На рівні фірм запаси відносяться до числа об'єктів, що вимагають великих капіталовкладень, і тому являють собою один з факторів, що визначають політику підприємства і впливають на рівень обслуговування в цілому. Однак багато фірм не приділяють цьому належної уваги і постійно недооцінюють свої майбутні потреби в наявних запасах. У результаті цього фірми звичайно зіштовхуються з тим, що їм приходиться вкладати в запаси більший капітал, ніж передбачалося.

Зміни обсягів товарно-матеріальних запасів у значній мірі залежать від переважаючих на даний момент відносини до них підприємців, що, в свою чергу, визначається кон'юнктурою ринку. Коли основна маса підприємців налаштована оптимістично щодо можливостей економічного росту, вони розширюють свої операції, збільшують обсяги інвестицій у формування запасів. Проте коливання рівнів останніх не викликаються одним лише інвестуванням. Важливими факторами виступають також якість прийнятих рішень, а також те, яка конкретно технологія управління запасами використовується.

Однак необхідно з'ясувати наскільки необхідні запаси для підприємства, а також визначити види витрат, що підприємство несе в зв'язку зі складом запасів.

Об'єктивна необхідність утворення запасів зв'язана з характером процесів виробництва і відтворення. Основною причиною утворення запасів є розбіжність у просторі і в часі виробництва і споживання матеріальних ресурсів [15, с. 109].

Необхідність утворення запасів особливо важлива в зв'язку з безперервним поглибленням поділу праці. Підвищення продуктивності праці відбувається внаслідок розширення і поглиблення процесів спеціалізації і кооперування, у результаті яких у процесі виготовлення кінцевого продукту бере участь усе більше число підприємств. Необхідність переміщення між ними засобів виробництва приводить до утворення все більшої кількості запасів як по величині, так і по номенклатурі.

Утворення запасів зв'язане також з необхідністю забезпечення безперервності процесу виробництва на всіх його стадіях. У процесі виконання договорів постачання продукції і при її транспортуванні можуть відбуватися відхилення від запланованих термінів і розмірів партій постачання. У той же час забезпечення виробництва повинне здійснюватися регулярно. Тому від наявності і стану запасів у першу чергу залежить ритмічна робота підприємства.

Наявність запасів дозволяє безперебійно забезпечувати виконання установленої виробничої програми. Відсутність на підприємстві матеріалів унаслідок вичерпання запасів порушує ритм роботи виробничого процесу, приводить до простоїв устаткування або навіть до необхідності перебудови технологічного процесу.

Однією з причин створення запасів є також можливість коливання попиту (непередбачене збільшення інтенсивності вихідного потоку). Попит на яку-небудь групу товарів можна пророчити з великою часткою імовірності. Однак прогнозувати попит на конкретний товар набагато складніше. Тому, якщо не мати достатнього запасу цього товару, або вихідних матеріалів для його виготовлення у випадку роботи підприємства «на замовлення», не виключена ситуація, коли платоспроможний попит не буде вдоволений, тобто клієнт піде з грішми і без покупки [3, с.185].

Знижки за покупку великої партії товарів також можуть стати причиною створення запасів.

Процес оформлення кожного нового замовлення на постачання матеріалів і комплектуючих супроводжується рядом витрат адміністративного характеру (пошук постачальника, проведення переговорів з ним, відрядження, міжміські переговори і т.п.). Знизити ці витрати можна скоротивши кількість замовлень, що рівносильне збільшенню обсягу партії, що замовляється, і, відповідно, підвищенню розміру запасу [12, с. 134].

Крім того, нагромадження запасів часто є змушеною мірою зниження ризику недопоставки сировини і матеріалів, необхідних для виробничого процесу підприємства. Відзначимо, що в цьому зв'язку підприємство, що орієнтується на одного основного постачальника, знаходиться в більш уразливому положенні, ніж підприємство, що будує свою діяльність на договорах з декількома постачальниками [15, с. 111].

Матеріально-виробничі запаси можна класифікувати за місцем перебування у виробничому процесі: [15, с. 109]:

Виробничі запаси;

Незавершене виробництво;

Готова продукція.

До першої групи відносять запаси сировини і матеріалів, покупних напівфабрикатів і комплектуючих виробів, конструкцій і деталей, паливо, тару і тарні матеріали, відходи, запасні частини, інші матеріали.

Для кожного виробничого процесу (або стадії виробничого процесу) можуть бути виділені наступні види вихідних матеріалів [16, с. 588]:

а) Сировина, що утворить у результаті переробки значну частину (по кількості або вартості) кінцевого продукту. До сировини, як правило, відносяться первинні матеріали, що не пройшли переробку взагалі або пройшли в незначній мірі. Прикладами можуть служити продукти рослинництва, тваринництва або рибальства; продукти видобутку і збагачення руди в гірничодобувній і металургійній промисловості, а також матеріали, одержувані в результаті специфічних технологічних процесів хімічної і фізичної обробки. Вихідні продукти більш високого ступеня переробки, наприклад попередньо змонтовані деталі, що складають значну по кількості частину кінцевого продукту, такого, як електромотор, відносяться до категорії напівфабрикатів. Процедура закупівлі таких продуктів на стороні аналогічна закупівлі інших видів сировини.

б) Допоміжні матеріали, що займають незначну (по кількості або вартості) частину в складі кінцевого продукту. Проте такі матеріали можуть мати важливе функціональне значення. Прикладами допоміжних матеріалів є швейні нитки при пошитті одягу, монтажні болти, дріт. Необхідно також враховувати ту обставину, що віднесення продукту до тієї або іншої категорії матеріалів залежить від особливостей виробничого процесу. Так, ті ж нитки в текстильній промисловості служать сировиною для виготовлення тканини. З дроту визначеного виду можуть виготовлятися скріпки, і вона в даному випадку буде сировиною.

в) Виробничі матеріали, що не входять на відміну від сировини і матеріалів до складу кінцевого продукту, але необхідні для нормального ходу виробничого процесу. Вони забезпечують впровадження в дію й експлуатацію устаткування. До таких засобів відносяться мастильні матеріали, охолодна рідина для свердлильного устаткування, миючі засоби. До числа виробничих матеріалів належить