діяльності та інших.За походженням документи поділяються на службові та особисті. За місцем складання-на зовнішні і внутрішні. Перші-це ті, що отримані організацією чи нею відпрвлені до інших організацій. Другі-ті, що підготовлені в організації для використання в її підрозділах. Зовнішні документи, в свою чергу, поділяються на: вихідні-ті, що адресуються з організації, і вхідні-ті, що адресуються саме цій організації і отримані нею.
За ступенем достовірності розрізняють чернетки, оригінали і копії документів. Попередньою редакцією готуються черенетки документа. Оригінал- це документ в остаточній редакції, відповідно оформлений і підписаний. Копією документа називають відтворення всіх його реквізитів [Кулініченко].
Контракти підприємства діляться на дві групи, що зберігаються у різних справах. Перша група-комерційні контракти, друга група-трудові контракти з працівниками [?].
1.3 Співвідношення первинних і вторинних документів
За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і вторинні документи.
У Законі України “Про інформацію” дані такі визначення поняттям первинного і вторинного документів: первинний документ – це документ, що містить в собі вихідну інформацію; вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів [ЗУ Про інф.].
Н.М. Кушнаренко додає, що первинний документ-це документ , який створює автор і він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві,-первинні. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називаються вторинними або інформаційними.
Вторинний документ-це результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача. Вторинні (інформаційні) документи містять систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах. Первинні документи часто називають вихідними, які служать для створення документа похідного, тобто вторинного [Н.М. Кушнаренко].
У первинних документах містяться безпосередні результати наукових досліджень і розробок, нові наукові відомості або нове осмислення відомих ідей і фактів. Вони є безпосереднім результатом професійної діяльності створювачів первинної інформації-науковців, письменників, журналістів, композиторів, художників тощо. Результати їхньої діяльності - монографії, статті тощо. Первинні документи не дають інформації про інші документи, точніше, вони не призначені для зміни їх .
Вторинні документи - це результат аналітико-синтетичної переробки змісту первинних документів, спрямованої на згортання (стиснення) первинної інформації для зручності використання її в процесі створення інформаційної продукції. Тобто, у вторинних документах інформацію, що містилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Підготовка їх - сфера професійної діяльності інформаційних посередників: бібліографів, референтів-аналітиків, інших інформаційних працівників. Це бібліографічні записи, анотації, реферати, бібліографічні огляди тощо. Вважають, що вторинні документи призначені для інформування про інші документи, що вони можуть полегшити споживачам інформації орієнтуватися як у складі певного фонду документів, так і в змісті тієї інформації, що в них міститься. Завдяки цьому може відпасти потреба у зверненні до кожного з використаних первинних документів, тобто ці документи полегшують розумову працю споживача інформації [Н.М. Кушнаренко док-во].
Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний. Практично в усіх первинних документах містяться результати аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих наукових чи практичних результатів. Окремих первинних документів взагалі не може бути створено без первісної обробки даних, які є органічною складовою і становлять особливу цінність для споживачів. У вторинних документах містяться також результати попередніх досліджень, аналіз і синтез їх.
Аналіз первинних і вторинних документів, які становлять документні потоки, масиви, ресурси, фонди, дає змогу отримувати об’єктивну картину рівня розвитку економіки, науки тощо. Аналіз первинних документів дає можливість планувати і керувати розвитком усіх сфер людської діяльності, вдосконалювати їх. У процесі виявлення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, достовірності, наукової новизни й повноти інформації, яка стосується ідей, методів дослідження, його результатів.
Видова структура вторинних документів достатньо різноманітна. Її сформовано для переробки первинних джерел інформації відповідно до інформаційних потреб. Видове різноманіття вторинних документів об’єднані цільовим призначенням і методикою підготовки. Метою створення вторинних документів є інформування споживачів про потоки і масиви первинних документів, щоб у згорнутому вигляді викласти основний їхній зміст. Згортання текстів первинних документів здійснюють шляхом аналітико-синтетичної переробки різних видів, що підвищує інформаційну місткість документа. При цьому рівень згортання і характер вторинної інформації, як відображення запитів споживачів інформації, виступають провідними ознаками класифікації вторинних документів. За цим критерієм виділяють інформаційні (вторинні) документи: з бібліографічною інформацією, з реферативною інформацією, з оглядовою та аналітичною інформацією.
Вторинні документи можуть бути неопублікованими та опублікованими, періодичними, неперіодичними і продовжуваними. Разом з тим вторинні документи є інформаційними документами.
Вторинні документи часто є не самостійними документами, а частиною інших документів:монографій, дисертацій тощо. Тому, якщо стоїть завдання виявлення і кумуляції відомостей про них, треба робити аналітичний опис цих матеріалів. Призначенням вторинних документів є забезпечення суспільства вторинною інформацією [2 Кушнаренко].
1.3.1 Різновиди первинних і вторинних документів
Поділ документів на первинні і вторинні пов’язаний із діяльністю певної інформаційної системи, яка виконує функції посередника між документами і споживачами інформації. Потреба в такій системі виникає в тому випадку, коли документ не може потрапити безпосередньо до того реципієнта, якому він призначений, внаслідок так званих “інформаційних бар’єрів.” Наприклад, може бути просторовий бар’єр (коли документ і споживач віддалені один від