Очевидним є те, що при частковій інвентаризації оформляються тільки ті документи, які стосуються окремо взятого об'єкта інвентаризації.

Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення. Слід застерегти не в міру легковажних керівників та бухгалтерів, які ставляться до цього етапу з недостатньою серйозністю, що на практиці наказ є основним внутрішнім документом, який регламентує порядок проведення та об'єкти інвентаризації, строки проведення інвентаризації та оформлення необхідної документації. В окремих випадках без нього правові інститути держави не візьмуть до розгляду будь-яку справу, що стосується інвентаризації. Тому при його складанні слід ретельно підбирати формулювання статей, включати до його змісту, на перший погляд, зайві пункти, які в майбутньому можуть відіграти вирішальну роль під час прийняття того чи іншого судового рішення за її наслідками. Приблизний зміст наказу наведений у Додатку 4. - НАКАЗ ПРО ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ.

Перед проведенням інвентаризації керівник підприємства збирає всіх причетних до інвентаризації осіб і проводить інструктаж з метою роз'яснення їм цілей, методів та порядку проведення інвентаризації, уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації, і таке інше.

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Потім матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, у якій підтверджують, що всі прибуткові і витратні документи здані до бухгалтерії і всі матеріальні цінності, довірені їм для зберігання, знаходяться в приміщенні складу або інших місцях (приблизний зміст розписки наведений у Додатку 5 - РОЗПИСКА).

Інвентаризація повинна проводитися в присутності всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності - з обов'язковою участю бригадира.

Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то насамперед підраховується наявність готівки:

- реєструються показники лічильників касових апаратів;

- готівка звіряється з показниками касового апарата.

При інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються.

Також до початку інвентаризації перевіряється стан вимірювального господарства - точність ваг, важків та іншої апаратури.

Усі дані, отримані інвентаризаційною комісією під час інвентаризації, вносяться нею до інвентаризаційних описів (актів інвентаризації), в яких назва цінностей і їх кількість наводиться в номенклатурі і одиницях виміру, прийнятих в обліку.

Щоб виключити можливість внесення змін без відома комісії, на кожній сторінці опису (акта) літерами проставляється кількість порядкових номерів цінностей (позицій), записаних на цій сторінці, і загальна кількість у натуральному вимірі, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) вони відображені.

Виправлення і підчистки в інвентаризаційних описах не допускаються. Виправлення помилок здійснюється у всіх примірниках описів. При цьому неправильний запис перекреслюється однією лінією (щоб його можна було прочитати), а зверху наноситься правильний запис. Всі виправлення повинні бути застережені і завірені всіма членами комісії.

У разі якщо проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству, облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

При проведенні раптових інвентаризацій усі товарно-матеріальні цінності підготовляються до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - завчасу. Вони повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

Якщо матеріально відповідальні особи виявляють після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, відділу, секції тощо) заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки зазначених фактів та їх підтвердження здійснює виправлення помилок.

Контрольні перевірки інвентаризації повинні проводитись постійно діючою інвентаризаційною комісією з участю членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу (комори, секції тощо), де проводилась інвентаризація. При цьому звіряються з описом найбільш цінні матеріальні цінності та ті, що користуються підвищеним попитом.

Прийоми і способи, якими користуються спеціалісти під час проведення контрольних перевірок оперативних та бухгалтерських даних, поділяють на загальні та часткові. До загальних можна зарахувати вищезгадані переважування, перемірювання, перерахунок тощо. Що стосується часткових, то один із способів, який знайшов практичне застосування, полягає ось у чому: до залишку товару відповідного найменування, визначеного в попередньому інвентаризаційному описі, що складений до початку облікового періоду, додають кількість облікових одиниць товару, що перевіряється, які надійшли за час після останньої інвентаризації (протягом періоду, що досліджується) і віднімають кількість одиниць цього товару, які вибули за цей період (у нашому випадку - рік). Отримана величина показує максимально точний (за умови, що попередня інвентаризація була зроблена правильно) залишок такого товару на кінець інвентаризаційного періоду, за який проводиться контрольна перевірка. В подальшому отриманий розрахунковий залишок товару порівнюють із залишками інвентаризаційного опису, а в разі потреби - із залишками оперативного (складського) обліку, які мали бути ідентичними. Розходження в цифрах свідчить про те, що облік, який здійснюється на цей момент на цьому підприємстві, перебуває в плачевному стані і потребує кардинальних змін.

При проведенні