дод. 6).

Картки особових рахунків відкриваються щорічно : по діючих платниках податків і зборів - юридичних особах - з початку року ,по новостворених - з моменту прийняття їх на облік державною податковою інспекцією по тих ,які своєчасно не стали на облік в державній податковій інспекції з нарахування і сплати платежу.

Номери особових рахунків юридичних і фізичних осіб повинні відповідати ідентифікаційним кодам Державного реєстру , що присвоюються згідно з Положенням "Про єдиний державний реєстр підприємств та організацій України tw затвердженим постановою КМУ від 22.01.96р. №118.

Картки