від обсягу і складності облікових робіт, розміру установи, а також від забезпеченості коштами для автоматизації обліку і, як правило, складається з наступних груп: розрахунки з робітниками та службовцями, матеріальна, фінансова, планова, зведена звітність і аналіз. У залежності від робіт на тій або іншій ділянці можуть виділятися й інші групи.
2. Організація контролю за використанням запасів в бюджетних установах.
Основними задачами обліку запасів бюджетних установ є: забезпечення схоронності і контролю за рухом і правильним використанням усіх матеріальних цінностей; дотримання встановлених норм запасів і витрат; своєчасне виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей, що підлягають реалізації у встановленому порядку; одержання достовірних зведень про залишки, що знаходяться на складі установ.
З метою забезпечення схоронності і правильної постановки обліку запасів необхідно забезпечити належну організацію складського обліку. Збереження матеріальних цінностей повинне провадитися в спеціально пристосовані приміщення (складах). Порядок розміщення матеріальних цінностей у складських приміщеннях повинний забезпечити швидкість операцій по їхньому прийманню, видачі і проведенню інвентаризації. Відповідальність за приймання, збереження і відпустку матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи.
Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної організації, прибуткуються на підставі належним чином оформлених первинних документів постачальників (товарними накладними, товарно-транспортними накладними і т.п. документами).
При одержання матеріальних цінностей зі складу постачальника й уповноваженому особі видається доручення (типові форми № № М-2 і М-26) на одержання цінностей. Виписка доручення провадиться відповідно до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних доручень на одержання цінностей, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 16.05.96 р. № 99, зі змінами і доповненнями.
Запаси, що надійшли на склад бюджетної організації, оформляються первинними документами, типові форми яких затверджені наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 р. № 130 (додаток 58). Приймання і прибуткування матеріальних цінностей оформляється, як правило, накладній яка заповнюється на підставі товаросупроводжувальних документів.
Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної організації, піддаються перевірці у відношенні відповідності їх асортиментові, кількості, зазначеним у супровідних документах. Приймання цінностей по кількості і якості здійснюється відповідно до вимог Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання по кількості, затвердженої постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. № П-6, зі змінами і доповненнями, і Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання по якості, затвердженої постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 25.04.66 р. № П-7, зі змінами і доповненнями.
У випадках виявлення розбіжностей між даними первинних документів і фактичною наявністю матеріальних коштовностей складається акт приймання матеріалів. Акт складається приймальною комісією в двох екземплярах з обов'язковою участю завідувача складом і представника постачальника або незацікавленої організації. Один екземпляр акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, а другий — для напрямку претензійного листа постачальникові.
Матеріальні цінності можуть надходити в бюджетні організації як гуманітарну допомогу.
Такі товарно-матеріальні цінності приймаються комісією, створеної наказом керівника установи з обов'язковою участю працівника бухгалтерії і представника вищестоящої організації. Приймання цінностей провадиться шляхом перерахування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, у якому вказує найменування товарно-матеріальних цінностей, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей по ринкових вільних цінах на аналогічні запаси. Облік таких цінностей у бухгалтерії й у матеріально відповідальних осіб ведеться окремо від матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок кошт загального фонду кошторису й інших кошт спеціального фонду.
3. План рахунків бухгалтерського обліку в бюджетних установах.
Наказом Головного керування Державного Казначейства України від 10.12.99 р. № 114 був затверджений План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Порядок застосування плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (далі — План рахунків).
Вимоги Плану рахунків є обов'язковими для всіх установ і організацій, основна діяльність яких здійснюється за рахунок кошт державного або місцевого бюджету. Однак окремі міністерства, центральні органи виконавчої влади за узгодженням з Головним керуванням Державного казначейства України, у разі потреби, мають право давати вказівки про порядок застосування положень по бухгалтерському обліку в установах своєї системи з урахуванням специфіки їхньої діяльності.
Для відображення господарських операцій бюджетні установи застосовують субрахунку (рахунка другого порядку), установлені Планом рахунків, виходячи з загальнодержавних і галузевих нестатків керування, контролю, аналізу і звітності. При необхідності установи можуть використовувати додаткові субрахунку (рахунка других, третього порядків) з обов'язковим збереженням номерів субрахунків Плану рахунків.
В основу Плану рахунків покладені Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку, а також План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291, з урахуванням специфіки діяльності бюджетних організацій.
План рахунків складається з 8 класів балансових рахунків і класу 0 «Забалансові рахунки». Класи рахунків виглядають у такий спосіб:
Клас 1. Необоротні активи.
Клас 2. Запаси.
Клас 3. Грошові кошти, розрахунки й інші активи.
Клас 4. Власний капітал.
Клас 5. Довгострокові зобов'язання.
Клас 6. Поточні зобов'язання.
Клас 7. Доходи.
Клас 8. Витрати.
Клас 0. Забалансові рахунки.
Клас 1 «Необоротні активи» поєднує рахунка, призначені для обліку основних кошт бюджетних установ, інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів, отриманих для тривалого використання і не призначених для реалізації або використання протягом одного року.
Клас 2 «Запаси» поєднує рахунка для обліку оборотних матеріальних активів, що належать бюджетним установам, реалізацію і використання яких планується
