Удосконалення і перетворення. | Створення системи контролю.

Постійне удосконалювання. | Постійне коректування процесу.

Вимір проведених робіт.

Управління проектом.

Оцінка професійної придатності дуже важлива, тому що рішення про призначення кожного працівника повинне бути прийнято виходячи з його можливостей, а не посади, що він буде займати. Оцінки, отримані по кожному працівнику, потім порівнюються з вимогами, пропонованими до кожної посади і кадрового рівня. Отримані дані про необхідність перепідготовки використовуються далі для вироблення програми навчання і розподілу людей по спеціальним курсам. Ставиться також задача проведення інструктажів після того, як усі приступили до нової роботи.

Крім того, проводиться перевірка бази даних, розробка і перевірка систем і технологічного процесу, усієї документації. Для того щоб відбувався процес постійного удосконалювання організації, необхідно виконувати наступні вимоги.

1. Перед персоналом, що бере участь в організаційних змінах, необхідно поставити ясні цілі, довести до них заходи щодо їх досягнення й інформацію про значення і зміст поточних і минулих заходів.

2. Персоналу необхідно надати кошти для ефективного виконання необхідних перетворень.

3. На персонал варто покласти цілком визначені обов'язки і повноваження, також установити стимули для ефективної роботи.

Оцінка здійснюваних змін на кожному етапі і після завершення всіх заходів щодо організаційних змін здійснюється на основі визначеної системи кількісних і якісних показників.

4. Ефективність організаційних змін

Із суспільної точки зору ефективність являє собою ступінь досягнення організацією своїх цілей при використанні обмежених ресурсів. Якими б ні були основні чи похідні цілі, структура організації і її діяльність, організаційні зміни повинні оцінюватися по їхній реальній ефективності. Поряд з цим доцільно використовувати поняття продуктивності, що означає максимізацію організацією своїх цілей при мінімальній витраті ресурсів. Розгляд ефективності з погляду цілей і ресурсів концентрується на двох умовах: досягнення мети є необхідною умовою продуктивної діяльності організації і продуктивне використання ресурсів є необхідною, але недостатньою умовою для ефективності. Ці два моменти відображають матеріальну зацікавленість суспільства в результатах діяльності організації.

Керівники організацій тісно зв'язані із суспільством, у якому вони діють, тому що в кінцевому рахунку відповідальні перед тими групами, що вкладають ресурси в організацію.

Було би спрощенням затверджувати, що ефективність організаційної структури якимсь чином зв'язана зі способом, яким суспільство досягає своїх цілей за допомогою використання обмежених ресурсів. Головне полягає в тому, щоб виявити, як керівники можуть довідатися, коли і при яких обставинах їх організації діють ефективно.

Дійсний процес оцінки ефективності організації значно більш важкий, чим можна собі представити. Ефективність може стати невизначеним і мінливим критерієм. Один керівник визначає ефективність розмірами прибутку, у той час як інший вимірює її в таких поняттях, як конкурентноздатність, престиж у діловому світі чи в очах громадськості, розширення підприємства. Чи, наприклад, президент компанії, переслідуючи цілі зниження собівартості, завоювання ринку чи одержання прибутку, направляє її діяльність по досягненню поставлених цілей такими методами, що приводять до виникнення в підлеглих проблем морального характеру, що в кінцевому рахунку завдає шкоди підприємству.

Якими би критеріями ні вимірялася ефективність, принцип ефективності лежить в основі оцінки будь-якої організаційної структури і її змін. Вибір же придатного критерію ефективності залежить від конкретних умов функціонування, призначення і стратегії організації, причин здійснюваних змін.

Спираючись на теорію систем, ефективність можна визначити і вимірити в межах, що є значимими для керівників організацій як приватних підприємницьких, так і державних.

Виходячи з теорії систем, як основи для вибору критеріїв ефективності організаційної структури, можна розглянути широкий спектр підходів до її дослідження і виміру і на цій основі представити загальну модель ефективності організаційної структури.

У контексті теорії систем організація розглядається як один елемент із числа тих, що взаємодіють один з одним. Потік факторів виробництва, що вводяться, (витрати) і виходу продукції (випуск) є ключовим відправним пунктом в описі організації. У найпростішій формі організація черпає ресурси (фактори виробництва, що вводяться) з більшої системи (навколишнього середовища), обробляє ці ресурси і повертає їх у зміненій формі (вихід продукції). Рисунок 1.2 демонструє основні елементи організації як системи .

Рисунок 1.2. Основні елементи організації як системи.

Організація використовує свої ресурси продуктивно для забезпечення випуску продукції. Її існування залежить від того, наскільки вона задовольняє суспільство. Якщо організація перестає задовольняти суспільство, вона стає неефективною.

Поняття організації як системи, що співвідноситься з більшою системою, включає категорію зворотного зв'язку. Організація залежить від навколишніх умов не тільки своїми факторами виробництва, що вводяться, (витратами), але також і прийняттям зробленої продукції (випуском). Тому вона в обов'язковому порядку розвиває засоби регулювання попиту в навколишньому середовищі. Засобами регулювання виступають канали інформації, що дозволяють організації пізнавати попит. У підприємницьких організаціях вивчення ринку є важливим механізмом зворотного зв'язку.

У більш загальному змісті, зворотний зв'язок - це динамічний процес, за допомогою якого будь-який організм пізнає досвідченим шляхом своє навколишнє середовище. Зворотний зв'язок відноситься до інформації, що відображає результат дії чи серії дій індивідуума, групи чи організації. Теорія систем підкреслює значення реагування на зміст інформації, що надходить у результаті зворотного зв'язку.

Системний підхід загострює увагу на двох важливих розуміннях:

1) у кінцевому рахунку виживання організації залежить від її здатності адаптуватися до вимог навколишнього середовища;

2) загальний цикл "фактори, що вводяться - процес - вихід продукції" повинний бути в центрі уваги керівника.

Критерій оцінки результату функціонування