Заповнення журналу господарських операцій відбувається одним з двох .способів або шляхом реєстрації господарських операцій вручну (всі дані при цьому вводяться з клавіатури), або шляхом обробки документів, створених в інших розділах програми.

Для спрощення та прискорення реєстрації господарських операцій використовуються шаблони з відповідного словника, що викликається на екран шляхом виконання команд:

"Словари"- "Образцы"- "Хозяйственные операции".

Частину даних також можна скопіювати, за допомогою функції "Размножить" із аналогічної господарської операції, зареєстрованої раніше.

Кожна зареєстрована п журналі обліку господарська операція складається з заголовку і специфікації - набору бухгалтерських проводок. Заголовок складається із загальних характеристик господарської операції. Специфікація господарської операції складається з необмеженого числа бухгалтерських проводок, кожна з яких описує рух коштів з одного рахунку на інший.

Документи, якими оформлюється операція, можуть бути зареєстровані в програмі, але допускається і можливість не реєструвати їх в програмі, при чому достатньо тільки перенести з нього необхідні дані в журнал обліку господарських операцій (обробити документ в журналі обліку). Як тільки дані документа потрапили в журнал обліку господарських операцій, вони відразу відображаються на рахунках бухгалтерського обліку і в бухгалтерській звітності.

Якщо документ був сформований або зареєстрований в певному розділі програми, його обробка значною мірою автоматизована. На основі такого документу за попередньо заданим правилом формується запис в журналі обліку господарських операцій.

Якщо документ не був зареєстрований в програмі і зберігається лише на папері, господарська операція формується вручну. Програмна програма пропонує різні способи для полегшення цього процесу. Так, наприклад, можна користуватися спеціально запропонованими зразками або обирати за зразок вже зареєстровану подібну господарську операцію.

Регістри документів, що використовуються в програмі, за зовнішнім виглядом нагадують облікові регістри. Інформація з документів може бути перенесена до журналу реєстрації господарських операцій, хоча цього можна і не робити, оскільки реєстрація документу в електронному вигляді не є обов'язковою. Наприклад, платіжний документ, що надійшов від іншого підприємства, можна не вводити в програму в електронному вигляді, а лише використати для введення тільки ту інформацію, яка є необхідною для правильного ведення бухгалтерського обліку. Інформацію можна вводити відразу в журнал реєстрації господарських операцій.

Для використання журналу реєстрації господарських операцій необхідно виконати дії:

"Учет " - "Хозяйственные операции".

Головне вікно розділу "Хозяйственные операции" має дві таблиці. В одній наводиться список господарських операцій, в іншій - список проводок господарської операції, вибраної в першому списку {дар, рив. 4rf2^-

При реєстрації нової господарської операції є можливість послідовно створити господарську операцію у верхній таблиці, задавши при цьому характеристики заголовку операції, а потім зареєструвати в нижній таблиці всі проводки. Але методично правильніше поступити дещо інакше. У формі, яка з'являється при реєстрації господарських операцій, є закладка "Проводки", на цій закладці є список проводок, аналогічний розташованому в нижній частині головного вікна розділу "Хозяйственные операции". Використовуючи цей. список, можна задати (або відкоригувати) необхідні проводки.

Сума господарських операцій не вводиться користувачем, а розраховується автоматично. Якщо проводка одна, то сума в заголовку збігається з сумою єдиної проводки. Якщо ж в господарській операції декілька проводок, як суму в заголовку господарської операції, програма використовує максимальну суму обороту по дебету або по кредиту одного з рахунків, який приймає участь в проводках. '

Так, наприклад, господарська операція має дві проводки, перша з яких відображає надходження грошових коштів в касу від покупців за відвантажені товари, а друга - виділення ПДВ із отриманої суми:

Д-т |

К-т |

Сума, грн.

301 |

702 |

1800

702 |

641 |

300

Максимальна сума обороту та, відповідно, сума в заголовку господарської операції, - 1800 гривень.

Після закінчення звітного періоду, на основі даних господарських операцій і реєстру залишків по рахункам відбувається розрахунок кінцевих залишків. Ці залишки можна відкоригувати вручну, однак необхідність в цьому виникає лише тоді, коли необхідно виправити складні помилки або здійснити нестандартні бухгалтерські операції. Потім ці залишки, але вже як початкові, переносяться на початок наступного звітного періоду. Початкові залишки на початку роботи програми вводяться в програму вручну.

Програмою передбачено для ведення початкових залишків використовувати спеціальний документ, в якому зазначається дата, на яку вводяться залишки по конкретних синтетичних рахунках. Для мультивалютних рахунків залишки задаються окремим рядком для кожного виду валюти (крім валютних залишків). По кожній валюті вказується сума в базовій валюті, еквівалентна залишкам в іноземній валюті. Таким чином, залишки по одному синтетичному рахунку можуть задаватися кількома рядками.

Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, кожен рядок залишків по синтетичному рахунку може бути доповнений кількома рядками залишків по аналітичних рахунках. Можна задавати залишки не лише по зареєстрованих аналітичних рахунках, але й по "пустому" (тобто без номера) аналітичному рахунку, але лише для тих синтетичних рахунків, для яких в Плані рахунків зареєстрований хоча б один аналітичний рахунок. Якщо синтетичний рахунок не має жодного аналітичного рахунку, то і залишки по аналітичних рахунках для такого синтетичного рахунку задавати не можна.

Для введення залишків по рахункам потрібно виконати наступні команди: "Учет"- "Остатки средств по счетам".

У вікні, що відкрилося за допомогою команди додавання нового запису, вводяться залишки по рахунках бухгалтерського обліку, причому можна вводити залишки як для синтетичних, так і для аналітичних рахунків.

При введенні залишків по рахунках з типовою формою обліку, для яких формується залишок розгорнутого типу ("Поставщики", "Покупатели", "Подотчетные лица", "Дебиторы/кредиторы") вводиться дебетова і кредитова сума залишку.

Введення залишків по аналітичних рахунках відбувається за допомогою окремих документів:–

по запасах використовується документ "Остатки