роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці ‘Надійшли‘), або прийняті співробітником до виконання (у папці ‘На виконанні‘), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці ‘На контролі‘).
У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.
Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений електронним цифровим підписом, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.
Вхідна документація реєструється за допомогою такої картки (див.Додаток А).
Реєстраційна картка вихідного документу має такий вигляд (Див. Додаток Б).
3.4. Комп’ютерне забезпечення загального відділу
Загальний відділ Івано-Франківської обласної ради обладнаний 3 комп’ютерами, що об’єднані локальною мережею, один з яких є головним – сервер. Мережа забезпечує доступ всіх працівників до потрібної інформації, що забезпечує швидкий пошук тих чи інших документів. Дає можливість виведення на друк спільного принтера.
Для набору всіх листів, розпоряджень та рішень обласної ради використовується текстовий редактор Ms Word. Текстовий редактор Word є складовою частиною інтегрованої програмної системи Microsoft Office, яка є на сьогодні найбільш популярною. Оскільки процес підготування листів, угод, статей, бюлетенів, іншої текстової документації займає значну частину часу в процесі діловодства та управлінської діяльності, то обласна рада застосовує для цього комп’ютер. Зручність і багаті та різноманітні можливості текстового редактора Ms Word зумовили його високу популярність серед користувачів ПК.
MS Exсel використовується для обробки економічної інформації. Перевагою цієї програми є те, що вона дозволяє працювати з великою кількістю цифрових даних, швидко обчислювати.
Для виготовлення стенограм пленарних засідань сесії обласної ради проводять їх магнітофонний запис. З магнітної стрічки за допомогою MusicMatch Luxbox запис переводять у файли формату mp3. Створені файли зчитують за допомогою комп’ютерного програвача Winamp. Це скорочує час на виготовлення стенограм, оскільки Winamp зручний у користуванні (дозволяє вернути фрагмент запису на кожні 5 секунд). Виготовлені в друкованому варіанті стенограми використовують для формулювання пунктів рішень обласної ради, за які було проголосовано на її пленарних засіданнях.
Ведення діловодства здійснюється за допомогою програми SmartDoc. За допомогою цієї програми реєструються вхідні документи (листи, звернення) і вихідні документи (відповіді на листи, звернення або ініціативні листи).
Велику роль у роботі загального та інших відділів відіграє комп’ютерна мережа Internet, яка дозволяє користуватися статистичними та іншими даними, які потрібні в роботі обласної ради, зокрема загального відділу. Мережа надає доступ до ресурсів інформації, послуг зв’язку (електронна пошта). Електронна пошта E-mail надає змогу надсилати швидко і якісно одній або одночасно кільком особам повідомлення, надсилати листи у Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади і органи місцевого самоврядування.
3.4.1. Програмне забезпечення загального відділу
Основною метою при розробці технологій електронного документообігу в Івано-Франківській обласній раді було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.
Однією з позитивних рис системи електронного документообігу є легкість її використання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із зазначенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та інше.
Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім’я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту після 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується.
Функції доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функціонуючими кнопками:
Довідка
Інформація про програму
Сховище
Користувачі
Журнал реєстрації документів
Архів
Пошук
Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністратора системи).
Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути інформацію щодо користування системою.
Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення .
Сховище. Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ.
Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи.
Журнал реєстрації документів. Має вкладки ‘Вхідні документи‘ та ‘Вихідні документи‘. Обравши одну з вкладок відкриється таблиця зі списком зареєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним документом; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу документів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користувачі мають право на це – в залежності від рівня доступу) потрібно підвести курсор ‘мишки‘ до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу. На екрані з’явиться меню з пунктами ‘редагування’, ‘знищити’, „друк документу’, ‘друк супроводжувального листа’ і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази натиснути на ньому лівою клавішою мишки. Для повернення до списку документів потрібно натиснути
