Рис. 2.3. Елементи системи інформаційного забезпечення системи контролінгу

Інформаційні потоки являють собою рух (переміщення) інформації між людьми (співробітниками підприємства), або між підрозділами. Сукупність такого роду переміщень являє собою систему інформаційних потоків, що дають можливість здійснювати який-небудь процес. Система інформаційних потоків - це система потоків інформації, що дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність.

Виходячи з того, що потреба в інформації породжується необхідністю вирішувати конкретні задачі керування, очевидним є, що система керування й інформаційна система повинні бути в тісній усебічній взаємодії. При цьому інформаційну систему можна розглядати як підсистему контролінгу.

Визначивши логічну послідовність формування інформаційного забезпечення, зупинимося на початкових елементах даного процесу, тобто на вивченні інформаційних потоків як найбільш значимої частини, що забезпечує нормальну роботу підприємства. В основу вивчення інформаційних потоків покладемо наступну послідовність:*

аналіз існуючих інформаційних потоків на підприємстві з метою оптимізації всієї системи інформаційних потоків;*

формування інформаційних потоків оперативного контролінгу та органічне їхнє включення в систему інформаційних потоків підприємства;

розробка комплексного підходу в дослідженні інформаційних потоків при підготовці проекту автоматизації обліку, контролю й аналізу на підприємстві.

Отже, основна мета і призначення інформаційних потоків - це оптимізація роботи підприємства. Шляхи досягнення цієї мети різними авторами розглядаються по-різному. Дослідженнями інформаційних потоків на підприємстві займалися: Гільде Е. ДО, Шмигель А. Д., Якубова Б. А. і ін Гильде Э. К., Соколов Я. В. Информационные связи подсистемы АСУ "Бухгалтерский учет". - М.: Статистика, 1974. - 111 с.; Шмигель А. Д. Организация бухгалтерского учета в промыш-ленности. - К.: Вища школа, 1978. - 208 с.;Якубова Б. А., Порецкая И. В. Информационные связи задач бухгалтерского учета при автоматизированной обработке данных. — М.: Статистика, 1979. - 158 с.. [10, 48, 51].

Наприклад, систему народногосподарського обліку А.Д. Шмигель розглядав з погляду ієрархічного принципу, де систему обліково-економічної інформації підприємства вважав первинною чи ланкою підсистемою системи народногосподарського обліку Шмигель А. Д. Организация бухгалтерского учета в промыш-ленности. - К.: Вища школа, 1978. – C.10.

. Даним підходом можна скористатися дослідженні руху інформаційних потоків обліково-економічної інформації в рамках підприємства.

Формування обліково-економічної інформації відбувається на рівні здійснення господарських операцій, групування яких приводить до створення підсистем обліково-економічної інформації з конкретних напрямків фінансово-господарської діяльності підприємства. Плавний і поступовий перехід інформації з підсистеми нижчої ланки в підсистему вищої ланки за допомогою руху інформаційних потоків супроводжується послідовним нагромадженням даних, їхньою переробкою, групуванням і добором.

Ще одним дуже важливим моментом при формуванні системи обліково-економічної інформації є те, що обробка і використання даних повинно здійснюватися інтегровано. Інтеграція повинна пронизувати весь інформаційний процес. Одна й та сама первинна інформація використовується для різних інформаційних потреб; відомості передаються по одиничним каналам тільки один раз в одному напрямку - у обчислювальний центр, а відтіля можуть бути викликані будь-яким органом керування Шмигель А. Д. Организация бухгалтерского учета в промыш-ленности. - К.: Вища школа, 1978. – C.16. [48, с. 16].

Вищевикладене підтверджує необхідність автоматизації всього інформаційного процесу на підприємстві. Обсяг рухомих інформаційних потоків на сучасних підприємствах настільки великий, що обробка інформації вручну буде не тільки дуже затратлива, але недоцільна і неефективна з метою оперативного надання даних для прийняття управлінських рішень.

Питанням автоматизації процесу збору й обробки інформації присвячені роботи вчених: Нарібаєва К. Н., Ісакова В. И., Розенберга М. Я., Островського О. М. Підходи різних вчених у дослідженні інформаційної системи підприємства виявляють собою єдність у тому, що серед безлічі підсистем у керуванні підприємством вони виділяють підсистему "Бухгалтерський облік" як найбільш складну й інформативну, тобто основу, що створює, для функціонування інших підсистем. З обліком цього, дослідження інформаційних потоків проводилося щодо підсистеми АСУ "Бухгалтерський облік".

Необхідно визначити загальні вимоги, якою повинна відповідати контролінгова інформація. Природно, що якість вихідної інформації підсистеми "Контролінг" у більшій мері залежить від якості вхідної інформації, що надходить з інших підсистем. На цьому формується судження про те, що на границі переходу потоків інформації з різних підсистем у підсистему "Контролінг" необхідне дотримання визначених інформаційних вимог. До основного з них можна віднести (рис.2.4):

Рис.2.4. Вимоги до підсистеми контролінг в розрізі вхідної і вихідної інформації*

своєчасність, тобто надання в необхідні для конкретної ситуації терміни;*

вірогідність, тобто відповідність дійсним фактам господарського життя;*

корисність, тобто ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її одержання;*

зрозумілість, тобто здатність до сприйняття без додаткових зусиль;*

регулярність надходження.

Відповідно і на виході з підсистеми "Контролінг" до інформації пред'являються визначені вимоги, що багато в чому збігаються з попередніми, і щоб виключити повторення, виділимо лише відмітні вимоги:*

надійність, тобто відсутність істотних помилок (на відміну від вхідної інформації вірогідність є бажаної, але не обов'язкової);*

доречність, тобто здатність впливати на рішення користувачів, допомагаючи їм оцінити минулі, дійсні і майбутні події;*

порівнянність, тобто можливість зіставлення даних;*

об'єктивність і нейтральність, тобто воля від однобічності (інформація не є нейтральної, якщо за допомогою чи добору форми представлення вона впливає на рішення й оцінки зацікавлених користувачів).

Зрозуміло, що система збору контролінгової інформації спирається на функціонуючу систему інформаційних потоків на підприємстві. А з цього випливає, що службі контролінгу не вдасться побудувати свою підсистему збору інформації без настройки роботи інших інформаційних потоків на підприємстві. У цьому відношенні ми поділяємо думку про те, що система інформаційних потоків контролінгу повинна бути органічно убудована в загальну систему інформаційних потоків підприємства.

2.2. Оцінка