Разом із цим, відповідно до законів України "Про прокуратуру", "Про службу безпеки в Україні", "Про міліцію", "Про державну податкову службу в Україні" та організаційно-правових основ боротьби з організованою злочинністю судово-слідчі органи, що проводять дізнання, можуть призначати повторні або додаткові ревізії з тих чи інших питань з обов'язковим проведенням інвентаризацій цінностей на об'єктах. Потреба в таких інвентаризаціях здебільшого виникає у тих випадках, коли попередня ревізія проводилася без інвентаризації цінностей.

В окремих випадках потреба в інвентаризації цінностей виникає під час ревізій за завданням судово-слідчих органів, коли неправильно визначена наявність і розмір нестач, лишків та інших матеріальних витрат, період їх виникнення та відповідальні особи.

Потреба в інвентаризації виникає і в разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії щодо недовантаження товарів. Тоді проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені зазначені претензії.

Згідно з цією Інструкцією №69, відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об'єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим. Головний бухгалтер або особа, юридична чи фізична, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку, має забезпечити дотримання норм законодавства та правил її проведення. Матеріали інвентаризації і рішення інвентаризаційної комісії щодо регулювання розходжень затверджуються керівником підприємства із включенням результатів у звіт за період, в якому закінчена інвентаризація, а також у річний звіт, та викладаються у примітках до фінансової звітності.

До переліку умов, які повинен створити керівник для результативного проведення інвентаризації, можна зарахувати: обмеження на період інвентаризації кількості прибутково-витратних операцій, які проводяться на об'єкті інвентаризації; надання в розпорядження комісії необхідної техніки та відповідних працівників для проведення підготовчих робіт (групування, сортування, переміщення, укладання, обмірювання, переважування ТМЦ).

Треба зазначити, що пункт 2 Інструкції №69 не враховує змін, які відбулися в законодавстві України протягом останнього часу. Так, Закон про БО категорію "керівник" трактує в ширшому розумінні, ставлячи при цьому на перше місце власника. Очевидним є те, що, наприклад, у господарських товариствах визначення відповідальної за інвентаризацію особи має бути обумовлене в засновницьких документах. Ми ж надалі писатимемо "керівник", маючи на увазі вищесказане. Приблизно така ж ситуація склалась і щодо головного бухгалтера. Тепер функції головного бухгалтера може виконувати особа (юридична або фізична), яка веде бухгалтерський облік на підставі укладеного договору. Тому надалі ми матимемо це на увазі, а писатимемо - головний бухгалтер.

Для проведення інвентаризаційної роботи письмовим наказом керівника на підприємстві створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керівника структурного підрозділу або іншого працівника апарату управління (для малих підприємств), головного бухгалтера (старшого бухгалтера на правах головного) або його заступника (якщо таких немає - іншого працівника бухгалтерії).

До складу комісії доцільно було б включати фахівців, добре обізнаних зі складськими справами (технологіями зберігання ТМЦ), інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобу (об'єкта основних фондів), економістів та рахівників, спеціалістів з маркетингу (які добре знають облікову справу і можуть скласти ринкову вартість будь-якого активу). Комісію очолює керівник підприємства або його заступник (головний інженер).

Суттєвим моментом є те, що Інструкція №69 нічого не говорить про включення до складу комісії матеріально відповідальних посадових осіб підприємства. Це є важливим фактором для малих підприємств, де кількість працівників обмежена і часто просто немає з кого вибирати.

Під час створення інвентаризаційної комісії керівникові слід пам'ятати, що до завдань, які ставляться перед її членами, належить оцінка активів та зобов'язань підприємства. А це: визначення ринкової вартості будь-якого облікового об'єкта; визначення технічного стану основних засобів та прийняття рішення про доцільність їх подальшого використання; визначення потреби в проведенні ремонтів технічних засобів та ефективності проведення незакінчених ремонтів; аналіз стану дебіторської та кредиторської заборгованості підприємства та знаходження шляхів прискорення розрахунків; здійснення оцінки первинної вартості інвестицій та їх оцінка на дату балансу тощо. Вирішувати такі завдання під силу спеціалістам високої кваліфікації, які вільно й легко орієнтуються в області придбання та використання активів підприємства, обліку та контролю за цими активами, вміють і хочуть діяти на позитивний результат і далеку перспективу.

У цьому руслі мені згадалося про те, що деякі автори пропонують вносити до списку комісії не конкретних посадових осіб, а посади, які ці люди обіймають. У такому разі при звільненні когось із членів комісії з посади не треба вносити змін до наказу, оскільки особа, яка приходить на місце звільненого, автоматично стає членом інвентаризаційної комісії. Автор вважає такий підхід неприйнятним. Економія часу і паперу при цьому мізерна, а шкода (наслідки) від такого (формального) підходу можуть бути величезними.

Згідно з чинним законодавством, інвентаризаційна комісія несе всі види відповідальності, як перед законами України, так і перед керівником підприємства. Відповідальність за порушення норм і правил її проведення може настати:

за несвоєчасність і недодержання порядку проведення інвентаризації, визначеного письмовим розпорядженням (наказом) керівника підприємства і врегульованого чинним законодавством України;

за неповну і неточну інформацію, внесену в інвентаризаційні описи та в інші інвентаризаційні документи;

за невідповідність внесених до описів відмітних ознак ТМЦ (тип, сорт, марка, розмір), за якими визначають їх ціну;

за неправильне і неточне, несвоєчасне оформлення інвентаризаційних документів, що не відповідає встановленому на підприємстві порядку.

Керівник підприємства має