Технічна документація на певний інвентарний об'єкт після відкриття на нього інвентарної картки (запису в книгу) не зберігається в бухгалтерії, а передається під розписку у відповідний підрозділ підприємства. Заповне-ні інвентарні картки реєструються в описах (форма ОЗ-7), які веде бухгалтерія (в одному примірнику) за класифікаційними групами (видами) основних засобів.

Облік об'єктів основних засобів за місцем їх знахо-дження (експлуатації, зберігання) здійснюється в інвен-тарному списку (форма ОЗ-9) в осіб, відповідальних за їх-нє збереження. Підприємствам дозволено вести облік об'єктів за місцем їхнього знаходження в інвентарних картках, які в цьому випадку бухгалтерія виписує у двох примірниках (другий примірник передається за місцем знаходження об'єкта). В разі переміщення об'єкта цей примірник разом із накладною на переміщення (форма ОЗ-1) передається за новим місцем знаходження. Наклад-ну на внутрішнє переміщення основних засобів з одного підрозділу в інший складає у двох примірниках праців-ник підрозділу-здавача. Перший примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається в підрозділі-здава-чеві. Аналогічну накладну виписують під час передачі основних засобів в експлуатацію із запасу.

Якщо у процесі переміщення основного засобу здій-снюють розбирання його фундаменту чи іншої частини об'єкта або демонтаж усього об'єкта, це оформляють ак-том за формою ОЗ-3. Витрати на новому місці в такому разі роблять за рахунок коштів фінансування капіталь-них вкладень і додають до балансової вартості об'єкта.

За безоплатної передачі основних засобів іншому під-приємству або продажу стороннім організаціям на кож-ний інвентарний об'єкт складають акт за формою ОЗ-1.

Відпуск об'єкта основних засобів у порядку реалізації оформляють товарно-транспортною накладною (рахун-ком-фактурою), в якій бухгалтерія визначатиме первісну чи відновну вартість об'єкта, нараховуватиме знос за час експлуатації, відпускну ціну, ПДВ та ін. За необхіднос-ті до неї може додаватися технічна та інша документа-ція, яка є на підприємстві.

Для списання непридатних об'єктів основних засобів також створюють спеціальну комісію. На об'єкт, призна-чений для списання, комісія складає акт на списання ос-новних засобів (форма ОЗ-3), а при списанні вантажного чи легкового автомобіля, причепа або півпричепа — акт на списання автотранспортних засобів (форма ОЗ-4). В акті зазначають: найменування об'єкта, його інвентар-ний номер, дату введення в експлуатацію, місце експлу-атації, первісну вартість, суму нарахованого зносу за час експлуатації, обґрунтування необхідності списання з ба-лансу. В ньому також визначаються витрати на ліквіда-цію об'єкта та вартість матеріалів, що мають бути опри-бутковані після проведення операції. В акті робиться розрахунок результатів від ліквідації.

В акті на списання автотранспортних засобів, крім цього, зазначають пробіг автомобіля, а при списанні ос-новних засобів, що вибули внаслідок аварії, додають ко-пію акта про аварію, а також пояснення причин аварії і зазначають заходи, вжиті до винних осіб.

Акт на списання складають у двох примірниках. Пі-сля затвердження керівником підприємства перший примірник акта передають у бухгалтерію, другий зали-шають у матеріально відповідальної особи. Він є обґрун-туванням для здачі на склад матеріалів, отриманих у результаті ліквідації об'єкта.

Для отримання аналітичних даних про наявність і рух основних засобів за їхніми класифікаційними озна-ками бухгалтерія на підставі підсумкових даних в інвен-тарних картках (книгах) за звітний місяць заповнює картку обліку руху основних засобів за формою ОЗ-8.

Інвентарні картки заповнюють на підставі таких пер-винних документів з обліку руху основних засобів:

ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього пере-міщення) основних засобів»;

ОЗ-2 «Акт приймання-передачі відремонтованих, ре-конструйованих і модернізованих об'єктів»;

ОЗ-3 «Акт списання основних засобів» (картка вилучається);

ОЗ-4 «Акт списання автотранспортних засобів» (карт-ка вилучається).

На підставі інвентарних карток заповнюють такі ре-єстри обліку:

ОЗ-7 «Опис інвентарних карток з обліку основних за-собів»;

ОЗ-8 «Картка обліку руху основних засобів» (запов-нюється наприкінці місяця);

ОЗ-9 «Інвентарний список основних засобів» (крім ви-падків внутрішнього переміщення основних засобів).

Форма ОЗ-8 «Картка обліку руху основних засобів» використовується за ручної обробки облікової інформації для обліку руху основних засобів за класифікаційними групами. Її від-кривають у бухгалтерії в одному примірнику і заповню-ють наприкінці місяця на підставі таких документів:

ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів»;

ОЗ-14 «Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)»;

ОЗ-15 «Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)»;

ОЗ-16 «Розрахунок амортизації автотранспорту».

За даними картки складають оборотну відомість руху основних засобів, підсумки якої, звірені з даними синтетичного обліку, є підставою для складання звітності про наявність і рух основних засобів. Малі підприємства можуть вести аналітичний облік у відомості В-1.

На взяті в оренду окремі об’єкти основних засобів ін-вентарні картки не відкривають. Реєстром аналітичного обліку в орендаря є отримана від орендодавця копія ін-вентарної картки, що зберігається в бухгалтерії орендаря окремо.

На підприємствах з невеликою кількістю інвентарних об'єктів облік основних засобів можна вести в інвентар-ній книзі або відомості.

Форми ОЗ-14 «Розрахунок амортизації основних засо-бів (для промислових підприємств)», ОЗ-15 «Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організа-цій)», ОЗ-16 «Розрахунок амортизації автотранспорту» використовують для розрахунку амортизації основних засобів. Вони де-що громіздкі, однак є єдиними реєстрами для розрахун-ку амортизації за будь-якої форми ведення бухгалтер-ського обліку за ручної обробки інформації.

Ці форми заповнюють на підставі інвентарних карток форми ОЗ-6 з урахуванням змін, внесених актом форми ОЗ-2 приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів. На підставі розрахунків заповнюють картки обліку форми ОЗ-8 руху основних за-собів (наприкінці місяця).

Процес заповнення реєстрів обліку основних засобів зображено на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Схема процесу заповнення реєстрів обліку основних засобів

Документування операцій з будівництва має деякі відмінності.

Проектування нового будівництва, розширення, реконструкції та технічного переобладнання діючих підприємств, будівель та споруд здійснюється при наявності та на підставі рішень, прийнятих організацією техніко-економічного обґрунтування (далі - ТЕО).

Для складання ТЕО замовник повинен мати документ на відведення