1. Дата, місце, час, регламент переговорів.

2. Склад учасників зі сторони фірми, що приймає.

3. Обговорення тих питань, щодо яких згода може бути досягнута без ускладнень. Це сприяє створенню конструктивної обстановки.

4. Альтернативи на випадок контрпропозицій партнера. Це насамперед стосується цін, термінів постачання, умов оплати та ін. По можливості в портфелі учасників переговорів має бути три варіанти: оптимальний; менш оптимальний, але прийнятний; прийнятний, але малоцікавий. Дуже ефективно "програти" у ході ділової гри всі три варіанти переговорів і виробити тактику їх проведення.

5. Визначення осіб, котрі зустрічають, проводжають учасників переговорів, виконують протокольні функції.

6. Визначення осіб, які готують довідково-інформаційний матеріал, копії контрактів тощо.

7. Частування під час переговорів, а також організація коктейлю, прийомів.

8. Культурна програма. При її упорядкуванні потрібно бути уважним до інтересів гостей.

Отже, день початку візиту настав. Зустріч гостей на вокзалі, в аеропорті - це завжди офіційно.

Підїжджаючи за пасажирами, машину слід ставити з лівого боку вздовж тротуару. Першим сідає пасажир, що займає найпочесніше становище. До місця призначення автомашина під їжджає таким чином, щоб пасажири виходили через праві двері. Першим виходить найбільш шанований пасажир. У призначений час гостей у вестибулі офісу приймає помічник керівника, що проводжає їх до шефа. Неввічливо змушувати гостей самим розшукувати потрібний кабінет, блукати коридорами і запитувати, як пройти до першої особи. Шефові самому не потрібно зустрічати гостя біля входу в установу. Виняток можна зробити лише для особливо важливих гостей.

Ініціатива у веденні переговорів у того, хто приймає гостей. Розмову потрібно вести за спеціально призначеним для таких цілей столом. Перше почесне місце - справа від того, хто приймає візит.

У плані переговорів передбачено частування. На стіл ставиться мінеральна вода, сигарети. Через п'ять-десять хвилин після початку розмови можна подати каву або чай. Спиртні напої не подаються. Вони доречні на прийомах і коктейлях Якщо учасники переговорів користуються послугами перекладача, то вони повинні якомога чіткіше висловлювати свої думки, не забуваючи робити паузи. Відразу починати вести переговори по суті не заведено. Спочатку представляють кожного учасника, бажано обмінятися візитними картками. Присутність "безіменних" осіб може викликати дискомфорт і не сприяє довірі до партнера. Не можна забувати, що в країнах Заходу в офіційних випадках називають один одного за прізвищем, а в народів Сходу взагалі немає прізвищ. Люди тут звертаються один до одного по іменах. Переговори від початку до кінця веде одна й та сама особа, її не перебивають, не поправляють. Інші члени делегації висловлюються після надання їм слова. Цікаві поради відомого англійського економіста і психолога Гамільтона. Відповідно до тактики ведення переговорів треба:

* з'ясувати ступінь заінтересованості партнера;

* уникати зайвої квапливості;

* бути уважним і спостережливим;

* привабити клієнта, для цього важливо бути ввічливим, передбачливим;

* не доводити невимушеність до панібратства;

* бути небагатослівним, говорити 3-4 хвилини;

* старатися подавати аргументи в питальній формі;

* не згадувати про невдалі угоди;

* ініціативу переговорів брати на себе, а остаточну відповідь залишати за партнером.

Не бажано:

* висловлювати категоричне "ні", якщо не можна дати відповідь на заперечення;

* переносити укладення контракту на завтра, якщо це можна зробити сьогодні;

* домагатися згоди з окремих елементів, якщо не можна цього зробити в цілому;

* зосереджувати увагу на незгоді, якщо вона є;

* ображатися на партнера, якщо умови угоди неприйнятні;

* після підписання контракту висловлювати своє задоволення.

Цікаві поради Гамільтона щодо ділового лексикону. Наприклад, що не слід говорити:

Я дуже поспішаю, я все Вам відразу розповім.

Я вважаю.

Я Вам зараз доведу.

Ви мене добре зрозуміли?

Бажано говорити:

Ви дуже зайняті, я Вам постараюся швидко розповісти.

Чи не вважаєте Ви?

Тепер Ви легко можете переконатися.

Я зрозуміло висловлююся?

За порадою Гамільтона варто уникати таких висловлювань: "Поза всяким сумнівом", "На мою думку", "Як я вже говорив", "Що стосується мене" і т. д.

Кожний учасник переговорів піклується насамперед про авторитет своєї фірми, про підвищення ступеня довіри до неї.

3.2. Економічна оцінка та обгрунтування вибору контрагентів малого підприємства

У будь-який момент існує небезпека кризи, навіть тоді, коли криза не спостерігається, коли її фактично немає. Це визнача-ється тим, що в управлінні завжди існує ризик, що соціально-еко-номічна система розвивається циклічно, розвивається динамічно зовнішнє середовище, що міняється, співвідношення керованих і некерованих процесів, змінюються люди, їх потреби й інтереси.

Управління соціально-економічною системою у визначеній мірі і по своїй суті завжди повинно бути антикризовим. Антикри-зове управління — це управління, у якому під тиском запланованих чи випадкових факторів поставлено певним чином передбачення небез-пеки кризи, аналіз її симптомів, заходів для зниження негативних наслідків кризи і використання її факторів для наступного стійкого розвитку організації.

Можливість антикризового управління визначається в першу чергу людським фактором. Усвідомлена діяльність людини дозво-ляє шукати і знаходити шляхи виходу з критичних ситуацій, кон-центрувати зусилля на вирішенні найбільш складних проблем, ви-користовувати накопичений, у тому числі тисячоліттями, досвід подолання криз, пристосовуватися до виникаючих ситуацій.

Крім того, можливість антикризового управління визначає-ться і знанням циклічного характеру розвитку соціально-еко-номічних систем. Це дозволяє передбачати кризові ситуації, го-туватися до них. Найбільш небезпечними є несподівані кризи.

Важливою є система контролю і раннього виявлення ознак май-бутньої кризової ситуації. Вкажемо тут лише основні її моменти.

1. Серйозним попередженням прийдешнього неблагополуччя підприємства може бути негативна реакція партнерів з бізнесу, постачальників, кредиторів, банків, споживачів продукції на ті чи інші заходи, проведені організацією, і їх пропозиції. У цьому значенні показовими є всілякі реорганізації підприємства (орга-нізаційні, структурні, відкриття чи закриття підрозділів, філій, дочірніх фірм, їхнє злиття), часта і необгрунтована зміна поста-чальників,