1) створювати працівнику умови, необхідні для нормальної роботи та повного збереження довірених йому матеріальних цінностей;

2) ознайомити працівника з чинним законодавством про матеріальну відповідальність;

3) проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

У письмовій формі складається договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність, що передбачається у разі, якщо працівники спільно виконують окремі види робіт, пов'язаних із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей, коли неможливо розмежувати матеріальну відповідальність кожного працівника і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність. Такий договір повинен бути узгоджений з профспілковим комітетом підприємства і укладатися всіма членами колективу (бригади), які у цьому разі несуть однакову відповідальність (стаття 135-2).

Розмір збитків, завданих підприємству і, відповідно, суму відшкодування, яку необхідно внести винному працівнику або колективу (бригаді), визначається раступним чином:

1) із заподіяної підприємству шкоди - за фактичними втратами, на підставі даних бухгалтерського обліку виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами;

2) у разі розкрадання, недостачі, умисного знищення або умисного зіпсуття матеріальних цінностей розмір шкоди визначається за цінами, що діють у цій місцевості на день відшкодування збитків. На підприємствах громадського харчування (на виробництві та в буфетах) і в комісійній торгівлі розмір шкоди визначається за цінами, встановленими для продажу (реалізації) цієї продукції і товарів (стаття 135-3).

Коли фактичний розмір шкоди перевищує її номінальний розмір, межу матеріальної відповідальності працівників за шкоду, заподіяну підприємству, визначає суд. Розмір шкоди, що підлягає покриттю і заподіяна з вини кількох працівників, визначається для кожного з них з урахуванням ступеня вини, виду і межі матеріальної відповідальності. Утримання із заробітної плати працівника суми завданого ним збитку, яка не перевищує середнього місячного заробітку такого працівника, здійснюється бухгалтерією підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника, засновника або вищого органу. Такий наказ повинен бути виданий не пізніше ніж через два тижні з дня виявлення заподіяної працівником шкоди, і звернений до виконання не раніше, ніж за сім днів з дня повідомлення про це працівникові. Працівник повинен визнати свою провину, погодитися з визначеною підприємством сумою збитків і дати свою згоду на утримання цієї суми із заробітної плати. Бажано додатково узгодити з працівником періодичність і розмір утримань.

Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в суді.

Утримання із заробітної плати працівника, суми заподіяних ним збитків, що перевищує його середній місячний заробіток, а також якщо таким працівником є керівник підприємства або його заступник, здійснюється бухгалтерією підприємства на підставі рішення суду. У цьому разі позов до суду повинен подати власник підприємства.

Працівник, який заподіяв шкоду, може добровільно покрити її повністю або частково, за згодою власника, передавши на баланс підприємства рівноцінне майно або виправивши пошкоджене.

На підставі записів первинних документів МВО складають Звіт про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей (далі - звіт).

Звіти до бухгалтерії можуть подаватись щоденно або один раз на 3, 5, 7 днів.

Звіти матеріально відповідальних осіб з доданням до них первинних документів є підставою для відображення в бухгалтерському обліку цих операцій по руху. Помилки в товарних звітах виправляються працівником, що складав звіт, який в свою чергу вносить виправлення в другий примірник звіту. Звіт, складений на день інвентаризації повинен бути підписаний головою інвентаризаційної комісії з відміткою "для переобліку". Якщо звіт складається після інвентаризації, залишки товарів і тари беруть за інвентаризаційним описом.

Інвентаризація проводиться робочою комісією раптово без попереджень при обов'язковій участі матеріально відповідальних осіб.

Дані про фактичні залишки записуються в інвентаризаційні описи (форма № Інв-3) в двох або трьох (при зміні матеріально відповідальних осіб) примірниках. Описи складаються окремі, по кожній матеріально відповідальній особі або за місцем зберігання цінностей.

Виявлені нестачі та лишки, а також позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти відповідне відображення в бухгалтерському обліку. Це можливо лише завдяки правильній оцінці результатів інвентаризацій. При цьому особливу увагу необхідно звернути на порядок перекриття нестач лишками при пересортуванні та причини їх виникнення.

3. Контроль і ревізія основних засобів

На підприємстві існує посада бухгалтера з обліку основних засобів.

Головною метою бухгалтера з обліку основних засобів є облік і контроль основних фондів підпри-ємства з забезпеченням максимально ефективного їх використання при мінімальних витратах на їх утримування та обслуговування.

Бухгалтер з обліку основних засобів:

виконує роботу з веденню бухгалтерського обліку майна, основних засобів і їх руху (облік основних засобів, нематеріальних активів, необоротних активів і т.п.);

бере участь у розробці і здійсненні заходів, спрямованих на дотримання фінансової дисципліни і раціональне використання основних засобів;

здійснює прийом і контроль первинної документації по основним засобам і підготовляє їх до рахункової обробки;

відображає на рахунках бухгалтерського обліку операції, зв'язані з рухом основних коштів, необоротних активів і коштів;

виявляє джерела непродуктивного використання основних засобів, підготовляє пропозиції по їх попередженню;

робить нарахування амортизації по основним засобам, коштів на фінансування капітальних вкладень;

забезпечує керівників, кредиторів, інвесторів, аудиторів і інших користувачів бухгалтерської звітності порівнянною і достовірною бухгалтерською інформацією з обліку і контролю основних засобів;

розробляє робочий план рахунків, веде первинні документи, застосовувані для оформлення господарських операцій з обліку основних засобів, основні з яких такі:—

03-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів". Указана форма застосовується для оформлення зарахування до складу основних фондів окремих об'єктів, введення їх в експлуатацію (крім тих випадків, коли введення оформляється особливим порядком), внутрішнього переміщення основних засобів