За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку “Fortune 500’ вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;

Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, пов'язаним із звільненням фізичного місця для збереження документів, зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді, зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічних відносяться переваги, пов'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести:

появу можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві);

значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами);

підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації;

підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;

поліпшення контролю за виконанням документів.

Інформатизація діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування

Сучасні технології управління базами даних в задачах автоматизації інформаційної діяльності організацій

Якщо говорити про програмне забезпечення для інформаційної діяльності організацій, то не можна обминути увагою і системи управління базами даних. Сучасні технології управління базами даних базуються на архітектурі клієнт-сервер. Ця архітектура обумовлює існування в системі розділених технічно-програмних засобів, сервера та клієнта. Сервер є системою, що призначена безпосередньо для зберігання інформації і її обробки. Клієнт – це робоче місце, що є споживачем інформації. Робота системи базується на таких принципах:

а) інформація зберігається на сервері;

б) клієнт отримує інформацію в потрібному об’ємі за спеціальним запитом і зберігає її в себе лише протягом часу, потрібного для роботи з нею;

в) зворотній обмін, від клієнта до сервера, здійснюється через відправку спеціальних запитів;

г) всі операції щодо вибірки із баз даних, сортування, аналізу та інші обчислювальні процеси виконуються на сервері;

д) функції клієнта обмежуються представленням і збором інформації.

Така архітектура виправдовує себе при організації розподілених баз даних великої ін-фор-маційної ємності. Клієнт за запитом отримує не всю базу даних, а лише її фрагмент, що від-повідає заданому критерію. При такому режимі роботи розвантажується мережевий графік і, крім того, стає можливою одночасна робота кількох робочих місць клієнтів із тією ж ба-зою даних. Контроль за зміною інформації та аналіз версій одного і того ж запису виконує сервер.

Конкретних реалізацій архітектури клієнт-сервер, розроблених різними фірмами, є багато.

Робота з базою даних в таких системах базується на мові SQL (мова структурованих запитів). Ця мова включає команди доповнення чи зміни даних, знищення та вибірок. Розширені версії дають також можливість організації та управління безпекою, користувачами та сферами доступу.

Управління організаційною системою передбачає, крім усього, ще й контроль за виконанням тих чи інших справ, рішень чи завдань. Складність розробки систем, призначених для цього, полягає у тому, що дуже важко розробити універсальну програму, однаково придатну для використання будь-якою організацією і для будь-якого процесу.

Завдання системи організації документообігу

Завданням цього проекту є розробка системи організаційного та програмного забезпечення для автоматизації процесів контролю документообігу.

Актуальність цієї розробки полягає у тому, що класичні методи ведення обліку та контролю документообігу не можуть при їх сучасних обсягах забезпечити належний контроль, пошук за реєстром, складні вибірки чи формування звітів, що потрібні для ефективної роботи організації. Існуючі програмні засоби давно вичерпали свої можливості.

Практична потреба переходу на нову систему була, крім того, обумовлена так званою “проблемою 2005’, коли діючі програмні продукти не змогли правильно відтворювати та обробляти дати після 2005 року.

Виходячи з цього було, поставлено завдання:

1) розробити програмне забезпечення та методологію його впровад-ження для автоматизації процесів контролю паперового документообігу, зокрема вхідної та вихідної кореспонденції;

2) програма повинна:

а) базуватись на сучасних технологіях;

б) бути написаною для сучасних операційних систем з графічним інтерфейсом;

в) бути зручною у використанні;

г) не вимагати тривалого навчання персоналу (а отже бути максимально спрощеною);

д) забезпечувати одночасну роботу багатьох робочих місць;

е) бути надійною та мати відкриту архітектуру;

є) забезпечувати автоматизацію всіх технологічних процесів, пов’язаних з реєстрацією, обліком, контролем та звітністю.

3) дані, що формуються і обробляються програмою повинні:

а) бути захищені від навмисного псування та несанкціонованого доступу;

б) бути захищеними від втрат при технічних чи програмних збоях.

Крім того, враховуючи, що багато організацій вже використовують ті чи інші програмні засоби в процесах діловодства, необхідно передбачити їх зв’язок з розроблюваною системою на рівні інформаційного обміну. Це накладає додаткові умови на структуру баз даних та технології управління ними.

3. Автоматизація документообігу в апараті

Івано-Франківської обласної ради

3.1. Автоматизація діловодних процесів в апараті

Івано -Франківської обласної ради

Оскільки робота з документами є однією із найважливіших функцій працівників апарату органів державної влади та місцевого самоврядування, то від налагодження організації чіткого обліку їх надходження та руху значною мірою залежить виконавча дисципліна. Наприклад, дані приведені в табл.1 свідчать про значний об'єм документообігу, який має