Тільки правильно оформлена вантажна митна декларація є документом, який підтверджує:

а) надання суб'єкту зовнішньоекономічної діяльності права на розміщення товарів у зазначеному в ній митному режимі;

б) права та обов'язки зазначених в ній осіб щодо здійснення ними правових, фінансових, господарських та інших операцій з товарами, що заявлені у вантажній митній декларації і на які вона оформлюється;

в) вивезення (експортування) платником податків товарів за межі митної території України і правомірність застосування нульової ставки ПДВ;

г) право платника податків на включення до податкового кредиту витрат, пов'язаних зі сплатою ПДВ при митному оформленні ввезених (імпортованих) товарів.

Розподіл оформлених аркушів вантажної митної декларації залежить від виду товарів, що підлягають декларуванню.

1. У разі проведення самостійного декларування товарів підприємством перший, другий і третій аркуші вантажної митної декларації залишаються в органах митної служби. Четвертий аркуш вантажної митної декларації використовується залежно від виду зовнішньоекономічної операції:

а) при оформленні товарів, що вивозяться за межі митної території України, він передається декларанту для доставки разом із товаром до митного органу - пункту пропуску на митному кордоні України. Після проведення процедури пропуску цей аркуш залишається в архіві митниці, яка здійснила пропуск товарів через митний кордон;

б) при оформленні товару, що ввозиться на митну територію України, він передається декларанту.

2. Якщо декларування товарів здійснюється митним брокером на підставі договору з підприємством - власником товару, то перший, другий і третій основні аркуші вантажної митної декларації також залишаються в митному органі, який здійснював митне оформлення товарів.

Четвертий і п'ятий основні аркуші розподіляються таким чином:

а) при митному оформленні товарів, що ввозяться на митну територію України, четвертий основний аркуш вантажної митної декларації передається власникові товарів, а п'ятий/ основний аркуш - митному брокеру;

б) при митному оформленні товарів, що вивозяться за межі митного кордону України, четвертий аркуш передається декларанту – митному брокеру для доставки разом із товарами/до пункту пропуску на митному кордоні України (потім цей аркуш передається до архіву митниці, яка здійснила пропуск через митний кордон України).

П'ятий основний аркуш передається власнику товарів.

На митниці ведеться реєстр вантажних митних декларацій.

Реєстр вантажних митних декларацій - це реєстр ввізних чи вивізних вантажних митних декларацій, на основі яких продукція, що експортується (імпортується, передається в лізинг), перетнула митний кордон України.

Реєстр отримує банк від відповідного митного органу в порядку, встановленому чинним законодавством.

Ще один документ - Дозвіл (заключення) на право вивезення, ввезення та транзиту товарів , що оформлюються та видаються Державним експортним контролем у встановленому порядку і є підставою для приймання товару до митного оформлення. Але це не звільняє від надання митним органам вантажної митної декларації та інших документів, необхідних для митного контролю відповідно до законодавства.

Крім цього, обов'язковими документами є: контракт і копія контракту; ліцензія - при експорті товару, що є ліцензійним; довідка банку про надходження 100 % передоплати (при експорті товарів за валюту країн СНД або за гривні).

Підставою для обліку імпортних товарів та їх руху є документи іноземної фірми-постачальника, транспортно-експедиційних компаній по навантажувально - розвантажувальних і транспортних послугах, документи на послуги по зберіганню товару, розрахункові документи про сплату мита, зборів і податків.

Оприбуткування імпортних товарів на складі покупця проводиться на підставі приймального акту і акту експертизи Торговельно-промислової палати. При виявленні нестачі або дефекту товарів приймання не зупиняється, а складається акт рекламації. У випадку ввезення товарів, які повертаються в Україну, на підставі актів рекламації або в результаті переривання контракту з технічних або Інших причин, ці товари звільняються від оподаткування акцизним збором і ПДВ.

В рекламаційному акті зазначаються наступні реквізити: особи, які беруть участь в прийманні; дата, час початку і закінчення приймання; місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування товару; номер коносамента; номер накладної та інших документів; найменування покупця; кількість товару по кожній позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності даним супровідних документів; стан тари, упаковки і маркування тари.

Рекламаційні акти складаються окремо по кожному іноземному постачальнику на кожну партію товару, що надійшла за одним транспортним документом.

Одержувач складає акт рекламації в 10-денний строк з дня надходження товару, а стосовно товарів, на які іноземним постачальником надаються гарантії, то акт складається протягом 5 днів з дня виявлення дефекту.

Акти рекламації та інші документи направляються іншій стороні відразу ж після оформлення рекомендованим листом в 4-х примірниках акту рекламації, де зазначається, чи потрібно довантажити товари, виправити виявлені дефекти тощо.

У випадку виявлення внутрішньо тарної нестачі або невідповідності якості поставленого товару, покупець має право протягом встановленого строку, з моменту надходження товару в Україну виставити продавцю претензію. Документом, що підтверджує обгрунтованість претензії, сторони визнають акт експертизи Торгово-промислової палати України. Продавець зобов'язаний розглянути отриману претензію протягом 10 днів. При рекламації на якість покупець повертає забракований товар продавцю з утриманням 10 % штрафу від вартості поверненого товару. Всі транспортні та інші витрати, пов'язані з поставкою і поверненням дефектного