Термін відрядження визначається керівником установи, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а за кор-дон — 60. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження про дату вибуття та прибуття до місця постійної роботи. При цьому датою повернення вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За час відрядження виплачуються добові з розрахунку 18грн за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день від'їзду та день приїзду (незалежно від години дня від'їзду та приїзду). Дати від'їзду та приїзд}' (при можливості) звіряють з відмітками на проїз-них документах.

За наявності підтверджуючих документів відрядженій особі установою відшкодовується вартість витрат на оплату за житлове приміщення (готель, гуртожиток).у розмірі фактично спла-ченої суми з урахуванням додаткових побутових послуг, що нада-ються у місцях проживання і включені до квитанції (користування холодильником, телевізором, телефоном у межах місця відряджен-ня), але не більше 10% норм добових витрат за всі дні прожи-вання. За бронювання місця в готелі відрядженому відшкодовують-ся витрати в розмірі не більше 50% вартості проживання за»добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Для державних службовців та працівників установ, які по-вністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних асигну-вань, при відрядженні за кордон встановлені граничні норми до-бових та відшкодування витрат на наймання житлового приміщен-ня залежно від країни відрядження. Так, найнижчі (станом на 1 лип-ня 2003 р.) максимальні суми добових (до 25 дол. США) встанов-лені для відряджених до деяких країн СНД, а найвищі (до 50 дол. США) — при відрядженні до економічно розвинутих країн далеко-го зарубіжжя (Японія, США, Бельгія, Німеччина). Макси-мальні норми витрат на наймання житлового приміщення колива-ються від 90 до 250 дол. США на добу. Аванс відрядженому за кор-дон видається у національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. При цьому перерахунок суми авансу в долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом, вста-новленим НБУ на день складання кошторису витрат на відряджен-ня.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постіль-ними речами у поїздах, страховими платежами на транспорті, по-датком на додану вартість за придбані проїзні документи. Усі ці витрати повинні бути підтверджені відповідними документами в оригіналі.

За час перебування за кордоном працівникові відшкодовують-ся також витрати:—

на проїзд за місцем відрядження;—

на оформлення закордонних паспортів, отримання віз, обо-в'язкове страхування;—

на оплату телефонних рахунків.

Якщо у вартість рахунка за проживання в готелі включена вартість харчування, то сума добових зменшується відповідно: при одноразовому харчуванні — на 20%; при дворазовому — на 40% і при триразовому харчуванні в готелі — на 60%. Витрати на побу-тові послуги в готелях обмежені рамками 10% від норми добових за всі дні проживання, витрати на проживання понад встановлені норми та деякі інші — з дозволу керівника установи.

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструкціями Національної академії наук України. Кошти на експедиції видаються відповідно до затвердженого кошторису.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відряд-ження з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіна-лі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квит-ки, рахунки, чеки, квитанції). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлен-ня звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Перевірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження керівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення про затвердження звіту.

У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахува-ти суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з до-триманням вимог чинного законодавства.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахун-ку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» до синтетичного ра-хунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому ж субра-хунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ-ляються такими бухгалтерськими проведеннями (табл. 4.2).

Зазначені господарські операції відображають у «Меморіаль-ному ордері № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з * підзвітними особами» т. ф. № 386 (бюджет) (Додаток Є) записи в якому здійсню-ють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та ана-літичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися у накопичувальній відомості відпо-відно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопи-чувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у