На базі зробленого розрахунку не становить труднощів заповнити акт контрольної перевірки (додаток №1 до Інструкції №69 (див. Додаток 7 - АКТ КОНТРОЛЬНОЇ ПЕРЕВІРКИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ЦІННОСТЕЙ.))

При виявленні значних розходжень між даними інвентаризаційного опису і даними контрольної перевірки призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей.

Керівник підприємства повинен терміново після доповіді постійно діючої інвентаризаційної комісії розглянути питання про відповідальність першого складу робочої інвентаризаційної комісії, яка припустилася порушення при проведенні інвентаризації цінностей.

Реєстрацію проведених контрольних перевірок здійснює бухгалтерія у спеціальній книзі (додаток №2 до Інструкції №69, див. Додаток 8 - Книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій.)

Наостанку - кілька слів про інші способи перевірки правильності даних бухгалтерського, оперативного обліку і результатів інвентаризації. Серед них важливим є спосіб порівняння даних прибутково-видаткових документів, що безпосередньо відображають рух товарно-матеріальних цінностей чи грошових коштів з документами, які фіксують ті ж самі операції в інших аспектах (наприклад, порівняння прибутково-видаткових накладних з їх оплатою, яка здійснюється за готівку або шляхом перерахування коштів на розрахунковий рахунок; перевірка даних книги касира-операціоніста з даними касових чеків і контрольних стрічок касового апарата; перевірка фактичного виконання робіт в натуральних показниках, оплачених за грошовими документами; перевірка об'єктивної можливості виконання операцій, відображених у документах, тощо).

Здебільшого цей спосіб використовують тоді, коли є підозра, що під час здійснення цих операцій відповідальними особами були допущені порушення, а документально ці операції оформлено правильно. Робоча комісія з якихось причин (чи то через недостатній досвід, чи за змовою з відповідальними особами) не зафіксувала цього в своїх документах.

Часто використовуються такі прийоми, як порівняння документів, що безпосередньо відображають рух ТМЦ та грошових коштів, з даними документів, якими оформлено інші операції, зумовлених першою операцією (зокрема, з даними про рух тари). Наприклад, якщо на підприємство надійшла одна тонна цукру, який упакований в мішки місткістю 50 кілограмів, а в обліку рахується 19 мішків тари, то очевидно, що десь криється навмисне чи ненавмисне викривлення облікових даних.

Порівняння даних оперативного обліку з даними бухгалтерського обліку застосовують для вивчення руху ТМЦ у тих випадках, коли є сигнали про причетність працівників бухгалтерії до виписування фіктивних документів, які відображають рух ТМЦ, чи взяття таких документів до обліку. І хоча дані оперативного обліку не можуть бути підставою для здійснення бухгалтерських записів, а отже, на його основі не можуть бути прийняті остаточні рішення щодо виявлених недостач (зловживань), але за документами оперативної звітності можна визначити справжній характер і обсяг операцій. Практичний досвід свідчить, що оперативний облік в більшості випадків найточніше відображає рух товарно-матеріальних цінностей чи грошових коштів.

6. Визначення результатів інвентаризації та їх відображення в обліку

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), балансові рахунки рахунки: 20, 21, 22.23, 24, 25, 26, 27, 28, забалансовий рахунок 02 найчастіше трапляється в практичній діяльності підприємств. Це один з радикальних методів контролю за збереженням оборотних активів підприємства і водночас дійовим способом нагляду за роботою матеріально відповідальних осіб. Інвентаризація ТМЦ використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції та послуг, а ще в тих випадках, коли інші способи отримання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов'язковим є проведення інвентаризації в разі зміни матеріально відповідальних осіб. А роздрібна торгівля та громадське харчування без інвентаризації сировини чи товарів просто не зможуть ефективно функціонувати.

Інвентаризація ТМЦ потребує від членів комісії постійної (неослабної) уваги, посидючості і стійкості перед спокусою отримати хабара. У багатьох випадках інвентаризація ТМЦ є чи не єдиним способом вирішення злободенних питань, які виникають в роботі того чи іншого підприємства (наприклад, при передачі складських приміщень, справ, передачі зміни в торговельному закладі тощо).

Дані про наявність тих чи інших товарно-матеріальних цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількість фактично виявлених натуральних одиниць, заносяться до інвентаризаційного опису (див. табл. 6.1). Кожна сторінка опису підписується членами комісії і матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на цій сторінці.

На останній сторінці опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені і відображені в інвентаризаційному описі правильно і повністю, жодних пропусків і не включених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально відповідальній особі.

Таблиця 6.1

Якщо на складі зберігаються ТМЦ інших підприємств, організацій, фізичних осіб, на них складається окремий опис з посиланням на документи, які підтверджують факт прийняття таких цінностей на відповідальне зберігання (зразок акта див. у табл. 6.2). Один примірник належним чином заповненого акта з інвентаризації таких ТМЦ в десятиденний строк передається (пересилається) їх власнику.

Таблиця 6.2

При інвентаризації товарів, що перебувають у дорозі, на них також складається окремий акт (див. табл. 6.3 - . При цьому комісія повинна переконатись, що такі товари справді відвантажені постачальником на адресу свого підприємства. Якщо з'ясується, що товари не були відвантажені, комісія повинна з'ясувати причину, чому відправлення товару не відбулося, і вжити заходів, щоб виправити ситуацію.

Таблиця 6.3

Інвентаризація ТМЦ, що перебувають