Реферат

на тему:

Автоматизація бухгалтерії на підприємстві

Як почати автоматизацію бухгалтерії та торговельної діяльності

На порозі XXI століття середньостатистичний український бухгалтер, як і раніше, рахує на калькуляторі і пише ручкою у "пустографці". Що з цим вдіяти?

Відчутне здешевлення комп'ютерів та наявність на ринку достатньої кількості пропозицій цілком прийнятного за ціною програмного забезпечення (ПЗ) дає непогану нагоду почати автоматизацію обліку, в т.ч. бухгалтерського, багатьом середнім і навіть дрібним фірмам із порівняно невеликими оборотами, які поки що віддають перевагу "старій добрій" ручці і паперу у комплекті з бухгалтером, касиром і комірником в одній особі на ставці $100 на місяць, а іноді й менше.

Важко не придбати, а впровадити

Бухгалтеру і керівнику підприємства, які зважилися на комп'ютеризацію, потрібно пам'ятати: придбання устаткування - найпростіший крок на шляху до автоматизації. Вибір ПЗ, хоча і відповідальне завдання, проте не найскладніше.

Найважче - впровадити (іншими словами - пристосувати) вибране ПЗ у діяльність підприємства. Це - найскладніший для більшості підприємств етап, який може зайняти досить тривалий час, а також передбачає витрати, які в підсумку можуть перевищити вартість самого ПЗ (а іноді з обладнанням включно).

Проблема, з якою найчастіше стикаються у таких випадках потенційні користувачі, - це брак навичок роботи не лише безпосередньо з конкретним ПЗ, але й з ПК у принципі. Перед керівництвом підприємства постає питання: чи витрачати кошти на навчання бухгалтера, чи, може, запросити вже готового спеціаліста, а колишнього - звільнити? Чимало керівників, які високо цінують своїх працівників, дають їм шанс або самостійно освоїти ПК і ПЗ за допомогою консультацій розробників (чи їх представників), або отримати необхідні навички в спеціальних навчальних центрах, що, зрозуміло, передбачає додаткові витрати.

Інший момент, який необхідно взяти до уваги - ще дуже часто програми потребують різного ступеня адаптації до умов кожного окремого підприємства, що включає такі складові: сфера діяльності підприємства, наскільки воно велике, індивідуальна специфіка ведення обліку на підприємстві. Є декілька варіантів вирішення цього завдання: представника розробника ПЗ для допомоги з впровадження системи або залучення власних спеціалістів, які у подальшому будуть займатися адмініструванням системи, що знову-таки передбачали витрати. Для середніх і дрібних фірм ідеально, коли бухгалтер - водночас спеціаліст з інформаційних технологій (ІТ).

Страховим полісом від непередбачуваних витрат може бути заздалегідь складена калькуляція витрат відповідно до інформації, отриманої під час консультації з питань автоматизації у розробників або їх дилерів.

Критерії вибору ПЗ

Головний критерій, котрим слід керуватися, - чи може пропоноване ПЗ автоматизувати ті чи інші процеси, і вже потім - яке ПЗ найякісніше дозволить виконувати поставлені завдання. Іншими словами, до такого критерію, як більша/менша відомість торгової марки, треба ставитися спокійно: досить часто менш відоме ПЗ виконує поставлені завдання не гірше, ніж їх "розкручені" аналоги.

Інші загальні критерії, котрі також необхідно врахувати: галузь вашої діяльності, обсяг документообігу організації на день, необхідність і наявність можливості зміни конфігурації ПЗ силами користувача, і, якщо є така потреба, то чи є у штаті підприємства програміст (спеціаліст з ІТ), а також дуже багато інших нюансів, про котрі повинен подбати сумлінний розробник або його дилер.

Також дуже важливим є місцезнаходження розробника (дилера). Бажано, щоб дилер, а ще краще - розробник, був безпосередньо у вашому місті, оскільки проблеми, які ви захочете вирішити з ПЗ, не можна розв'язати тільки по телефону.

Звичайно, вибирати ПЗ слід передусім виходячи з необхідності та доцільності автоматизації тих чи інших процесів (приміром, немає сенсу витрачати гроші на комплексну автоматизацію торгівлі підприємства, котре не має своїх торговельних точок), а також беручи до уваги свої фінансові можливості.

Маловідомі конкурують з іменитими

Український ринок ПЗ, якщо порівнювати його, скажімо, з російським, поки що не має великого асортименту вітчизняних розробок у сфері автоматизації бухгалтерського обліку і торговельної діяльності. В Україні - близько 10 виробників, які серйозно займаються розробленням серійних програмних продуктів такого типу, сотні інших фірм є дилерами і представниками українських та зарубіжних розробників (переважно російських), що займаються продажем ПЗ, після продажним обслуговуванням і навчанням користувачів. Попит на такі системи повільно, але впевнено зростає.

Більшість представлених на ринку програм дійсно відповідають таким критеріям, як якість, надійність, висока швидкість роботи, багатофункціональність, можливість легкого конфігурування програм тощо.

Серед розробників уже сьогодні спостерігаємо тенденцію до стандартизації у підході до розв'язання тих чи інших завдань і, очевидно, в міру насичення ринку конкуренція дедалі більше переміщуватиметься у сферу після продажної технічної підтримки користувачів (на жаль, зараз, за словами опитаних користувачів, сервіс деяких регіональних дилерів залишає бажати кращого).

Деякі системи мають "історичне коріння" своєї популярності - завдяки добре поставленому й оперативному ринку піратського ПЗ на всьому пострадянському просторі. Такі системи набували своїх прихильників та противників, можна сказати в природний спосіб: були надані майже безплатно користувачам, котрі після досить нетривалої роботи або купували ліцензійні програми (оскільки "палені" версії працювали некоректно), або ставили хрест на цьому бренді чи автоматизації загалом.

Отже, в Україні можна виділити чотири основні підходи до розв'язання проблеми автоматизації бухгалтерії, котрі умовно розділимо на: універсальний, спеціалізований, компонентний (який часто використовується разом з іншими підходами) та індивідуальний.

Універсальний підхід: "все в одному"

До універсальних рішень належать програмні продукти, призначені для автоматизації найтиповіших процесів, як-от: формування й обробка первинних документів, облік господарських операцій підприємства, формування звітів, ведення довідників щодо працівників, товарів, контрагентів тощо, хоча багато програм цього