Ще одне зауваження: найменування організації, ім’я і прізвище особи, якій лист адресовано, слід писати так, як вони написані в листі кореспондента (сказане не торкається явних описок і офографічних помилок).

Адреса (приватна кореспонденція). Існує два способи адресування листів:

1. Адреса починається з назви республіки, області, далі йде район, місто чи село. Таке розміщення позицій доцільніше, бо полегшує зв’язківцям сортування кореспонденції (останнім часом з цією метою широко впроваджені поштові індекси). Оскільки тут назви – в плані обсягу поняття йдуть від ширшої до вужчої, то кожна наступна назва є уточненням до попередньої, тому їх виділяють комами. Наприклад:

УРСР

Київська обл.,

Фастівський р-н,

С. Семегори

Усі назви ставляться в називному відмінку.

2. Адреса починається з назви населеного пункту, куди адресовано листа, ширші назви (район, область, республіка) виступають тут як родові поняття до вужчих, видових, а тому комами не відокремлюються. Тоді лише назва населеного пункту ставиться в називаному відмінку, всі інші назви – в родовому;

с. Триліси

Чорнобильського р-ну

Київського обл.

Прізвище, ім’я та по-батькові в адресі пишеться в давальному відмінку, у зворотній адресі – в називному.

Скорочення дозволяються лише в словах типу місто (м.), село (с.). вулиця (вул.), проспект (просп.), квартира (кв.), будинок (буд.), а також у тих випадках, коли це назва установи чи організації (обком КП України, райком ЛКСМУ, сільрада, райвиконком та ін.).Датування. Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, такий діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Датою його стати або день підписання, або день затвердження. Так дата листа або наказу буде день підписання, дати інструкції – день затвердження. Окремо стоять такі документи, як протокол, акт: датою їх є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Дата служить пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою й реєстраційним індексом. Вона звичайно проставляється власноручно тією особою, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять: число, місяць і рік. Останнім часом усі складники її позначаються арабськими цифрами таким чином:

05.09.73 (тобто 5 вересня 1973 року);

18.05.73 (тобто 18 травня 1973 року);

26.12.72 (тобто 26 грудня 1972 року).

Такий уніфікований спосіб датування спрощує операцію й виключає необхідність кодування дат при обробці документів з допомогою обчислювальної техніки. Так само датуються і всі діловодні відмітки на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням (проте цілком прийнятним у тексті самого документа є користування традиційним способом запису: 18 травня 193 року).

Дата підписана вказується в лівому верхньому кутку документа разом з індексом. Якщо документ виготовляється не на бланку, його дата ставиться нижче тексту поряд з підписом. Дата затвердження вказується у відповідному грифі.

Відмітки про погодження. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обгрунтованість, правомірність документа стосовно діючого законодавства й правових актів, які визначають компетенцію установи. У процесі погодження виявляються і враховуються інтерес різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань, що особливо важливо в умовах усезростаючої спеціалізації виробництва й управління.

Конкретним виявом погодження є візування проектів документів відповідними службовими особами (це також може бути гриф погодження).

Внутрішнє погодження (тобто погодження всередині установи) оформляється візою, яка складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування; в разі необізнаності зазначається посада того, хто візує документ:

Начальник планового відділу

(підпис) О.М. Сененко

10.02.73

Доцільність розшифрування прізвища зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити, з ким погоджувався цей діловий папір.

Якщо документ потребує доробки, то віза оформляється так:

Див. Зауваження

Начальник планового відділу

(підпис) О.М. Сененко

10.02.73

Зовнішнє погодження проекту документа, як правило, оформляється спеціальним грифом.

Усі документи, крім листів, візуються на першому примірникові (оригіналі); листи візуються на копіях, які залишаються у справах установи, що відправила лист.

Позначки про погодження (віза, гриф) вміщуються на останній сторінці документа нижче підпису або на окремому аркуші.

Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки. Ці вказівки можуть мати або загальний, або конкретний характер.

Загальні вказівки, як правило, виражаються так:

До відома

До виконання

До керівництва

Резолюції з конкретними вказівками містять назакову форму дієслова (розберіться) або неозначену форму (розібратися) й адресуються службою підпорядкованим особам:

Терміново вживіть заходів...

Про результати й ужиті заходи повідомте...

Негайно відрядити...

Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Резолюція може містити вказівки кільком особам. Після вказівки може стояти ремарка, яка містить особисту думку про стан справи. Такі ремарки орієнтують підлеглих на те чи інше рішення:

Тов. Петренку О.О.

Розберіться...

На мій погляд, керівництво... недостатньо поінформоване про стан справ на дільниці.

Зв’яжіться з головним диспетчером.

Тон вказівок може бути пом’якшений вживанням слова “прошу”. Резолюція повинна випливати з сутності порушеного в документі питання й свідчити про уважне його прочитання.

Засвідчення документа. Засвідчення документа означає завершення підготовки; воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст. Основні способи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставляння печатки.

Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установи або іншими службовими особами відповідно документації й розподілу обов’язків. Право підпису різних категорій документів службовими особами повинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.

В організаціях, які діють на підставі єдиноначальності, документи мають, як правило, один підпис. Два підписи проставляються на документа колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписуються головою й секретарем колегіального органу. Кількома підписами засвідчуються також акти. Звичайно підписується перший примірник; до складу підпису входять: