Оперативність інформації – важлива умова організації справляння податків. Інформація, яка надходить у податкові органи повинна бути актуальною й придатною для поточного управління.

Питання раціональної організації структури і складу даних, оперативність інформаційного забезпечення аналізу є часткою загальної проблеми вдосконалення справляння податків.

Основою для створення інформаційного забезпечення аналізу повинен служити перелік запланованих для вирішення аналітичних завдань. Виходячи з них, будується інформаційна модель аналізу, яка описує характер взаємозв'язків та шляхи перетворення вхідної інформації у результуючі показники. При цьому вибір останніх повинен бути здійснений таким чином, щоб забезпечити повноту інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Інформаційна модель повинна контролювати надлишковість як вхідних, так і вихідних даних.

Застосування сучасного технічного та програмного забезпечення, реалізовані в концепції "банку даних", передбачають зростання ролі аналітичних робіт, реалізацію основного завдання аналізу – забезпечення оптимальності управлінської діяльності.

Принцип економічності означає, що витрати на підтримання системи інформаційного забезпечення не повинні перевищувати ефекту від її застосування. Однак, слід мати на увазі, що критерії економічної корисності сьогоднішньої інформації можуть змінюватись із плином часу.

Аналіз, як функція управління, висуває до інформації ряд вимог, дотримання яких забезпечує її придатність для прийняття зважених управлінських рішень.

Провідною вимогою є достовірність. Достовірність характеризується вірогідністю виникнення помилки в одиниці інформації. До технічного процесу підтримання інформаційної системи ставляться вимоги забезпечення мінімальної можливості виникнення помилок, найбільшої вірогідності їхнього вияву з найменшими витратами та їх усунення, надійне зберігання і своєчасне оновлення. Використовувана в аналізі інформація повинна бути доречною. При виробленні варіантів управління справляння податків повинна опрацьовуватися не вся можлива інформація, а обмежитися влучним вибором показників, які містять справді необхідну за змістом суттєву інформацію. До речі, інформація, здатна підтвердити або заперечити прогнози надходжень податків та зборів до бюджетів всіх рівнів.

Цінність інформації зумовлена її актуальністю і придатністю для практичного аналізу.

Інформація повинна бути доступною для сприйняття при здійсненні аналізу і управління. Зрозуміла інформація зумовлює її однозначне тлумачення користувачами різних рівнів за умови, що вони володіють достатніми знаннями, та зацікавленні у сприйнятті цієї інформації.

Вимога повноти даних пов'язана з достатністю залученої інформації для обґрунтованого прийняття управлінських рішень. Система повинна містити інформацію по всіх платниках, в розрізі всіх податкових платежів до бюджету. На основі необхідної кількості базових показників, які постійно нагромаджуються, повинна існувати можливість розрахунку похідних показників, побудови динамічних рядів, здійснювати необхідні співставлення.

Недостатність інформації призводить до зниження рівня обґрунтованості прийнятих рішень і до відповідних соціальних і економічних втрат. Надлишок інформації ускладнює пошук необхідної, підвищує витрати на її збір, обробку та зберігання. Отож, обсяг інформації для аналізу повинен бути необхідним і достатнім з точки зору оцінки своєчасності та повноти сплати платежів до бюджету і прийняття у цьому зв'язку необхідних рішень.

Оперативність одержання необхідної інформації пов'язана з її актуальністю. Підвищення оперативності забезпечується при скороченні в часі відриву між фактами подання податкової звітності, фактом проведення відповідних нарахувань, сплати у відповідні терміни платежів та моментом його відображення в придатному для інформаційного споживання вигляд. Інформація не може бути доступною для використання до тих пір, поки вона не зафіксована.

Справляння податків і зборів потребують повсякчасного керованого впливу, це означає, що інформаційна система повинна бути в стані неперервної готовності для вироблення актуальних рішень, тобто інформація в системі повинна безперервно поновлюватися.

Вимога порівняльності передбачає наступність і узгодженість даних, співставність при оцінці альтернативних варіантів, динаміки, фактичного смаку стосовно прогнозованого.

Дотримання вимоги перспективності вихідної інформації означає спрямованість інформації у майбутнє. Це передбачає, що аналіз повинен володіти не тільки ретроспективною вхідною інформацією, а й прогнозною, яка враховує тенденції розвитку системи, імітує різного роду вірогідні майбутні ситуації, прогнозує варіанти прийняття рішень.

Вирішення поставлених перед економічним аналізом завдань вимагає залучення широкого кола джерел, в яких відображається складна та багатогранна діяльність податкових органів і насамперед податкових інспекцій. Характерною особливістю методу аналізу є комплексне використання всіх доступних джерел інформації.

Найбільш повну і значиму інформаційну базу забезпечує оперативний облік платежів до бюджету, який ведеться державними податковими органами відповідно до порядку, встановленого для справляння платежів до бюджету. Уся інформація реєструється на носіях документальної форми. Серед них найперше слід відзначити документи, на підставі яких здійснюються нарахування до бюджету, а саме:

Документи, які подаються платником на підставі декларації, звіти, розрахунки, платіжні повідомлення, довідки про авансові платежі та інші;

Документи, які подаються органом податкової служби – рішення керівника органу державної податкової служби за актами перевірок з донарахування або скасування раніше нарахованих сум платежу, фінансових санкцій, пені;

Документи, які надходять від інших контрольних органів;

Документи, які надходять від судових органів – рішення (ухвала, постанова) суду, арбітражного суду;

Документи, що свідчать про відстрочку (розстрочку) сплати платежів до бюджету, рішення фінансових органів, кредитна угода між платником та органом податкової служби.

Не менш значимими є документи, що надходять до органів податкової служби як підтвердження сплати платежів до бюджету, які отримані від:

Органів державного казначейства – відомості зарахування платежів до бюджету, про повернення надмірно сплачених сум;

Фінансових органів – реєстр розрахункових документів про сплату платежів до місцевого бюджету;

Органів державного казначейства або фінансових органів – протоколи про взаємозалік коштів з фінансування видатків в рахунок погашення недоїмки за належними бюджету платежами, повідомлення та реєстри про погашення векселів в рахунок сплати платежів до бюджету.

З метою обліку нарахованих і сплачених платежів до бюджету органами податкової служби ведуться особові рахунки платників за кожним видом платежів, які повинні сплачуватися