Виконання цих завдань можливе лише при раціональній організації всього облікового процесу і постійному контролі за ним з боку керівника, головного бухгалтера установи та органів дер-жавного казначейства, які видають дозвіл на отримання коштів на зарплату в межах кошторису.

Облік чисельності та складу працівників і використання робочого часу.

Чисельність працівників бюджетних установ визначається штатним розкладом. Штати — це перелік і кількість посад, затвер-джених вищою організацією. Для масових установ (шкіл, дитячих дошкільних закладів, лікарень, ВНЗ тощо) встановлені типові штати залежно від типу установи і обсягу роботи (кількості класів, ліжок, відвідувань поліклініки, обслуговуваного населення).

Облік персоналу бюджетних установ ведуть за професіями і спеціальностями. Оскільки бюджетні установи — це різні за своїм призначенням організації, то дуже різноманітним є і склад їх праців-ників (лікарі, учителі, медсестри, інженери). Взагалі у бюджет-них установах налічується близько 100 основних професій, кожна з яких в свою чергу поділяється на кілька десятків спеціальностей.

Залежно від виконуваних функцій персонал бюджетних уста-нов поділяється так:—

основні працівники (персонал основної діяльності), на яких покладено виконання головних функцій у відповідній бюджетній

установі (педагогічний персонал, професорсько-викладацький склад, лікарі)—

адміністративно-управлінський персонал, який забезпечує керівництво та раціональне функціонування установи (керівник установи, керівники відділів, заступники керівників)—

допоміжний обслуговуючий персонал, який виконує функції обслуговування працівників перших двох категорій і сприяє кра-щому виконанню функцій установи в цілому (середній медперсо-нал, навчально-допоміжний персонал);—

молодший обслуговуючий персонал (прибиральниці, сані-тарки)

Працівники, що обіймають посади в державних органах вла-ди та їх апараті, є державними службовцями. При прийнятті на роботу вони складають присягу державного службовця і їм при-своюється відповідний ранг (з 1 по 15) у межах встановленої кате-горії (з 1 по 7).

У бюджетних установах загальна чисельність та склад працю-ючих визначається штатним розкладом. Загальна чисельність фак-тично працюючих відповідно до штатного розкладу становить їх спискову чисельність. У той же час для виконання окремих робіт тимчасово можуть залучатися працівники, що не перебувають у штаті установи і працюють за трудовою угодою. Таких працівників зараховують до нештатного (неспискового) складу.

Оперативний облік наявності та складу персоналу установи веде відділ кадрів на підставі таких первинних документів типових форм, затверджених наказом Мінстату України від 09.10.1995р. № 253:

П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»;

П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»;

П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового до-говору»;

П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

При прийманні на роботу працівник подає до відділу кадрів оформлену відповідним чином трудову книжку, паспорт, довідку про присвоєння ідентифікаційного коду, заяву, документ про осві-ту (за потребою) тощо. Після укладання трудового договору чи кон-тракту у відділі кадрів на кожного працівника заводять особову картку, а на спеціалістів та керівних працівників — ще й особовий листок з обліку кадрів, до яких заносять анкетні та інші дані про трудову діяльність прийнятого на роботу. Кожному працюючому присвоюють табельний номер, який зберігається за ним на весь час роботи в установі.

У зміцненні трудової дисципліни та підвищенні продуктив-ності праці важливу роль відіграють контроль своєчасності явок на роботу, облік відпрацьованого часу та часу залишення роботи. Облік виходу на роботу та залишення роботи здійснюється за до-помогою системи реєстрації, яка може бути:

а) перепусткова, при якій працівник, прийшовши на роботу, здає свою перепустку, а після закінчення роботи отримує її. Черго-вий працівник реєструє час виходу на роботу і залишення роботи у спеціальному реєстрі;

б) рапортна, при якій контроль здійснюється на підставі ра-порту працівника відділу про явку (неявку) працівників на роботу;

в) карткова, при якій за допомогою контрольного годинника автоматично фіксується час прибуття на роботу в особовій картці

працівника;

г) жетонна, при якій реєстрація здійснюється за допомогою же-тонів, на кожному з яких проставлено табельний номер працівника.

Основним джерелом інформації про використання робочого часу є дані табельного обліку, які знаходять відображення у «Та-белі обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати» т. ф. № П-12. Табель — це іменний список працівників у розрізі відповідних структурних підрозділів, який складається до початку місяця в алфавітному порядку особою, призначеною кері-вником установи. У ньому повинні бути такі дані: табельний но-мер, прізвище, ім'я та по батькові працівника, його посада, ранг, оклад (ставка), кількість відпрацьованих годин за кожен день. Впро-довж місяця у табелі у вигляді умовних позначень фіксуються та-кож усі неявки на роботу на основі поданих документів — листків про тимчасову непрацездатність, викликів до військкомату, наказів про відпустку

Табель обліку відпрацьованого часу може вестися двома спо-собами:

1) шляхом щоденного відмічання у табелі всіх, хто з'явився на роботу, запізнився, працював понад встановлену норму часу тощо;

2) шляхом реєстрації лише відхилень від нормального вико-ристання робочого часу.

У кінці місяця визначається загальна кількість відпрацьова-них днів і годин та кількість днів неявок з окремих причин із запи-сом їх у відповідній графі. При цьому оплачувані дні неявок, доз-волені законом (відрядження, виконання державних обов'язків та ін.), включають до загального підсумку відпрацьованих днів і ок-ремо не показують. Підписує табель керівник структурного підроз-ділу, після чого його здають до бухгалтерії.

Нормальна тривалість робочого часу згідно КЗпП не може перевищувати 40 годин на тиждень, але для деяких категорій праців-ників бюджетної сфери законодавче встановлено скорочену три-валість робочого часу (викладачі, вчителі, лікарі та ін.), враховую-чи підвищене інтелектуальне і нервове напруження їх праці.

Для контролю за ефективністю та якістю праці у деяких бюд-жетних установах застосовують її нормування шляхом встановлен-ня обсягу робіт, який необхідно виконати у зазначений термін і на відповідному якісному рівні. Так, у вищих навчальних закладах для