5. Побудова системи моніторингу показників, що включаються у фінансовий контролінг. Система моніторингу (чи як її часто переводять «система стеження») складає основу фінансового контролінгу, найбільш активну частину його механізму. Система фінансового моніторингу являє собою розроблений на підприємстві механізм постійного спостереження за контрольованими показниками фінансової діяльності, визначення розмірів відхилень фактичних результатів від передбачених і виявлення причин цих відхилень.

Побудова системи моніторингу контрольованих фінансових показників охоплює наступні основні етапи.

а) Побудова системи інформативних звітних показників по кожному виді фінансового контролінгу ґрунтується на даних фінансового й управлінського обліку. Ця система являє собою так називану «первинну інформаційну базу спостереження», необхідну для наступного розрахунку агрегованих по підприємству окремих аналітичних абсолютних і відносних фінансових показників, що характеризують результати фінансової діяльності підприємства.

б) Розробка системи узагальнюючих (аналітичних) показників, що відбивають фактичні результати досягнення передбачених кількісних стандартів контролю, здійснюється в чіткій відповідності із системою фінансових показників. При цьому забезпечується повна порівнянність кількісного вираження встановлених стандартів і контрольованих аналітичних показників. У процесі розробки такої системи будуються алгоритми розрахунку окремих узагальнюючих (аналітичних) показників з використанням первинної інформаційної бази спостереження і методів фінансового аналізу.

в) Визначення структури і показників форм контрольних звітів (рапортів) виконавців покликано сформувати систему носіїв контрольної інформації. Для забезпечення ефективності контролінгу така форма звіту повинна бути стандартизована і містити наступну інформацію:

фактично досягнуте значення контрольованого показника (у зіставленні з передбаченим);

розмір відхилення фактично досягнутого значення контрольованого показника від передбаченого;

факторне розкладання розміру відхилення (якщо контрольований показник піддається кількісному розкладанню на окремі складові). Алгоритм такого розкладання повинний бути визначений і доведений до кожного виконавця заздалегідь;

пояснення причин негативних відхилень по показнику в цілому й окремим його складовим;

виявлення осіб, винних у негативному відхиленні показника, якщо це відхилення викликане внутрішніми факторами діяльності підрозділу;

форма стандартного контрольного звіту (рапорту) виконавця диференціюється відповідно до змісту доведеного йому бюджету (плану).

г) Визначення контрольних періодів по кожнім виді фінансового контролінгу і кожній групі контрольованих показників. Конкретизація контрольного періоду по видах контролінгу і групам показників визначається «терміновістю реагування», необхідної для ефективного керування фінансовою діяльністю на даному підприємстві. З урахуванням цього принципу при застосуванні системи контролінгу в сучасному бізнесі виділяють:

тижневий (декадний) контрольний звіт;

місячний контрольний звіт;

квартальний контрольний звіт.

д) Установлення розмірів відхилень фактичних результатів контрольованих показників від установлених стандартів здійснюється як в абсолютних, так і у відносних показниках. Через те що кожен показник міститься в контрольних звітах виконавців, на даній стадії він агрегується в рамках підприємства в цілому. При цьому за відносними показниками усі відхилення підрозділяються на три групи:

позитивне відхилення;

негативне «припустиме» відхилення;

негативне «критичне» відхилення.

Для проведення такої градації на кожному підприємстві повинний бути визначений критерій «критичних» відхилень, що може бути диференційований по контрольних періодах. Як критерій «критичного» відхилення може бути прийняте відхилення в розмірі 20 і більш відсотків по тижневому (декадному) контрольних періоду; 15 і більш відсотків по місячному періоді; 10 і більш відсотків по квартальному періоді.

е) Виявлення основних причин відхилень фактичних результатів контрольованих показників від установлених стандартів проводиться по підприємству в цілому і по окремим «центрах відповідальності». У процесі такого аналізу виділяються і розглядаються ті показники фінансового контролінгу, по яких спостерігаються критичні відхилення від цільових нормативів, завдань поточних плані і бюджетів. По кожному «критичному» відхиленню (а при необхідності і менш значимим розмірам відхилень показників пріоритеті першого порядку) повинні бути виявлені їхні причини, що їх викликали. У процесі здійснення такого аналізу в цілому по підприємству використовуються відповідні розділи контрольних звітів виконавців.

Розроблена система моніторингу повинна коректуватися при зміні цілей фінансового контролінгу і системи показників поточних планів і бюджетів.

6. Формування системи алгоритмів дій по усуненню відхилень є заключним етапом побудови фінансового контролінгу на сучасному підприємстві. Принципова система дій менеджерів підприємства в цьому випадку полягає в трьох алгоритмах Контролінг в бизнесе: методологические и практические основы построения контролінга в организациях /А.М. Карминский, Н.И. Оленев, А.Г. Примак, С.Г. Фалько. - М.: Финансы и статистика, 1998. – С.156 с.

:

а) «Нічого не починати». Ця форма реагування передбачається в тих випадках, коли розмір негативних відхилень значно нижче передбаченого «критичного» критерію.

б) «Усунути відхилення». Така система дій передбачає процедуру пошуку і реалізації резервів по забезпеченню виконання цільових, планових чи нормативних показників. При цьому резерви розглядаються в розрізі різних аспектів фінансової діяльності й окремих фінансових операцій. Як такі можливості може бути розглянута доцільність уведення посиленого режиму економії (за принципом «відсікання зайвого»), використання системи фінансових резервів і інші.

в) «Змінити систему планових чи нормативних показників». Така система дій починається в тих випадках, якщо можливості нормалізації окремих аспектів фінансової діяльності обмежені чи узагалі відсутні. У цьому випадку за результатами фінансового моніторингу вносяться пропозиції по коректуванню системи цільових стратегічних нормативів, показників поточних фінансових чи планів окремих бюджетів. В окремих критичних випадках може бути обґрунтована пропозиція про припинення окремих виробничих, інвестиційних і фінансових операцій і навіть діяльності окремих центрів витрат і інвестицій.

Упровадження на підприємстві системи фінансового контролінгу дозволяє істотно підвищити ефективність усього процесу керування його фінансовою діяльністю

Оцінюючи закордонну практику і досвід перших українських підприємств, що приступили до