Контрольна робота з обліку у бюджетних установах.

Зміст.

1. Організація первинного обліку.

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т.д.).

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядкові складання і способові охоплення операцій.

По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані,

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, що утримується в прийнятих до обліку первинних документах, накопичується і систематизується в облікових регістрах, що рекомендуються Міністерством фінансів України. Підприємства, що складають облікові регістри на машиносчитуємих, носіях, зобов'язані забезпечити технічні кошти для їхнього відтворення в зручному для читання виді.

У первинних документах і облікових регістрах виправлення помилок повинні бути підтверджені підписами посадових осіб, що підписали ці документи, із указівкою; дати виправлення. У касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назва, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхніх складань. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових регістрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.

На підприємстві повинний бути розроблений графік документообігу, що складається з метою упорядкування руху і своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів: У графіку відображається перелік робіт зі створення, перевірці й обробці документів, а також указуються конкретні виконавці, взаємозв'язки і термін виконання робіт.

Після обробки первинні документи й облікові регістри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архівне збереження.

Термін збереження первинних документів, облікових регістрів, звітності :в архіві підприємств визначається Головним архівним керуванням при Кабінеті Міністрів України. Характерною рисою бухгалтерського обліку є те, що первинна інформація, що містить первинні факти, що узагальнюються в обліку, господарської діяльності підприємства, повинна бути документально оформлена. Спостереження (збір) і реєстрація первинних фактів господарської діяльності і документальне оформлення відповідної первинної облікової інформації реалізуються первинним обліком господарських операцій підприємств.

При формуванні первинного документа в автоматизованій системі обліку необхідно забезпечити виконання наступних умов:—

відображення первинної інформації на машиносчитуємом носії;—

додання машиносчитиваємому носієві юридичної чинності первинного документа;—

забезпечення можливості наступного використання (обробки й архівування) первинної інформації;—

забезпечення вірогідності первинної інформації;—

забезпечення надійності процесу реалізованою системою. Останнім часом проблеми, зв'язані з використанням

в обліку машинних носіїв як виправдувальні документи, стали особливо актуальними в силу широкого розвитку робіт з автоматизації бухгалтерського обліку. Первинна облікова інформація, формована в процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, систематизується в бухгалтерському обліку у відповідні облікові показники. Необхідність обробки первинної облікової інформації для її систематизації й узагальнення в бухгалтерському обліку обумовлює визначені вимоги як до самої зазначеної інформації, так і до організації її збору і реєстрації. Ці вимоги спрямовані на забезпечення можливості і зручності наступної обробки первинної інформації в бухгалтерському обліку, а їхній конкретний зміст залежить від застосовуваних кошт і відповідних їм способів обробки інформації.

Виділяються наступні основні способи обробки облікової інформації, використовувані в практиці організації бухгалтерського обліку на підприємствах:—

ручний без використання обчислювальних машин;—

механізований із застосуванням клавішних обчислювальних машин з неавтоматизованим уведенням даних;—

механізований з використанням електромеханічних обчислювальних машин з автоматизованим уведенням

даних;—

автоматизований із застосуванням електронних обчислювальних машин з автоматизованим уведенням даних;—

автоматизоване документування.

При здійсненні ручної і механізованої обробки облікової інформації сприйняття оброблюваних даних відбувається при особистій участі людини. Тому первинна облікова інформація, що підлягає систематизації й узагальненню, повинна бути підготовлена на читаємому носії. Реалізація цієї вимоги забезпечується за допомогою реєстрації первинної інформації в традиційних первинних документах на паперовому бланку при дотриманні встановленого порядку документального оформлення господарських операцій, відбиваних у бухгалтерському обліку. Завдяки цьому одночасно задовольняються вимоги до первинної інформації як у частині документування, так і в частині придатності її для наступної обробки. Отже, при розглянутих способах обробки облікової інформації функції первинного обліку і підготовки інформації реалізуються як єдиний комплекс методів і кошт, а процес підготовки первинної інформації цілком сполучається з процесом первинного обліку. Розглянуті способи обробки облікової інформації неприйнятні для організації автоматизованого бухгалтерського обліку.

Застосування механізованого способу обробки інформації у свою чергу викликало зміну вимог до підготовки первинної інформації для обробки, тобто до форми представлення і складові первинної інформації, переданої на обробку. Відповідні зміни обумовлені насамперед необхідністю підготовки оброблюваної первинної інформації на машиночитаємому носієві-перфокарті до автоматизованого введення її в обробку, а також розширенням можливостей обробки, що дозволяє автоматизувати одержання деяких характеристик господарських операцій, що враховуються, і за рахунок цього виключити ці характеристики зі складу первинної інформації, що відображає зазначені операції і підлягаючій обробці.

Найбільш істотні наслідки викликав необхідність підготовки машиночитаємого носія, оскільки це спричинило за собою відокремлення функцій первинного обліку і підготовки інформації при організації механізованого бухгалтерського обліку. Спроби використовувати загальний носій для документування й обробки первинної інформації за допомогою перфораційної техніки не увінчалися успіхом унаслідок недосконалостей^ технічної бази і Складності організаційних умов реалізацій цього варіанта. Тому для підготовки машиночитаємого носія — перфокарт — стали використовувати Спеціальні методи, технічні кошти і персонал і в такий спосіб виникла система підготовки інформації, відособлені