2) відпуск, як правило, здійснюється в межах попередньо встановлених лімітів. Лімітування здійснюється відділом матеріально - технічного постачання чи плановим відділом;

3) з головним бухгалтером узгоджуються списки осіб, яким надано право вимагати зі складів запаси, а також беруться зразки їх підписів. Ці дані повинні бути повідомлені працівникам складів (комор). Запаси на виробництво видаються зі складів тільки представникам цехів, господарств, відділів тощо, які офіційно призначаються для їх отримання.

Порядок документального оформлення операцій з відпуску запасів зі складів підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або епізодично в цехи та відділи на адміністративні чи інші потреби.

Основні первинні документи, якими оформлюють операції відпуску, виробничих запасів представлені в таблиці 1.2.

Таблиця 1.2

Первинні документи, якими оформлюють відпуск виробничих запасів

№ з/п |

Форма документу |

Назва документу |

Призначення документу

1 |

2 |

3 |

4

1. | М-8, 8-а, 9, 9-а |

Лімітно-забірна картка |

Призначена для оформлення відпуску матеріалів, які систематично споживаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпуску запасів на виробничі потреби. Використовується для оперативного обліку на складі, аналітичного і синтетичного обліку відпуску запасів в межах затвердженого ліміту

2. | M-I0, M-I0a | Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів | Заповнюється при разовому відпуску запасів для виробничих та господарських потреб

Продовження таблиці 1.2

1 |

2 |

3 |

4

3. | М-11 |

Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів | Використовується для разового відпуску запасів всередині підприємства

4. | М-20 |

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей | Застосовується для оформлення відпуску матеріалів виробничим одиницям об'єднанням чи стороннім організаціям

5. | М-23 | Акт про витрату давальницьких матеріалів | Застосовується для оформлення витрат матеріалів відкритого зберігання, що належать замовнику, але витрачаються будівельною чи монтажною організацією, яка виконує роботи

Первинні документи, призначені для оформлення операцій з надходження, внутрішнього переміщення та відпуску запасів, є підставою для ведення бухгалтерського і оперативного (складського) обліку. Виробничі запаси надходять до бухгалтерії, де вони підлягають перевірці за змістом операцій і правильністю їх оформлення (перевіряється наявність реквізитів, підписів, правильність арифметичних підрахунків). Особлива увага при цьому звертається на законність операцій.

В умовах механізації обліку перевірені документи з надходження і витрачання виробничих запасів бухгалтер групує за видами і за допомогою супровідного ярлика передає на обчислювальну установку (ОУ) згідно із складеним графіком документообігу. Після обробки первинної інформації про надходження і витрачання виробничих запасів ОУ видають машинограми узагальнених даних по заготівлі запасів підприємством, по цінностях, які знаходяться в дорозі, по невідфактурованих поставках, з оплати платіжних вимог постачальників тощо. Машинограми використовуються для відповідних бухгалтерських записів по заготівлі та придбанню матеріалів і, крім того, відділом матеріально-технічного постачання і фінансовим відділом - для оперативного управління і контролю за надходженням цінностей і розрахунками з постачальниками.

1.6.Інвентаризація виробничих запасів

Процес проведення інвентаризації виробничих запасів передбачає:

- переважування, обмір, підрахунок комісією у порядку розміщення цінностей у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду цінностей до іншого. Якщо цінності зберігаються в ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями їх зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить у наступне приміщення;

- інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що перебувають в дорозі, на неоплачені в строк покупцями відвантажені товари та цінності і на такі, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);

- кількість цінностей і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини визнаних цінностей.

При проведенні інвентаризації виробничих запасів одночасно перевіряють наявність тари за видами. Порожня тара (ящики, мішки, балони тощо) також повинна бути занесена в опис і оцінена. Залишки тари записують в окремий опис, де зазначається найменування тари, номенклатурний номер, шифр, одиниця виміру, ознаки, які визначають її призначення і якісний стан, кількість і ціну одиниці. На тару, яка прийшла в непридатність, складається окремий акт, де вказуються причини псування і відповідальні особи.

Виробничі запаси, які з тих чи інших причин зберігаються на складах інших підприємств, а також ті, що переробляються на інших підприємствах, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі підтверджуючих документів із зазначенням назви підприємства, що здійснює їх переробку, найменування цінностей, кількості, фактичної вартості за даними обліку, дати їх передачі в переробку, номеру і дати документа.

Для перевірки матеріалів, що передані на переробку, а також оплачених, але не вивезених зі складів постачальників, необхідно отримати копії інвентаризаційних описів від підприємств (організацій), у яких ці матеріали знаходяться. Копії інвентаризаційних описів звіряються з даними, що були отримані при інвентаризації. По таких ТМЦ комісія повинна скласти окремий опис, а потім зустрічною перевіркою встановити, кому вони належать і чому зберігаються на складі іншого підприємства. В описах вказуються найменування, кількість, сорт, фактична вартість (за даними обліку), дата надходження на зберігання, місце зберігання цих цінностей, номери і дати документів. При отриманні від підприємств, на відповідальному зберіганні яких знаходяться цінності, копій інвентаризаційних описів комісія порівнює фактичну наявність цінностей за даними копій описів з кількістю, встановленою за документами.

Інвентаризація МШП проводиться за місцями їх знаходження і особами, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. В процесі інвентаризації слід встановити правильність віднесення господарських засобів до групи малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Інвентаризаційна комісія повинна з'ясувати:

- чи закріплені малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться