Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів (органів дізнанню попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійне та податкової служб), прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законом.

Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства. При цьому також обов'язково складається реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (непереплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, як проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, повинні забезпечити підприємствам, за їх письмовим зверненням, можливість зробити виписку, витяг, копію документі для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.

У разі повернення вказаними органами документів, що були вилучені раніше, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою осо бою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшивають ся до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх доку-ментів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта у 10-денний термін надсилається органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами, місцевому фінансовому органу — установами.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій з основними засобами є первинні документи, оскільки саме в них зафіксовані факти здійснення господарських операцій.

Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерсь-кого обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлений Положен-ням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, зат-вердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

Працівники підприємства створюють і передають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Записи у пер-винних документах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорни-лом. пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первин-них документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для кон-тролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Ознаки та показники господарської операції, зафіксовані в документі, є його реквізитами.

Первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов'язкові рек-візити:*

назву документа;*

дату і місце складання;*

назву підприємства, від імені якого складено документ;*

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської опе-рації;*

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і пра-вильність її оформлення;*

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємств, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача або платника тощо.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на об-числювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєст-рується організацією - створювачем документа на машинному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключа-ють можливість користування чужими кодами.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами (додаток 6). Поряд із цим підприємство може використовувати виготовлені самостійно блан-ки, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Котирування первинних документів та наступні записи в облікових регіст-рах здійснюються із застосуванням, щонайменше, двох знаків — коду класу і коду синтетичного рахунка, установлених Планом рахунків бухгалтерського обліку. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відбиток штампа оператора, відповідального за їх обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ор-дерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штам-пом або на них робиться надпис "Одержано" чи "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Після перевірки та обробки інформація, що міститься в первинних доку-ментах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синте-тичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'яза-них рахунках бухгалтерського обліку.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у