Документообіг в установі (організації) здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи і структурних підрозділів, спеціалісти і кваліфіковані службовці) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машинописне бюро, копіювально-множильна служба і т.п.).

В установі відбувається розподіл обсягу вхідних документів на потоки, які направляються:

- керівникам;

- у структурні підрозділи;

- окремим виконавцям.

У підрозділах формуються потоки, які на виході з установи утворюють потік документів, які відправляють. Крім того, в установі циркулюють документи, створені у ній і які не виходять за її межі, це потоки внутрішньої документації.

До основних параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу відносяться:

- напрям потоку, який визначається пунктами відправлення і призначення;

- обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять через його переріз за одиницю часу;

- структура потоку, яка визначається різновидністю документів, авторством та іншими ознаками класифікаційного поділу;

- режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в установі забезпечується дотриманням основних принципів :

- прямоточність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особи, яка працюватиме з даним документом);

- пропорційність (однакове документаційне навантаження на певні структури діловоного процесу);

- паралельність (одночасна функціональна робота над одним документом кількох виробничих підрозділів);

- безперервність (відсутність тривалих пауз – „простоїв’ під час роботи з документами);

- спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці їх діяльності. Напр.: відділ кадрів займається документами, які відображають трудову діяльність);

- одноразовість (перебування документа в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз) [1; с.203-204].

При проектуванні і раціоналізації документообігу керуються Положеннями, які вироблені практикою діловодства і удосконалення організації управлінської праці.

Різні операції щодо опрацювання документа необхідно виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, копіювання документа, у виконанні якого повинні брати участь декілька осіб, і одночасна передача копій всім виконавцям, використання у всіх можливих випадках навчально-інформаційних даних про документ замість самого документа, розмноження проекта документа для одночасного погодження його з декількома підприємствами і т.д.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають і схеми руху основних груп і видів документів. Це дозволяє встановити раціональні марштрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на цій основі доцільний порядок роботи з документами в установі [2; с. 267].

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

ІDC (Institute of Development Studies) у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи на увазі EDMS - Electronic Document Management Systems): ‘СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних ‘.

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Особливості збереження документів

Системи електронного документообігу (СЕД) працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом ‘шафа /папка ‘). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому