Ефективність варто визначати через оптимальний баланс між різними видами діяльності по придбанню і використанню ресурсів. Діяльність організації, що визначає її функціонування, охоплює:

1) придбання ресурсів;

2) продуктивне використання факторів виробництва, що вводяться, стосовно виходу продукції;

3) виробництво товарів чи послуг;

4) доцільне виконання технічних і адміністративних задач;

5) інвестування в організацію;

6) підпорядкування правилам поведінки;

7) задоволення різноманітних інтересів людей і груп.

Кожний з цих видів діяльності спрямований на підтримку циклу "фактори, що вводяться - процес - вихід продукції" і пристосування до навколишнього середовища.

У свою чергу, кожен компонент (структурний підрозділ) комерційної фірми - виробництво, продаж, персонал, постачання, проектно-конструкторські роботи, дослідження і розвиток - може бути представлений у виді системи, зі своїми ресурсами, що вводяться, процесом, адаптаційною діяльністю, що повинні оптимізуватися для досягнення загальної організаційної ефективності.

Узагальнення проведених у різних країнах теоретичних і дослідницьких розробок виявило значну розмаїтість у концепціях і вимірниках організаційної ефективності. Ця розмаїтість відображає неоднакові підходи і точки зору з приводу того, що являє собою ефективність.

Разом з тим, можна затверджувати, що узагальнене поняття ефективності містить у собі ряд відомих і чітко визначених складових. Підтримка оптимального балансу між ними - найперша задача керівників організацій.

Сучасний рівень розуміння організаційної ефективності передбачає врахування фактора часу, що вводиться в аналіз тоді, коли організація розглядається як елемент більшої системи (навколишнього середовища). В тимчасовому відрізку організація приймає, переробляє і повертає ресурси більшій системі. І відповідно остаточна перевірка організаційної ефективності полягає в тому, чи може організація підтримувати себе в навколишнім середовищі.

Тому виживання є граничною чи довгостроковою мірою організаційної ефективності. Однак керівники й усі, хто зацікавлений в організації, повинні мати індикатори, що дозволяють оцінити імовірність виживання організації. Такі індикатори короткострокової дії, що включають виміри продуктивності, виробництва і задоволення. Існують також інші індикатори, що називаються проміжними. У даному ж випадку мова йде про два критерії - адаптивності і розвитку. Взаємозв'язок між цими критеріями ефективності і фактором часу зображена на рис. 1.3

Рисунок 1.3. Взаємозв'язок між критеріями ефективності і фактором часу.

Перелік короткострокових, проміжних і довгострокових критеріїв може бути збільшений чи скорочений. Розберемо головні з них.

- Виробництво. У даному контексті виробництво відображає здатність організації виробляти таку кількість продукції і такої якості, що вимагає споживчий ринок. Міри виробництва включають прибуток, обсяг продажів, частку на ринку і т.п. Ці критеріальні міри відносяться безпосередньо до того випуску продукції організації, що споживається покупцями і клієнтами.

- Продуктивність визначається в звичайному змісті як відношення випуску продукції до ресурсів, що вводяться. Цей критерій короткострокової дії зосереджений на всьому циклі "фактори, що вводяться - процес - вихід продукції", однак акцент зроблений на елементах "фактори, що вводяться" і "процес". Міри ефективності включають рівень віддачі на капітал чи фонди, одиниці вартості, відходи і втрати, простої. Прибуток (чи вартість випуску продукції) і час є загальними вираженнями цих мір.

- Задоволення. Розгляд організації як суспільної системи припускає, що визначена увага повинна приділятися вигоді, одержуваної її членами, покупцями і клієнтами. Організаційна структура ефективна, якщо вона сприяє досягненню працівниками цілей при мінімальних небажаних наслідках чи витратах. Для працівника, наприклад, ефективна організаційна структура - це така, що не допускає втрат чи помилок і забезпечує задоволення від роботи, має чіткі лінії підпорядкованості і розподілу відповідальності, дозволяє брати участь у рішенні проблем, додає впевненості у майбутньому, надає визначений статус і можливості для службового росту і забезпечує прийнятний рівень заробітної плати.

- Адаптивність можна представити як рівень, при якому організація може і дійсно реагує на зміни, що вводяться зсередини чи ззовні. Адаптивність розглядається тут як проміжний критерій, більш абстрактний, чим рівень виробництва, продуктивність чи задоволення. Цей критерій відноситься до здатності керівника відчувати зміни як у навколишньому середовищі, так і усередині самої організації.

Ефективність у досягненні визначеного рівня виробництва, продуктивності і задоволення може сигналізувати про необхідність вносити зміни в практику і стратегію управління, або навколишнє середовище може вимагати випуску іншої продукції чи надати інші ресурси, тим самим викликавши необхідність змін. Рівень, при якому організація не може чи не хоче адаптуватися, означає погрозу її виживанню. На відміну від короткострокових мір ефективності не існує спеціальних і конкретних мір виміру адаптивності. Організація управління може сприяти проведенню політики, що підтримує готовність до змін; існують також визначені методи управління, що у випадку застосування сприяють адаптивності.

- Розвиток. Його ціль складається в підвищенні здатності організації виживати в тривалій перспективі. Традиційні спроби розвитку технічної й організаційної реконструкції включають програми навчання управлінського й інженерно-технічного персоналу, однак дуже важливо розширювати сферу розвитку організації за рахунок включення ряду психологічних і соціологічних підходів.

Уведення фактора часу дозволяє говорити про ефективність у коротко-, середньо- і довгостроковій перспективі. Наприклад, можна оцінювати визначену організацію як ефективну з погляду таких показників, як рівень виробництва, задоволення і продуктивність, але як неефективну в показниках адаптивності і розвитку. Виробник визначеної продукції може бути дуже результативний у короткостроковій перспективі, але в нього може бути мало шансів на виживання. Таким чином, коли мова йде про оптимальний баланс, то мається на увазі і збалансованість діяльності організації в часі.

Іншим аспектом оптимального балансу є досягнення належного взаємозв'язку між критеріями в рамках відведеного