3)Запис порядкових числівників відрізняється від запису кількісних. Якщо запис ведеться арабськими цифрами, то порядковий числівник вводиться в текст з відмінковим закінченням (по 3-му класу точності, радіоприймачі 1-го класу). При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз: вироби 1, 2 і 3-го сортів.

4)Деякі порядкові числівники для розрізнення позначаються в документах з допомогою римських цифр, проте вже без відмінкових закінчень (так, наприклад, подекуди записують порядкові номери місяців, кварталів та ін.).

5)Складні слова, перша частина який – цифрове позначення. можуть писатися в документації комбіновано: 100-процентний, 50-кілометровий, 4-міліметровий (дозволяється другу частину таких назв скорочувати, якщо це одиниця виміру: 60-км, 4-мм).

6) Окремі види інформації передаються у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів (можна 473000, а можна 453 тис.; можна 1000000, а можна 105). Словесно-цифровий запис не лише дає можливість скорочувати написання великих і малих чисел, а й значно полегшує сприймання.

7)На відміну від загальнонародної розмовної мови, де приблизна кількість виражається багатьма однослівними, описовими й фразеологічними одиницями, у діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженим числом зворотів (понад, до, зверх, більше, менше). Натомість широко вживані в діловому стилі дробові числівники в розмовній мові майже не вживаються.

8)Наявність чи відсутність іменника при числовій назві залежить від тексту документа (від його конкретного змісту).

«Оформлення документів, загальні вимоги щодо оформлення ділових паперів і вживання мовних засобів

в офіційно-діловому стилі»

Основним видом ділового тексту є документ.

Документ (слово латинського походження, що означає “доказ”) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і мислительну діяльність людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення до поточної оперативної роботи і для історії.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських чинностей.

Діловодство є складовою частиною роботи кожного підприємства, установи, організації. У практичній діяльності установ, підприємств і організацій застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них є обов’язковим ведення адміністративного діловодства (його ще називають загальним діловодством).

Види документів визначаються за кількома ознаками. Так за найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

За походженням кореспонденцію Кореспонденція – це листування підприємств і установ між собою та окремими особами з додержанням встановлених правил її ведення (П.А. Рабиночив, Кореспонденція і діловодство, К., “Вища школа”, 1973, с. 3). поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті – від окремих громадян.

За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками ділові папери можна поділити на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою зветься кореспонденція, складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, торкається якоїсь непередбаченої ситуації.

Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.

Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:

1)емблема організації чи підприємства;

2)зображення урядових нагород;

3)коди;

4)найменування міністерства чи відомства;

5)найменування установи, організації або підприємства;

6)назва структурного підрозділу;

7)адресат;

8)резолюція;

9)гриф затвердження;

10)індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси Адреса – місцеперебування організації або особи (т.зв. поштова адреса). номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

11) назва виду документа;

12)дата;

13)індекс;

14)посилення на індекс і дату вхідного документа;

15)місце складання або видання;

16)відмітка про контроль;

17)заголовок до тексту;

18)текст;

19)відмітка про наявність додатків;

20)підпис;

21)гриф погодження;

22)відмітка про завірення копії;

23)візи;

24)відмітка про виконання документа й відсилання його в справу;

25)відмітка про надходження Подаємо перелік реквізитів за ГОСТом 6.39.72, де формуляр встановлює максимальний склад реквізитів..

У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен х них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у неоднакових документах розташовується по-різному.

Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, зветься формуляром.

Формуляр документа повинна містить всі необхідні для оперативної роботи відомості. Так, розміщення у формулярі листа прізвища й телефону виконавця значно пришвидшує підготовку відповіді.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби.

Залежно від розташування у формулярі назви установи – автора документа розрізняють два основні вид формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.