Внаслідок наведених вище причин облікові відомості можуть не відповідати дійсній наявності засобів в господарстві та не можуть бути використаними в господарській діяльності підприємства.

Усунути наведені недоліки можна завдяки вчасно проведеній інвентаризації.

Під інвентаризацією необхідно розуміти перевірку та оцінку фактичної наявності об'єкту контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наявність розпорядчого документу, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту, реєстрація та оцінка фактів, нормативно-правове регулювання, бухгалтерська обробка документів, узагальнення та реалізація результатів, прийняття рішень.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність ваговимірних приладів.

За частотою проведення інвентаризації поділяються на періодичні та разові (річні).

Періодичні інвентаризації проводяться за ініціативою власника, керівника або іншої уповноваженої особи, яка відповідає за проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві. Вони можуть бути щоквартальні та місячні. Мета таких інвентаризацій – контроль за збереженням майна, виявлення втрат, природного убутку, недостач, можливих помилок та зловживань, контроль над роботою матеріально відповідальних осіб.

Разові інвентаризації є річними і проводяться перед складанням фінансової звітності. Вони є суцільними та повними.

За охопленням матеріально відповідальних осіб інвентаризації поділяються на індивідуальні і наскрізні інвентаризації.

Індивідуальні інвентаризації – це перевірка певного виду майна у однієї матеріально відповідальної особи або бригади. Наскрізна інвентаризація охоплює перевіркою конкретні види майна у всіх матеріально відповідальних осіб даного підприємства. Проведення таких інвентаризацій дозволяє усунути можливість “взаємної виручки” без документального перекидання майна або оформлення внутрішніх безтоварних операцій.

Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

За характером проведення інвентаризації поділяють на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

За способом проведення інвентаризації поділяються на суцільні та несу цільні.

Суцільні інвентаризації передбачають перевірку всіх без винятку цінностей, що знаходяться в підзвіті тієї чи іншої матеріально відповідальної особи. Несу цільна інвентаризація охоплює перевіркою лише деякі цінності у певної матеріально відповідальної особи. Таку інвентаризацію порівняно легко організувати у будь – який час без припинення роботи підприємства.

З огляду на те, що інвентаризація ґрунтується на зіставленні кількох величин, її слід розцінювати як безальтернативний засіб пізнання, особливо в практично-прикладному тлумаченні. Інвентаризація є інструментом дослідження економічної реальності, яка пізнається в порівнянні.

Інвентаризація дозволяє перевірити достовірність документального оформлення господарських операцій і достовірність їх відображення в бухгалтерському обліку, а також внести необхідні виправлення і уточнення в облікові регістри. Там, де немає добре організованої інвентаризаційної роботи, факти зловживань не є одиничними, вони не виявляються роками.

Отже, інвентаризація є важливим заходом, в проведенні якого повинні бути зацікавлені власник, керівник, головний бухгалтер підприємства і, за певних обставин, матеріально відповідальна особа.

Поняття інвентаризації в процесі еволюції суспільства трансформувалось з найпростішої форми здійснення дій по перерахунку, перемірюванню, зважуванню, метою яких було відображення фактичного стану об'єкту, до дій щодо виявлення фактичної наявності майна (складання інвентарю) з метою визначення власного та залученого капіталу, вкладеного в справу, і визначення фінансового результату від господарської діяльності.

В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об'єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, відповідно до яких він може функціонувати, та їх нормативно-правовому регулюванні.

Завданнями інвентаризації є:

- забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, нематеріальних, природних та енергоресурсів відповідно до затверджених норм, планів тощо;

- виявлення майна, що втратило свою якість, зіпсованого, невикористаного і непотрібного у господарстві, а також того, що знаходиться поза обліком;

- встановлення реального фізичного стану (з урахуванням зносу) і оцінки необоротних активів та інших засобів праці, що обліковуються на балансі;

- виявлення стану розрахунків, встановлення фактичної наявності або підтвердження дебіторської заборгованості;

- виявлення понаднормове використаних та невикористаних матеріальних