Ключові питання, на які необхідно одержати відповіді на цьому етапі:

1. Які технічні і трудові ресурси необхідні в період проведення організаційних змін?

2. Які існують можливості для термінової реалізації всієї програми? Що можна виконати протягом кварталу? Одного року? За термін понад один рік?

3. Які цілі повинні бути поставлені і які заходи проведені в соціальній сфері?

4. Як зміняться обов'язки? Які програми по навчанню будуть необхідні?

5. Хто, найбільш імовірно, буде пручатися проведеним змінам? Які ще існують перешкоди?

6. Як буде виглядати нова організація? Етап соціального проектування здійснюється одночасно з технічним проектуванням.

Для підвищення відповідальності персоналу за поліпшення якості послуг, наданих споживачам, усі необхідні повноваження передаються персоналу, що має безпосередній вихід на споживача. Намічаються необхідні зміни в розподілі обов'язків, повноважень, знань, кваліфікацій і використовуваного інструментарію для того, щоб дати можливість персоналу поліпшити свою роботу.

При цьому розробляється набір характеристик навичок, знань і орієнтації, що відносяться до поточного і реорганізуємого процесам. Готуються матриці поточних і змінених видів робіт із кваліфікації, досвіду і набору орієнтації. Кожен осередок матриці дає рівень (відсутність, низький, середній, високий) кваліфікації, досвіду й орієнтації, необхідних для роботи. Використовуючи ці матриці, можна визначати характеристики робіт з їх різновидів.

На даному етапі розглядається питання погодженості характеристик поточних видів робіт і тих, які необхідно буде виконувати, виявляються нові види робіт і нові групи виконавців. Якщо окремі види робіт не відповідають вимогам оновленого процесу, повинні формуватися нові групи виконавців.

У проектних документах цього етапу пропонується рівень кваліфікацій, необхідний для кожного виду нових робіт, схема взаємин між групами працівників, з'ясовується кількісний склад персоналу для поточних і проектованих обсягів робіт.

У рамках даного етапу необхідно відповісти на питання, як основні компоненти управління (управління виробництвом, керуюча ланка і розвиток персоналу) будуть узгоджуватися в період організаційних змін. Важливо визначити обсяги відповідальності по управлінню виробництвом і розвитку персоналу, виявити керівників груп першого і другого рівнів. У зв'язку з цим зважується питання про створення повної організаційної структури й аналізуються можливі варіанти.

Проводиться підготовка нової матриці вимог до кваліфікації, досвіду й орієнтації при переході від старих до нових видів робіт у кожному з підрозділів (тих, що залишилися від колишньої структури і нових). Формулюються вимоги до кожної кваліфікаційної групи. Виявляються труднощі при переході від старого типу робіт до нового. Міра труднощів при переході враховується в процесі попереднього планування навчання персоналу, що бере участь у процесі.

У процесі організаційних змін різні використовувані надбавки до заробітної плати, в основі яких лежить ієрархічний підхід і відносини підзвітності, заміняються надбавками, заснованими на знаннях і професійній кваліфікації. Рішення цієї задачі і доведення результатів до всіх учасників є найбільш важливим компонентом програми управління змінами.

Багато проектів організаційних змін провалювалися через відсутність ефективних змін в управлінні. Стосовно кожного працівника необхідно визначати очікувана участь у процесі чи крапки опору змінам, складати програми комунікацій. При необхідності намічаються заходи впливу на суспільну думку і навчання всього персоналу.

Істотне значення мають стимули, що мотивують працівників до переходу до нових форм організації, а також механізми зворотного зв'язку. Стимули найбільш ефективні, коли працівники що беруть участь, постійно знаходяться в курсі того що відбувається.

З метою найбільш ефективної реалізації програми розробляються попередні плани по здійсненню соціальних мір, включаючи комплектування робочою силою, навчання і кадрові перестановки. Ці плани підрозділяються на тимчасові періоди паралельно з планами по технічному оснащенню.

Крім того, визначається структура найвищого рівня управління, тобто роль і відповідальність власника, керівника організації і керівника проекту організаційних змін.

У табл. 1.5 показані методи управління, застосовувані в ході виконання задач даного етапу.

Таблиця 1.5

Методи управління на етапі соціального проектування

Задача | Методи управління

Можливість контактів споживача і персоналу. | Надання повноважень персоналу. Кваліфікаційна матриця.

Характеристика по видах робіт. | Кваліфікаційна матриця.

Оцінка нових робочих місць/груп. | Створення бригад. Бригади

самоврядування.

Визначення кваліфікації і вимог до кадрового складу. | Кваліфікаційна матриця.

Характеристика структури

управління. | Організаційна перебудова

Окреслення границь організації. | Організаційна перебудова.

Складання структурної схеми

організації.

Зміни в характері робіт. | Кваліфікаційна матриця.

Моделювання кар'єри. | Кваліфікаційна матриця.

Організаційна модель перехідного періоду. | Організаційна перебудова.

Модель зміни програми управління. | Зміна в системі управління.

Модель стимулювання персоналу. | Винагорода персоналу і стимули

Реалізація плану. | Управління проектом.

Етап шостий: перетворення.

Ціль даного етапу — розробка експериментальної версії і закінченого виробничого реорганізаційного проекту. Деякі задачі цього етапу можуть повторюватися.

Ключові питання, на які дає відповіді цей етап:

1. Коли треба починати контролювати процес? Як довідатися, наскільки правильно обраний курс дій?

2. Які механізми необхідно розробити для рішення зненацька виникаючих проблем?

3. Як можна гарантувати, що період переходу пройде безболісно?

4. Як забезпечити і зберегти безупинний процес змін?

5. Які кошти можуть бути використані для перебудовування організації в цілому?

Задачі даного етапу охоплюють завершення моделі діяльності організації, остаточну розробку технічного проекту. Дається оцінка наявного персоналу з погляду кваліфікації людей, знань і їхньої орієнтації, ступеня їхньої зацікавленості в змінах і можливості використовувати їх у нових структурах організації.

Таблиця 1.6

Методи управління на етапі перетворень

Задача | Методи управління

Завершення моделі діяльності організації. | Моделювання процесу.

Розробка технічного проекту. | Інформаційне проектування.

Розробка планів іспитів апаратури і роботи в аварійному режимі. | Календарне планування.

Оцінка персоналу. | Кваліфікаційні матриці.

Проектування системи. | Інформаційне проектування.

Навчання персоналу. | Створення бригад. Своєчасне навчання.

Експериментування з новим