Строго слідуйте призначеним Вами ж: часу початку засідання, регламенту, оголошеному наперед часу закінчення засідання.

Перевірте справність світла, опалювання, кондінционера, технічних засобів презентації (проектори, дошка, мів, указки, писальний папір і ін.).

Наперед призначте секретаря, який вестиме протокол засідання.

Подумайте і оптимально розподіліть місця за столом засідань. Уникайте садити поряд або один напроти одного співробітників, чиї службові інтереси можуть стати предметом конфлікту на нараді.

Поклопочіться наперед, щоб всім вистачило стільці.

У ряді випадків, особливо при складних і тривалих нарадах, протоколом передбачаються невеликі (10-20 хвилин) перерви для відпочинку і обговорення гострих проблем в неформальній обстановці. Поклопочіться наперед про каву, чай і інші безалкогольні напої. Якщо бюджет Вашої організації дозволяє, можна замовити невеликі бутерброди.

Вкажіть наперед, що мобільні телефони для зручності решти учасників повинні бути відключені на час засідання.

- Ви повинні взяти участь в нараді.

Перш ніж погоджуватися на участь в будь-якому заході, що вимагає значних витрат часу, ознайомтеся з порядком денним, обговорюваними питаннями, списком учасників, своєю роллю в цьому засіданні. Якщо Ви вважаєте, що Ваша роль зведеться до пасивного відсиджування, тобто прямій втраті часу, під будь-яким слушним приводом відхиляйте таку пропозицію. Нічого корисного для Вас воно не обіцяє.

Якщо ж нарада піднімає цікаві для Вашого підрозділу питання або Ви зможете зустрітися з людьми, знайомство і спілкування з якими представляє для Вас інтерес, ретельно підготуйтеся до такої події. Для цього Вам необхідно вивчити всі питання, що розглядаються на нараді, щоб взяти активну участь в їх обговоренні. З'ясуєте з Вашим безпосереднім начальником, яка роль відведена Вам в обговоренні, який виступ Ви повинні приготувати.

Якщо це не нарада по обміну думками, важливо, щоб Ваші заяви не йшли в розріз з думкою Вашої команди.

ПІДГОТОВКА ДО ЗУСТРІЧІ З КОЛЕГАМИ, ПІДЛЕГЛИМИ, КЛІЄНТАМИ

Сформулюйте мету встречи/переговоров. Складіть порядок денний проведення зустрічі. Якщо в зустрічі беруть участь декілька чоловік, визначите «ролеву» участь кожного.

Підготуйте список обговорюваних питань, роздайте кожному учасникові з Вашого боку.

Підготуйте всі альтернативні варіанти, які можуть бути запропоновані, якщо Ви не зумієте прийти відразу до угоди.

Підготуйте всі необхідні документи, фактичний матеріал з обговорюваного питання. Ознайомте з ними всіх учасників зустрічі з Вашого боку.

Продумайте регламент проведення зустрічі. Якщо зустріч продовжиться більше 2 годин або Ви припускаєте, що Вам буде непросто переконати Ваших партнерів, поклопочіться про каву/напої в перерві. Час перерви (не більше 20 хвилин) можна дуже плідно використовувати для продовження обговорення, але вже в неформальній обстановці.

Обдумайте, як розподілити місця учасників зустрічі за столом переговорів. Зазвичай одна команда займає місця по одну сторону столу, а інша - місця навпроти. Приготуйте для кожного учасника-гостя теку з рекламними матеріалами Вашої компанії.

В кінці зустрічі підведіть підсумок переговорів. Повторите, до яких угод ви прийшли, яких результатів досягли. Якщо під час зустрічі якісь питання залишилися невирішеними, особливо відзначте, з яких причин, яку додаткову інформацію буде потрібно для наступної зустрічі, коли і де ви збираєтеся провести новий раунд переговорів.

Висновок

Таким чином, ми можемо аналізувати діяльність людини в межах одиниці часового ресурсу - наприклад, в межах діб, та запропонувати розглядати людину як "носія одиниці часового ресурсу". А тому правомірною буде й постановка питання про оптимізацію використання часу. Проблема ця, однак, у вітчизняній науці менеджменту не тільки не вирішена, а й ще остаточно не поставлена.

Завдання, яке стоїть нині перед українським менеджментом - дослідити вітчизняний та світовий досвід управління, в тому числі й на рівні організації, сформулювати теоретичні проблеми управління часовим ресурсом на сучасному етапі становлення економіки країни, провести цикли експериментів, визначити актуальні проблеми його оптимізації, запропонувати практичні рекомендації щодо їх вирішення.

Список використаної літератури:

Кодекс законів про працю України.— К.: Реко-прес, 1992.

Багрова І.В. Нормування праці: Навчальний посібник. - Київ: Центр навчальної літератури, 2003. - 212 с.

http://www.college.ru/timemanagement/page10.html