В картку товару можна ввести величезний обсяг даних по кожному найменуванню. Починаючи з 35-значного буквено-цифрового коду товару, опису, групування продукції, і закінчуючи зведеннями по постачанню і бухгалтерському обліку. Є розширені текстові можливості на 10 мовах. Також можна визначити свої власні поля для введення додаткової інформації. Закупівлі для кожного виду товару можна робити в одних одиницях виміру, зберігати на складі в інших, а продавати в третіх. Можливості ціноутворення практично необмежені. Для спрощення введення даних можна створити ряд шаблонів, а також скористатися імпортом даних.

У системі Scala за допомогою шести знаків можна визначити необмежену кількість складів. Ними можуть бути основні складські приміщення, філії і службові хури. У рамках кожного складу визначаються осередки. Увівши запит, можна довідатися, яка кількість кожного товару є на складі і де саме він знаходиться.

Scala дозволяє ввести 35 прейскурантів для кожного товару. Можна також розраховувати знижки (знижки на обсяг і знижку по групі). У системі існує можливість визначити терміни дії встановленої ціни. Усі ціни можуть бути зазначені в кожній з використовуваних валют. Процедури по ціноутворенню і калькуляції собівартості дозволяють легко внести зміни або виконати перерахунок.

Важливий момент управління запасами - це мати відповідні дані про окремі партії товару. У модулі управління запасами можна зберігати зведення про партії товару на складі: номери партій, дані про постачальників, терміни збереження, інформацію про складські площі, номери митних декларацій, код країни походження й обсяги постачань. Партії товару можуть бути розділені або залишені для перевірки якості. При переміщенні враховуються дані про первісну партію товару, замовлення на закупівлю і постачальнику, що дозволяє проводити розширений пошук. Передбачені десять полів додаткової інформації, що можна визначити кожної партії товару.

Якщо потрібно відстежити історію кожної одиниці товару, можна використовувати функцію серійного номера. Завдяки зв'язку з модулями замовлення на закупівлю, замовлення на продаж і управління замовленнями на обслуговування, можна одержати необхідну інформацію про одиницю товару при продажі і сервісному обслуговуванні. Якщо товар поставляється або продається з унікальними номерами, то система обов'язково запропонує вказати або внести серійний номер для кожної одиниці товару. Потім по кожному серійному номері зареєструє дані про ремонт, відмовлення й умови гарантії.

Функція „списки матеріалів” використовується для комплектації і продажу наборів (комплектів). Комплектуючі можна згрупувати за бажанням замовника, а в замовленнях указати тільки код набору. Можливість визначення користувачем ціни і собівартості дозволяє установити вартість продаваних товарів і обчислити розмір чистого прибутку від його продажу.

Одержувані постачання реєструються з указівкою кількості і покупної ціни. У системі існують три методи оцінки запасів:

1. за принципом витрати в порядку надходження (FIFO);

2. по середньозваженій вартості;

3. по нормативній вартості.

Вартість запасів кожного виду товару постійно обновляється і є основою для бухгалтерського обліку і ведення статистики. Scala може вести складський облік відразу в двох обраних валютах. Принцип витрати в порядку надходження в чистому виді дотримується для окремих партій товару, коли вартість таких товарів відновлюється до первісної, у випадку їхнього повернення.

Scala автоматично створює інвентарну відомість, на підставі якої проводиться інвентаризація. Після підрахунку фізичних залишків на складах і їх перевірки в систему заносяться дані за результатами інвентаризації. Scala розраховує надлишки і нестачі в кількісному й у грошовому вираженнях, і на даній основі створює складські і бухгалтерські проводки.

Ряд звітів цього модуля допоможуть управляти запасами, дозволять контролювати інформацію про рух і собівартість товару. Прикладами таких звітів можуть бути списки планування запасів, звіти про відсутні товари і звіти на кінець періоду. Багато користувачів знаходять списки для планування запасів і звіти про відсутні товари досить ефективними. У результаті можна значно підвищити рівень обслуговування, зберігаючи в невеликих кількостях загальний обсяг запасів.

Якщо виникне необхідність у статистичних даних, то розгалужена класифікація продукції і включення товару в різні групи дозволять зробити правильний вибір. ABC-аналіз і частотний аналіз допоможуть зосередитися на товарі, що приносить прибуток, і відмовитися від продукції, що більше не користується попитом.

Scala є відкритою системою, у якій вирішений питання інтеграції з іншими базами даних. Широкі можливості імпорту й експорту даних дозволяють уводити будь-який обсяг інформації, а будь-який звіт може бути збережений в електронному виді.

3.3. Поліпшення діяльності підрозділу матеріально-технічного забезпечення

Процес виготовлення виробів на підприємстві неможливий без надходження матеріалів і знарядь праці. Перебої в постачанні приводять, особливо в потоковому виробництві, до порушення ритмічної роботи. Тому основними задачами матеріально-технічного забезпечення повинно бути:

а) чітка організація комплексного постачання всіма матеріальними способами;

б) раціональне використання засобів і предметів праці, контроль за дотримання встановлених норм;

в) раціональна організація складського збереження всіх матеріальних цінностей.

Організація і планування матеріально-технічного забезпечення повинні сприяти виконанню задач, що стоять перед ним. Тому необхідно:

а) визначити потребу підприємства в предметах матеріально-технічного забезпечення в планованому періоді;

б) мобілізувати внутрішні резерви, замінити дефіцитні і дорогі матеріали іншими (без погіршення якості продукції);

в) ощадливо використовувати матеріальні ресурси;

г) забезпечити своєчасне надходження сировини, матеріалів і металів у виробництво;

д) сприяти впровадженню передових, прогресивних норм витрати матеріальних засобів на одиницю продукції, заснованих на передовому досвіді і розробці плану організаційно-технічних заходів щодо впровадження цих прогресивних норм;

е) визначити розмір потрібних підприємству складських запасів товарно-матеріальних цінностей у планованому періоді.

Для складання плану матеріально-технічного постачання велике значення має своєчасне проведення підготовчих робіт, у тому числі виявлення номенклатури матеріальних засобів, потрібних підприємству в планованому періоді; розробка планових цін (з урахуванням витрат