Ключові питання, на які необхідно відповісти на даному етапі, зводяться до наступного:

1. Які задачі й очікувані результати діяльності вищих керівників організації по даному проекті? Яка ступінь їх вовлеченості в розробку проекту?

2. Які цілі даного проекту в цілому? Яким шляхом потрібно їх досягати без нанесення організації скільки-небудь помітного збитку?

3. Хто повинний бути включений у групу по організаційних змінах? Яким повинно бути сполучення в групі кваліфікаційних і професійних знань, навичок і досвіду?

4. Які якості членів групи не можуть бути представлені силами самої організації? Як вони можуть бути забезпечені за рахунок додаткової підготовки чи залучення з боку?

5. Які специфічні навички організаційних змін повинні вивчити члени групи?

6. З яких питань варто звернутися до всіх працівників організації для одержання їхньої підтримки і довіри?

Необхідність в організаційних змінах звичайно виявляється як результат змін ринкових, технологічних умов, середовища, що оточує організацію. Під впливом цих змін вище керівництво дійде висновку про необхідність уживати відповідних заходів - здійснити реорганізацію. Для підтримки воно залучає цілий ряд прихильників цієї ідеї.

На нарадах в обговоренні даного питання беруть участь представники власників і вищих керівників організації. Їхня задача - навчити проектну управлінську групу методології, що має бути використовуватися; забезпечити керівництво і підтримку проекту; виявити питання, якими варто зайнятися; залучити інших акціонерів; поставити цілі і намітити пріоритети по проекті. Формується група по організаційних змінах, розробляється положення про неї.

Зазначена група одержує всю необхідну інформацію для виконання поставленої задачі. До її зведення доводиться мета, поставлена керівництвом, визначається структура робіт, проглядаються приклади проведення інших реорганізацій і, нарешті, розподіляється відповідальність за виконання проекту.

Як показує практика, нерідко проект організаційних змін зустрічає опір, і для того щоб він був успішним, необхідно керувати всіма процесами змін. Зважується питання про те, як найбільш конструктивно здійснювати зв'язок із власниками, розробляється методика оцінки ступеня зацікавленості всіх учасників проекту і методи втручання у випадку, якщо відсутня готовність брати участь у реорганізаційному процесі. Складається план проекту, визначаються терміни його виконання і методи управління.

У табл. 1.1 показані методи, використовувані при здійсненні першого етапу реорганізаційних заходів.

Таблиця 1.1

Методи управління на етапі підготовки організаційних змін

Задачі | Використовувані методи

Виявлення необхідності організаційних змін. | Аналіз змін — ринкових, технологічних, навколишнього середовища.

Забезпечення згоди в керівної ланці. | Обговорення, дискусії для вироблення єдиного підходу і підтримки.

Визначення цілей.

Навчання групи по організаційних змінах. | Формування групи. Створення системи мотивацій і зацікавленості.

Планування організаційних змін. | Створення системи управління змінами. Проектне управління.

Етап другій: збір інформації і визначення проблем.

Задача даного етапу — виявлення продуктів і послуг, орієнтованих на споживача. З цією метою виявляються клієнти, їх довгострокові і поточні потреби; визначаються заходи, необхідні для успішного виконання поставленої мети; намічаються види діяльності. Складаються діючі і перспективні структурні схеми організації, уточнюються необхідні ресурси, обсяги і періодичність випуску продукції і надання послуг; проводиться систематизація процесів організаційних змін.

Ключові питання, на які необхідно одержати відповіді на цьому етапі:

1. Які головні процеси в діяльності організації?

2. Як ці процеси співвідносяться з інтересами споживачів і постачальників?

3. Які стратегічні процеси організації?

4. Які процеси повинні бути реорганізовані протягом кварталу, одного року, понад один рік?

Принципово важливо ретельно виявити і врахувати запити і побажання споживачів, запланувати заходи, необхідні для виконання їхніх вимог. І головне — обґрунтувати доцільність конкретних організаційних змін, безпосередньо орієнтованих на задоволення споживчого попиту.

Це стосується не тільки внутрішньої структури підприємства, але і забезпечення ефективних і безвідмовних каналів зв'язку і взаємодії з постачальниками і споживачами.

Вирішується також задача моделювання кожного процесу і виявлення наслідків змін, визначення факторів, здатних перешкодити успішній роботі, а також витрат і очікуваних результатів. Мова йде про те, щоб орієнтувати групу по організаційних змінах на те, щоб вона приділяла увагу рівною мірою як намічуваним процесам, так і виконуваним функціям. Повинні визначатися витрати по кожному виді діяльності, обсяги і періодичність операцій. Отримана інформація використовується для орієнтованих розрахунків річних витрат по всіх операціях окремо і процесу в цілому, питомі витрати.

Необхідно зважити кожен процес з позицій його впливу на поставлену мету. Виявляються пріоритети і розраховується необхідність у споживаних ресурсах. Для встановлення пріоритетів використовується багатобічний підхід, що враховує час, витрати, труднощі і ризики в ході реорганізаційних процесів. Коли пріоритети встановлені, плануються етапи реалізації кожного організаційного рішення.

У табл. 1.2 показані методи, використовувані при здійсненні другого етапу заходів щодо комплексних організаційних змін.

Таблиця 1.2

Методи управління на етапі збору інформації і визначення проблем

Задачі | Використовувані методи

Виявлення поточних і перспективних інтересів споживачів. | Моделювання поведінки споживачів

Планування і вимір необхідних заходів. | Метод вимірів і оцінок. Аналіз тимчасових циклів.

Вибір суб'єктів і об'єктів. | Моделювання процесів.

Розробка моделі поточного стану організації. | Моделювання процесів.

Виявлення видів діяльності

організації. | Моделювання процесів.

Вартісний аналіз.

Модель розширення границь розвитку з орієнтацією на процеси

фірм-споживачів. | Моделювання процесів. Інтеграція з постачальниками і програмування партнерства.

Складання структурної схеми організації. | Моделювання процесу. Аналіз виробничого процесу. Складання організаційної схеми.

Карта ресурсів. | Облік витрат по видах діяльності.

Виявлення пріоритетних процесів. | Аналіз ефективності процесу.

Етап