Адміністрація установи зобов'язана створити для цих праців-ників умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збе-реження матеріальних цінностей. З цією метою матеріали повинні зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальними приладами, що забез-печують точність визначення кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі використовують багато матеріалів і є декілька сховищ, то за кожним з них бажано закріпити певну групу матеріалів: будівельні матеріали, нафтопродукти, тверде паливо, запасні частини і ремонтні матеріали, отрутохімікати і добрива, господарські матеріали, насіння, корми, матеріали для навчаль-них та наукових цілей, спеціальне обладнання тощо. Кожен склад необхідно відповідним чином обладнати стелажами, чарунками, піддонами, секціями, інвентарною тарою. Для забезпечення швид-кого приймання та видачі матеріалів, а також проведення їх інвен-таризації на кожному місці зберігання матеріалів необхідно при-кріпити ярлик з найменуванням матеріалу, його марки, сорту, ти-порозміру, номенклатурного номера, одиниці вимірювання, нор-ми запасу, ціни.

Кожному місцю постійного зберігання матеріалів (складу, ко-морі, сховищу), якщо їх декілька, присвоюють шифр (номер, код), який потім вказують у всіх прибуткових і видаткових первинних та зведених документах про рух матеріальних цінностей.

Для належної організації обліку та схоронності матеріалів на складах необхідно:—

забезпечити збереження товарно-матеріальних цінностей лише в закритих приміщеннях та під постійною охороною. Відкриті майданчики для зберігання будівельних матеріалів, палива тощо навалом (у буртах) повинні бути огороджені для обмеження досту-пу сторонніх осіб;—

усі місця зберігання матеріалів обладнати протипожежним інвентарем;—

встановити чіткий графік роботи складу, дотримуватись постійного порядку в розміщенні матеріалів на складі, своєчасно відображати в облікових регістрах складського обліку рух матері-альних цінностей та визначати залишки;—

визначити коло осіб, відповідальних за приймання, збері-гання та відпуск матеріальних цінностей, за правильне і своєчасне оформлення таких операцій та відображення їх в обліку. Ознайо-мити відповідальних осіб з чинним законодавством щодо матері-альної відповідальності робітників та службовців за збитки, зав-дані установі, а також з діючими інструкціями, нормативами та правилами приймання, зберігання, обробки, перевезення, відпус-ку (продажу), використання у виробництві переданих їм матеріаль-них цінностей. Укласти з матеріально відповідальними особами письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відпові-дальність за збереження товарно-матеріальних цінностей;—

встановити перелік посадових осіб, яким надано право підписувати документи на одержання продуктів і матеріалів, вида-чу пропуску для вивезення матеріалів з території складу та за межі установи;—

забезпечити зразками підписів (керівника, головного бух-галтера, бухгалтера матеріального обліку тощо) усіх матеріально відповідальних осіб, контрольно-пропускну службу, бухгалтерію. Довести до всіх посадових осіб графіки обробки документів та пе-редачі їх до бухгалтерії;—

своєчасно і якісно проводити інвентаризацію товарно-мате-ріальних цінностей, оформляти і відображати в обліку й результати;—

працівникам бухгалтерії не рідше 2—3 разів на місяць здійснювати безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку правильності оформлення первин-них документів та ведення складського обліку, складання звітності про рух товарно-матеріальних цінностей (з відповідними помітка-ми у регістрах складського обліку);—

приймати та звільняти матеріально відповідальних осіб за погодженням з головним бухгалтером установи з обов'язковим проведенням інструктажу. Приймання та передавання складу іншій матеріально відповідальній особі проводити за актом лише після суцільної інвентаризації усіх цінностей на складі.

Надходження матеріалів на склад оформляється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника (рахунку, акті, накладній, товарно-транспортній накладній) або ж прибутковим ордером, який виписує матеріально відповідальна особа і додає до супровідних документів постачальника. При централізованій доставці матеріальних цінностей їх приймання підтвер-джується не лише розпискою матеріально відповідальної особи у супровідному документі постачальника, але й штампом (печаткою) бюджетної установи. Так же оформляються документи при переве-зенні матеріалів залученим автотранспортом.

Відпуск матеріалів зі складу здійснюють на підставі відповід-них документів, оформлених належним чином і затверджених (підписаних) керівником установи. Усі видаткові документи на відпуск матеріалів зі складу об'єднують у дві групи: разові та нако-пичувальні. Разові документи після використання (видачі матері-алів) у той же день відображають у регістрах складського обліку. Накопичувальні документи заносять до облікових регістрів тільки після їх закриття, але не пізніше останнього дня звітного місяця. Кількість виданих матеріалів з накопичувальних документів пере-носиться до регістрів складського обліку загальною сумою після їх повного оформлення і закриття.

Кількісний облік продуктів і матеріалів на складі ведуть мате-ріально відповідальні особи у розрізі найменувань, сортів, категорій, профілів, типорозмірів або інших якісних відмінностей (оз-нак) за номенклатурними номерами у «Книзі складського обліку запасів» (т. ф. № 3-9). При значній кількості цінностей їх облік мож-на вести у «Картках складського обліку матеріалів» (т. ф. № М-12).

Картки складського обліку відкривають у бухгалтерії і запи-сують в них номер складу, найменування та якісні ознаки матері-алів, одиницю вимірювання, номенклатурний номер, облікову ціну, ліміт запасу, залишок на початок року (залишок повинен підтвер-дити підписом бухгалтер матеріального відділу). Після цього кар-тку реєструють у спеціальному журналі, присвоюють їй порядко-вий номер і передають на склад під розписку матеріально відпові-дальної особи у цьому журналі (реєстрі).

На складі картки зберігають у спеціальних ящиках-картоте-ках, де їх розміщують за номенклатурними номерами у розрізі об-лікових груп матеріальних цінностей. Картотеки повинні бути об-ладнані спеціальними пристроями, що полегшують використання карток: опорними пластинками для підтримання карток у верти-кальному положенні, розподілювачами для відокремлення одно-рідних груп карток, індикаторами з позначенням шифрів, кодів, номенклатурних номерів або букв, за якими згруповано картки. Усе це забезпечує можливість легко знайти необхідну картку, швид-ко зареєструвати господарську операцію, згрупувати об'єкти об-ліку за певною ознакою, звірити облікові дані карток з даними ана-літичного обліку в бухгалтерії, скласти звіт про рух матеріалів.

На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа щоденно робить відповідні записи у книзі або у