Періодично завідувач складом на підставі первинних докумен-тів складає «Реєстр приймання-здавання документів» (т. ф. № М-18) і разом з доданими до нього документами здає у бухгалтерію під розписку бухгалтера на другому примірнику реєстру. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення документів для складання реєстру, ведення книги (карток) складського обліку і використовує документи для бухгалтерського обліку руху товарно-матеріальних цінностей та фактичних видатків установи.

За рішенням головного бухгалтера матеріально відповідальні особи можуть складати замість реєстру приймання-здавання доку-ментів «Звіт про рух матеріальних цінностей на складі», до якого записувати лише ті цінності, за якими відбувалися надходження та відпуск протягом звітного місяця. До такого звіту заносять кожен документ про надходження та відпуск матеріалів, вказують зали-шок цінностей на початок і кінець місяця, тому він може виконува-ти роль регістра аналітичного обліку.

3.8. Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії

Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії можна вести трьо-ма різними способами: паралельно-картковим (книжковим), в обо-ротних відомостях, оперативно-бухгалтерським (сальдовим). Ос-танній метод вважають найбільш раціональним. Зупинимося ко-ротко на характеристиці особливостей кожного з цих методів.

Паралельно-картковий (або паралельно-книжковий) метод передбачає, що в бухгалтерії ведеться кількісно-сумовий облік за всіма номенклатурними номерами товарно-матеріальних ціннос-тей, для чого для кожного виду (облікової групи) відкривають карт-ку кількісно-сумового обліку (т. ф. № 3-7) або відповідну кількість сторінок у «Книзі кількісно-сумового обліку» (т. ф. № 3-6). Записи у ці регістри аналітичного обліку здійснюють на підставі первин-них документів, що надійшли від матеріально відповідальних осіб. Укінці місяця визначають обороти і залишки з кожного аналітич-ного рахунка і складають «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-11), підсумки яких звіряють з даними синтетичного обліку. Таким чи-ном, при цьому методі кількісний облік матеріалів у бухгалтерії і на складі дублюється, що значно підвищує його трудомісткість та вартість і викликає часте відставання аналітичного обліку від син-тетичного. Але він забезпечує подвійний контроль за рухом та збе-реженням матеріалів, постійне порівняння даних обох видів обліку (складського й аналітичного), своєчасне виявлення помилок, підви-щення достовірності облікових даних. Тому в невеликих бюджет-них установах цей метод застосовують досить часто і успішно.

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ве-дуться лише «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-11) кількісно-сумово-го обліку за матеріально-відповідальними особами і видами цінно-стей (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця — кількість і сума). Записи в такі оборотні відомості виконують на підставі первинних документів та їх реєстру за місяць (окремо з надходження і видатку), який складають для кожної ма-теріально відповідальної особи у розрізі номенклатурних номерів. Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку. Залишки на початок місяця у такому звіті звіряють із за-лишками на кінець попереднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття матеріалів — з доданими до звіту первин-ними документами, залишки на кінець звітного місяця виводять у звіті та порівнюють з даними карток складського обліку. Підсум-ки звіту переносять до оборотної відомості. Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відповідальними особами звіря-ють з даними синтетичного обліку. Оборотні відомості за цим ме-тодом ведуть у вигляді зшитка з вкладними аркушами. Наймену-вання матеріалів та їхні номенклатурні номери записують лише один раз на початку року, а щомісяця заносять на вкладні аркуші дані про рух матеріалів та їх залишки на кінець місяця.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріа-лів широко застосовують у бюджетних установ ах, що мають знач-ну облікову номенклатуру матеріалів, та в централізованих бухгал-теріях. Цей метод поєднує в одному процесі аналітичний облік ма-теріалів у бухгалтерії з оперативним обліком на складах, що сприяє поліпшенню обліку матеріалів та посиленню контролю за їх вико-ристанням, зменшенню кількості бухгалтерських записів з обліку матеріалів, усуненню дублювання кількісного обліку матеріалів на складах і в бухгалтерії. Все це значно підвищує оперативність і точність бухгалтерського обліку матеріалів, знижує його тру-домісткість та підвищує ефективність праці облікових працівників.

При цьому методі облік матеріалів на складах ведеться тільки в натуральних вимірниках, а в бухгалтерії — тільки у грошовому виразі за твердими (постійними) обліковими цінами у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та груп матеріалів.

Впровадження сальдового методу передбачає проведення відповідної підготовчої роботи: розробку номенклатури-цінника на всі матеріали, що використовуються в установі; визначення єди-них планово (розрахунково)-облікових цін; планування системи документообігу і суворого дотримання порядку оформлення пер-винних документів; систематичну (щотижневу) перевірку праців-никами бухгалтерії правильності ведення складського обліку.

Матеріально відповідальні особи передають первинні докумен-ти у бухгалтерію після попередньої перевірки бухгалтером повно-ти і правильності їх рознесення у регістри складського обліку. У кінці місяця завідувач складу виводить залишки у цих регістрах і переносить їх з карток складського обліку в «Сальдову книгу (відомість)», яку передає до бухгалтерії. У бухгалтерії залишки ма-теріалів таксують (розцінюють) за твердими цінами і визначають суму залишків за окремими групами матеріалів у розрізі матері-ально відповідальних осіб. Ці залишки звіряють з даними аналі-тичного