Ціль цього етапу — розробити таке бачення проблем, що здатно привести до якнайшвидшого досягнення мети. Цей етап дозволяє виявити організаційні проблеми поточного процесу, інформаційні потоки. Плануються заходи поточного процесу, задачі і можливості по його поліпшенню, узгоджуються намічувані зміни.

На цьому етапі необхідно дати відповіді на наступні ключові питання:

1. Які основні і допоміжні види діяльності, охоплювані процесом організаційних змін? У якому порядку вони виповнюються?

2. Як відбувається рух ресурсів, інформації й операційного потоку по всьому ході процесу?

3. Чому справа ведеться саме так, як у даний час? Які можуть бути намічені зміни в методах виконуваної роботи?

4. Чи є способи для досягнення розроблених бізнес-планів і виконання вимог споживача, що здаються нездійсненними сьогодні, але якби вони були задоволені, могли б фундаментально змінити діяльність організації?

5. Які границі взаємодії з діловими партнерами, споживачами, постачальниками, стратегічними союзниками? Як можна переглянути ці границі для того, щоб поліпшити весь хід роботи?

6. Які основні сильні і слабкі сторони кожного окремого процесу?

7. Як інші компанії того ж класу ведуть ці процеси і вирішують зв'язані з ними складності?

8. Які повинні бути проведені заходи, з огляду на результати порівняння даного рівня роботи з іншими більш процвітаючими компаніями того ж класу?

9. Що викликає відставання в роботі з порівняння з іншими більш успішними компаніями? Чому можна навчитися в цих компаній?

10. Як можна використовувати результати даного етапу при проектуванні намічуваних процесів?

11. Які специфічні задачі по поліпшенню нових процесів.

12. Як донести концепцію і стратегію змін до всіх працівників?

У ході виконання цих задач повинне бути розширене розуміння статичних аспектів процесів. Мова йде про охоплення усіх видів діяльності й етапів процесів, кола вовлечених організацій і функціонуючих підрозділів. Поряд з цим підготовляється матриця операцій, що відображає усю діяльність компанії. І саме на цій основі підготовляються пропозиції по організаційних формах і технології управління.

На цьому ж етапі провадиться оцінка впливу кожної операції на одержання кінцевого результату з виділенням операцій, що мають найбільшу цінність.

Таблиця 1.3

Методи управління на етапі вироблення загального і повного розуміння розв'язуваних проблем

Задача | Методи управління

Розуміння структури процесу. | Аналіз трудового процесу.

Розуміння розвитку процесу. | Аналіз трудового процесу.

Виявлення значимих операцій. | Оцінний аналіз процесу.

Аналіз тимчасових циклів.

Порівняння рівнів розвитку аналогічних компаній. | Порівняння своїх досягнень і недоліків з досягненнями і недоліками аналогічних компаній.

Перебування стимулюючих факторів. | Аналіз трудового процесу.

Оцінка можливостей удосконалювання процесу. | Аналіз тимчасових циклів.

Оптимізація схеми процесу з урахуванням інтересів споживачів і замовників. | Концептуальне бачення. Інтеграція з постачальниками і програми

партнерства.

Ідеальне функціонування з урахуванням інтересів всіх учасників процесу. | Концептуальне бачення.

Інтегрування інтересів внутрішніх і зовнішніх учасників процесу | Концептуальне бачення.

Поетапне прогнозування

організаційних змін. | Концептуальне бачення.

Етап четвертий: організаційно-технічне проектування.

Ціль цього етапу — дати технічну характеристику процесу організаційних змін. Дається опис технології, стандартів, процедур, систем і видів контролю, використовуваних у процесі організаційних змін. Одночасно із соціальним конструюванням створюються моделі взаємодії соціальних і технічних елементів. На даному етапі складаються попередні плани систем і процедур розвитку, програмного забезпечення й обслуговування, переозброєння виробничих потужностей.

Основні питання, на які необхідно одержати відповіді на цьому етапі:

1. Які технічні ресурси і технології будуть необхідні в період організаційних змін?

2. Як щонайкраще придбати ці ресурси і технології?

3. Як будуть взаємодіяти технічні і соціальні елементи системи?

З цією метою переглядаються сталі зв'язки і розподіл обов'язків усередині організації, визначаються випадки, коли повинна бути посилена координація різних видів діяльності. Важливо також визначити інформацію, необхідну для виміру і управління процесом, а також місця для її збереження. Проводиться усунення дублюючих інформаційних потоків і операцій по їхньому узгодженню.

Таблиця 1.4

Методи управління на етапі організаційно-технічного проектування

Задача | Методи управління

Модель взаємин суб'єктів і об'єктів. | Інформаційне проектування.

Перегляд зв'язків процесу. | Аналіз трудового процесу.

Інструменти й інформатика. | Інформаційне проектування. Вимір і оцінка інформації.

Об'єднання інтерфейсів і інформації. | Інформаційне проектування.

Оцінка варіантів. | Інформаційне проектування.

Поліпшення режиму контролю. | Інформаційне проектування.

Модулювання. | Інформаційне проектування.

Розміщення обраних

модулів. | Інформаційне проектування.

Застосування технологій. | Інформаційне проектування.

Стратегічна автоматизація.

Реалізація плану. | Управління процесом.

У цілому ж розглядається можливість скорочення числа неефективних операцій і спрощення роботи контролюючих структур. Це завершується злиттям контрольних функцій по найбільш ефективних операціях. Контролююча функція наближається до тієї ділянки, де може відбутися помилка в роботі. Йде пошук можливостей здійснювати рівнобіжні операції, що у даний час виконуються послідовно. Завдяки цьому збільшується імовірність прискорення процесу.

Нерідко при виконанні задач даного етапу знаходиться та частина процесу організаційних змін, що може здійснюватися автономно. Цей фрагмент дає можливість перегрупувати процес у просторі (наприклад, децентралізувавши його) чи в часі (наприклад, переміщаючи фрагменти з однієї тимчасової фази в іншу).

У процесі організаційних змін використовуються різні технології для моделювання, аналізу статистичного даних, збору інформації і документування процесів, комп'ютерних розробок, проведення телеметрії, створення експертних систем, баз даних і ін. Намічаються конкретні заходи для технічного оснащення.

Етап п'ятий: соціальне проектування.

Метою даного етапу є виявлення соціальних аспектів процесу організаційних змін. На етапі соціального проектування провадиться опис компанії, кадрового складу, характеру робіт, кар'єри, стимулів, використовуваних у період організаційних змін, створюється план взаємодії соціальних і технічних елементів. Поряд з цим складаються попередні плани по найманню працівників, по навчанню й освіти,