Аналогічно необхідно трансформувати рахунок 63 (рис.3.3).

Рис.3.3. Трансформація рахунку 62 в рамках організації системи управлінського обліку вексельних операцій

Така організація дозволяє отримувати інформацію щодо вексельних операцій не тільки по видам векселів, а й по використанню вексельних операцій основними підрозділами підприємства.

3.2. Вдосконалення аналізу та контролю вексельних операцій

Облік векселів, як уже було вказано вище, ведеться по кожному векселю та по їх видам і операціям з ними. Через це отримати оперативно картину “стану” векселів на підприємстві важео.

Проте, інформацію про стан векселів, з якими має справу підприємство можна систематизувати. Вексель, як одна з найбільш ліквідних цінних паперів у фіктивному капіталі, використовується для підтримки руху товарної маси -реального капіталу, широко застосовується в практиці економічних розрахунків і формує цивілізовані відносини між суб'єктами підприємницької діяльності, допомагаючи їм переборювати труднощі зв'язані з тимчасовим дефіцитом коштів.

Векселі, на відміну від грошей, у своєму русі між суб'єктами підприємницької діяльності, можуть приймати різні стани і мати різні захисні властивості: векселі видані в національній валюті або в іноземній валюті, прості або переказні, індосовані або неіндосовані, акцептовані або не акцептовані, авальовані або неавальовані, доміцільовані або недоміцільовані. Крім того, з векселями можна здійснювати різні дії: інкасацію, пролонгацію, продаж, дисконтування (облік), опротестування в неакцепті, опротестування в несплаті, погашення (оплата). Тому інформація про "стан" векселя, на відміну від грошей, необхідна всім учасникам вексельного звертання від бухгалтерів (щоб знали, які векселі знаходяться в них на балансі й у якому вони "стані") до контролюючих органів (щоб знали, наприклад, з кого запитувати борг за непогашені вчасно векселі).

У практиці вексельного обігу вже здійснювалися спроби зашифрувати інформацію про них [25] і запропонована цілісна система шифровки векселів, що дозволяє зафіксувати в шифрі як всі основні їх "стани і захисні властивості" так і всі основні "дії" над ними.

Можна запропонувати ввести в бухгалтерський облік на підприємстві своєрідну систему шифровки стану кожного векселя.

Головна ідея запропонованої шифровки полягає в додаванні до кодів рахунків – які характеризують вид векселя (наприклад, 621 короткострокові векселі, видані в національній валюті, або 512 довгострокові векселі, видані в іноземній валюті й ін.) додаткових буквених або цифрових елементів шифру, що уточнюють його вид і визначальних "захисні властивості", наприклад:

І - індосація;

А - акцепт;

а - аваль;

Д - доміциляція,

а також містять інформацію про основні "дії" над векселями, що знаходяться в обігу, наприклад:

І - інкасація;

П* - пролонгація;

П - продаж;

О - облік (дисконтування);

3 - протест у неакцепті;

2 - протест у несплаті;

1 - погашення (валюта).

При цьому елементи шифру, що характеризують, "стан і захисні властивості" векселів пишуться в шифрі перед косою розділювальною рисою, а елементи шифру, що характеризують "дії" над ними - після розділювальної риси.

Такий підхід дозволяє зафіксувати в комбінованому шифрі практично будь-яку цікавлячого споживача інформацію. Наприклад, нам необхідно передати разом з векселем наступну інформацію про нього:

1. Короткостроковий вексель, виданий у національній валюті, простий (немає букви П після цифрового коду), доміцильваний, проданий, погашений (оплачений). Шифр цю інформацію переводить так:

621АД/П1.

2. Довгостроковий вексель, виданий в іноземній валюті, переказний (стоїть буква П після цифрового коду), авальований, врахований, опротестований у несплаті:

512Па/О2.

Короткостроковий вексель, отриманий у національній валюті, простий, авальований, індосований, проданий, врахований, погашений:

341аІ/П*ПО1 і т.д.

При шифровці варто враховувати те, що всі векселі передаються "третьою особою", як правило, по індосаменту - І, а "треті особи", з розумінь ризику несплати векселя, візьмуть тільки акцептовані векселі, то практично всі індосовані векселі повинні бути акцептовані, тому сполучення ІА в шифрах не має змісту. Нелогічними можуть виявитися такі сполучення як: ПА - переказний акцептований вексель (тому що будь-який переклад повинний супроводжуватися згодою платника - А сплатити зазначену у векселі суму); 621/І, 621/В - короткостроковий вексель, виданий у національній валюті, інкасований – І або врахований - В (тому що сумнівно, щоб банк узяв на інкасо або на облік неакцептований вексель); 621/П* - короткостроковий вексель, виданий у національній валюті, проданий -П* (сумнівно, що хто-небудь купить не акцептований або не авальований вексель); 621А/3 - короткостроковий вексель, виданий у національній валюті, акцептований, опротестований у неакцепті (що саме по собі безглуздо). Можливі й інші "нелогічні" комбінації шифрів.

Тому до шифровки векселів варто підходити з позицій інформаційної необхідності і розумної достатності, фіксованій у них інформації.

Вся інформація, зафіксована в шифрах, формує субрахунки плану рахунків бухгалтерського обліку векселів.

Приклад шифровки основних можливих "станів і захисних властивостей" і можливих "дій" над короткостроковими векселями, отриманими в національній валюті, простими (341) і короткостроковими векселями, отриманими в національній валюті, простими акцептованими (341А) показаний на малюнку в додатку Б.

Рис.3.4. Система шифрування стану і руху векселів на підприємстві

Як бачимо, по вертикалі розташовані можливі "стани і захисні властивості" короткострокового векселя, отриманого в національній валюті, простого (немає після індексу букви П): нічим не захищеного (341), акцептованого (341А), авальваного (341а), доміцильованого (341Д) і їхніх комбінацій (341Аа, 341 ДА, 341 ДАа...), а по горизонталі дії над векселями (341, 341А) .

У такий же спосіб шифрується інформація над всіма іншими "станами" векселів і "дій", над ними що мають економічний зміст і інформаційну цінність . Шифровка доводиться до логічного кінця - погашення векселя - (1).

Таке систематизування інформації про векселі, з якими має справу підприємство дозволяє комп’ютеризувати обробку інформації