Організації, які бажають автоматизувати своє діловодство, мають насправді досить обмежений вибір програмного забезпечення. Робота ускладнюється ще й тому, що поки що в Україні існує переважно система паперового документообігу. Крім того, форми документів є затвердженими вищими органами та державними стандартами. Тому на даний час єдиним шляхом вирішення проблеми документообігу є її часткова автоматизація. А саме комп'ютеризація процесів реєстрації і контролю за їх виконанням.

В традиційній системі діловодства (реєстрація кореспонденції на паперових карт-ках) при значній кількості документів практично неможливо проводити оперативний пошук необхідних документів та надавати необхідну довідкову інформацію. Таке рішення дає змогу не тільки ефективно відслідковувати шлях проходження документа, але і оператив-но готувати різноманітну довідкову та статистичну інформацію, яка необхідна для прийняття рішень, контролювати стан виконавської дисципліни.

Рік | Обласна рада

Вхідна | Вихідна

2000 | 1424 | 327

2001 | 2182 | 389

2002 | 2390 | 466

2003 | 2624 | 490

2004 | 2770 | 519

2005 | 3175 | 567

Таблиця 1 - Документообіг (листування) Івано-Франківської обласної ради

Бажаним є також наявність інтерфейсу для роботи зовнішніх користувачів через внутрішню (Intranet) та зовнішню (Internet) мережу. Це дозволило б виконавцям самостійно контролювати стан виконання документів, закріплених за ними, та не відволікати працівників канцелярії на надання різноманітної довідкової інформації, яка забирає у них до 15 відсотків робочого часу.

Існуючі на цей час системи можна розділити за їх функціями на дві групи:

а) системи організації електронного документообігу;

б) системи електронного контролю паперо-вого документообігу.

Перші ( ‘електронний документообіг ‘) передбачають майже повну відмову від обміну паперовими документами і перехід на системи корпоративних мереж, електронної пошти, довідкових систем, електронного візування та електронного підпису. Жоден документ, який пересилається, не друкується на папері, а передається у вигляді комп'ютерних файлів через мережу.

Другі ( ‘електронний контроль ‘) не забезпечують передачу електронних документів, їх функціями є реєстрація паперових документів, зберігання лише мінімального об'єму інформації та забезпечення контролю за виконанням. А обмін відбувається, як і раніше, паперовими документами.

Серед систем електронного документообігу варто згадати такі, як українська система ‘Право‘, що призначена для забезпечення законодавчої діяльності. Вона включає понад 20 автоматизованих комплексів, що забезпечують збір, накопичення та аналіз даних, в процесів законодавчої діяльності Верховної Ради та місцевих рад. В ній збирається інфо-рмація про діяльність практично кожного органу державної влади. А система вибирання дозволяє отримувати інформацію будь-якого рівня деталізації.

Серед універсальних систем (на відміну від спеціалізованої системи ‘Право‘) варто згадати систему Lotus Notes (фірми IBM). На сьогодні це найпоширеніше в світі програм-не забезпечення побудови систем електронного документообігу.

Систем електронного контролю зараз відомо досить мало. Це пов'язано з тим, що вони рідко виходять за межі організацій, де застосовуються через свою вузьку спеціаліза-цію. Відомою є програма АСКОД, що розроблялася на замовлення Адміністрації Президента України. Не дивлячись на те, що вона писалася на замовлення такої серйозної організації, її функціональні можливості досить обмежені.

На основі аналізу всіх цих фактів стає очевидною проблема створення необхідного програмного забезпечення організації діловодства.

3.2. Приймання та електронна реєстрація документів

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства Івано-Франківської обласної ради (ІФОР), відповідних відомостей про цей документ.

Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату ІФОР та призначені для опрацювання здійснюється в загальному відділі спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу.

Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в електронній базі даних функціонального вузла автоматизованої інформаційної системи Івано-Франківської обласної ради .

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у ІФОР, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у ІФОР.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в базу даних, а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

3.3. Реєстраційно-контрольні картки

Основною одиницею обліку в системі є реєстраційна картка (РК) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Електронний образ документу прикріплюється до РК.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію