Реферат на тему:

Питання реформування організаційних структур управління в умовах інформатизації

Важливим напрямом діяльності органів управління соціальними системами є періодичне удосконалення власної організаційної структури відповідно до змін в обсязі виконання функцій. При цьому виникає необхідність підтримання системи управління в такому стані, щоб вона була в змозі виконувати функції та завдання, визначені суспільством, державою чи міжнародним співтовариством.

Пошук шляхів удосконалення організаційних структур управління ведеться в різних напрямах. Визначимося у деяких з них:*

уточнення функцій організації, ступеня їх централізації та децентралізації;*

розподіл прав та обов'язків між підрозділами й окремими виконавцями в апараті управління соціальною системою;*

уникнення невиправданого дублювання та багатоступеневості в управлінні соціальною системою;*

раціоналізація системи підпорядкованості та відповідальності за прийняття управлінських рішень.

У сучасних умовах усі ці напрями розвиваються не тільки на базі теорії організації, а й на основі досягнень інформатизації, зокрема новітніх засобів зв'язку та засобів комп'ютерної техніки (ЗКТ).

Реформування організаційних структур управління та їх удосконалення повинно відповідати цілому ряду передумов. Передусім мусять бути дотримані такі принципи формування оргструктур управління:

1. Принцип єдності розпорядження і персональної відповідальності. Він виключає подвійність підпорядкування і можливість отримання суперечливих розпоряджень (суперечливі відомості надходять із різних субсистем вищого та нижчого порядку системи управління).

2. Принцип установлення точних меж між лінійним і функціональним методами організації управління соціальною системою. При цьому функціональні структури повинні забезпечувати допомогу, постачати потрібну інформацію, рекомендації лінійним структурам у необхідному для системи обсязі для прийняття управлінських рішень.

3. Принцип діапазону контролю. Слід правильно визначити кількість підлеглих, якими може ефективно керувати одна людина. Соціальна психологія управління соціальними системами констатує, що нормальна людина може керувати до 5—7 нормальними людьми. При збільшенні кількості штату організаційної структури виникає необхідність введення додаткових керівників чи зменшувати контроль над окремими виконавцями.

4. Принцип чіткого розмежування функції. Кожна ланка управління повинна мати чітко визначені функції, які не пересікаються з функціями інших ланок на жодному з рівнів управління. Єдність функції та організаційної структури управління проявляться в цьому випадку у формуванні певної кількості відділів, відділень та інших підрозділів.

5. Принцип відповідності прав, обов'язків і відповідальності посадовця кожної ланки управління. Лише відповідність і співвідношення цих категорій у практиці створює реальні умови для прийняття та виконання рішень.

6. Принцип співвідношення гнучкості та економічності. Орган управління повинен адекватно реагувати на зміни середовища функціонування з найменшими витратами, тобто мати властивості раціональної самоадаптації.

Варто також враховувати, що причинами, які обумовлюють необхідність перебудови оргструктур, можуть бути зміни:*

в об'єкті управління — виникнення нових умов і завдань, підвищення вимог щодо оперативності та якості їх розв'язання;*

в управляючій системі посилення її технічної бази, підвищення рівня професійної підготовки кадрів управління (зокрема, за рахунок підвищення правової, організаційно-управлінської та комп'ютерної грамотності та культури).

Важливою передумовою формування і удосконалення оргструктур є те, що їхня якість будь-якого типу певною мірою визначається тим, наскільки при її формуванні витримані науково обґрунтовані підходи:*

системний підхід, тобто визначення і врахування по можливості найбільшої кількості суттєвих внутрішніх та зовнішніх факторів, які впливають на об'єкт та орган управління соціальної системи;*

оптимальне сполучення централізації управління його первинних ланок;*

максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівника до безпосереднього виконавця і навпаки;*

чітке визначення функцій, обов'язків і прав кожної зі складових частин проектованої структури;*

забезпечення здатності та швидкості реакції органу управління на зміни в системі;*

надання повноважень на підготовку проектів управлінських рішень і розв'язання питань у кожному конкретному випадку тому підрозділові, який має найбільше інформації з цього питання;*

забезпечення альтернативності експертних оцінок при підготовці управлінських рішень (народна мудрість каже: "Одна голова добре, дві — краще, три — ще краще");*

пристосування окремих підрозділів апарату управління (складових системи і системи в цілому) до змін зовнішнього середовища. Зазначені підходи до формування та удосконалення структур управління соціальними системами з урахуванням специфіки повинні застосовуватися й до реформування системи державних органів управління.

При цьому варто підкреслити, що соціально організовані системи управління перебувають у тісній взаємодії з її технічними системами (засоби комп'ютерної техніки, телефон, телеграф, радіо, телебачення та ін.), що використовуються людьми для збору, опрацювання, зберігання та передачі інформації. Якщо не враховувати цей чинник, як і чинник матеріальних і моральних стимулів, то нічого розраховувати на ефект від реформування організаційних структур.

У зв'язку з цим в організації діяльності управлінських структур виникає ряд проблем, безпосередньо пов'язаних з удосконаленням організаційної структури в умовах інформатизації. Передусім це:*

виявлення і точне формулювання об'єктивно необхідних функцій систем управління, всіх її рівнів і призначень;*

складання моделі органу — системи, яка повинна відобразити не тільки організаційно-штатну розстановку сил та засобів, а й канали інформаційних зв'язків між усіма структурними підрозділами та окремими співробітниками, а також між системою та суттєво значимими для неї елементами функціонування зовнішнього середовища;*

дослідження структурної схеми з метою виявлення дубльованих без потреби, чітко не визначених, надмірно збільшених чи складних каналів інформації.

Дослідження зазначеного вище є вірогідною ознакою усвідомлення таких чинників:*

встановлення зайвих структурних ланок в організаційній системі;*

визначення необхідних, але таких, що випадають із системи;*

виявлення необхідних структур, які функціонують неефективно;*

виявлення відсутності об'єктивно потрібних структурних чинників. Передусім це проблеми, пов'язані з раціоналізацією та інтегруванням інформаційних потоків. Якщо зіставити інформаційні потоки, які об'єктивно зумовлені процесом нормального функціонування системи з фактичною організацією інформаційних потоків, то виникає комплекс проблем, які впливають на ефективність організації структури управління в системі. Ось деякі головні з них:

1. Паралельність проходження інформації. Одні йті ждані та показники надходять до різних підрозділів та опрацьовуються ними,