Архів. Своєрідна база, що містить відомості про документи, які зберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції проглянути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього.

Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна відшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконавцем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для роботи.

Висновки

На основі курсової роботи можна зробити висновок, що одним із основоположних моментів ефективного функціонування інфраструктури Івано-Франківської обласної ради, як і будь-якої іншої установи, є швидкість і ефективність прийняття рішень на основі оперативного доступу до інформації. Сучасні інформаційні технології, окрім безумовного використання потужної обчислювальної техніки та програмного забезпечення, роблять можливим організацію колективної діяльності людей шляхом використання комп'ютерних обчислювальних мереж. Правильний вибір вирішення інформаційної проблеми, врахування найближчих і віддалених перспектив розвитку і потреби в зростанні інформаційних послуг мають велике значення в стратегії інформаційно-аналітичного забезпечення процесів прийняття рішень.

Об'єктом дослідження дипломної роботи був документообіг Івано-Франківської обласної ради, ефективна організація якого передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу і праці. Адже організація роботи з документами є важливою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що суттєво впливають на оперативність та якість управління.

Можна стверджувати, що основними завданнями документаційного забезпечення управління є:

скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки та передачі інформації за допомогою найновіших технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, як бачимо, для будь-якої організації є дуже важливо постійно вдосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це безпосередньо впливає на якість прийняття управлінських рішень.

Якісне інформаційне забезпечення припускає високий функціональний рівень і якість устаткування, високу надійність комунікаційних каналів, швидкість та інформаційну безпеку.

Оскільки заходи технічного забезпечення спрямовані на створення та експлуатацію бази інформаційних ресурсів, основні його технічні аспекти лежать в галузі інформаційних технологій і включають в себе:

створення, а також придбання програмного забезпечення для вирішення завдань накопичення, опрацювання, систематизації інформації, наповнення баз знань і даних.

створення локальної мережі інформаційних ресурсів з виходом у глобальну комп'ютерну мережу INTERNET, використання електронної пошти та інших інформаційних технологій.

Працівники Івано-Франківської обласної ради використовують у своїй професійній діяльності комп'ютери, тому треба відзначити, що організація інформаційних потоків із використанням ЕОМ спростила систематизацію, збір, опрацювання та збереження інформації, зменшила площі для зберігання документів, удосконалила документообіг, поліпшила зворотній зв'язок, а також дала можливість підвищити продуктивність праці управлінського персоналу, підвищила ефективність, оперативність і обґрунтованість управлінських рішень.

Отже, можна зробити висновок, що механізація та автоматизація діловодних процесів обласної ради - ефективний шлях підвищення продуктивності управлінської праці. Але цей процес здійснюється на даний момент тільки частково, тобто в обласній раді використовуються комп'ютери, тільки для автоматизації окремих документаційних операцій (створення документів, опрацювання, реєстрації тощо), що, звичайно, дає певний позитивний ефект.

Так, наприклад, реєстрація, вхідної та вихідної кореспонденції обласної ради за допомогою комп'ютерної програми зменшила час обробки одного документа більше ніж на 75%, зменшила площі для зберігання документів на 80% (вся інформація зберігається у пам'яті комп'ютера), збільшила продуктивність праці працівника канцелярії обласної ради на 25-50% (працюючи з електронними реєстраційними картками виключається можливість їх втрати, а пошук потрібного документа здійснюється шляхом запиту за лічені секунди: для цього навіть не потрібно пам'ятати назву документа чи реєстраційний номер - достатньо тільки вказати тематику або ключові слова).

Але, у той самий час, реєстрація внутрішніх документів (розпоряджень та рішень) здійснюється у журналі реєстрації, в який заноситься дуже мало інформації про документ, а також важко знайти потрібний документ, не знаючи його порядкового номера. Тому потрібно розробити подібну програму для реєстрації внутрішніх документів обласної ради.

Швидкий розвиток новітніх інформаційних технологій забезпечує сьогодні набагато більші можливості ефективної організації документообігу і відповідно інформаційного забезпечення управління. Це означає, що обласній раді потрібно перейти від автоматизації окремих операцій до комплексної автоматизації.

Щоб підвищити ефективність документообігу, треба перейти до електронного документообігу. Тобто, обласній раді треба створити власний програмний продукт (інформаційну систему), який враховував би усю специфіку роботи та охоплював усі сфери діяльності обласної ради. Дана система повинна забезпечувати:

єдину реєстрацію всієї вхідної кореспонденції з пода-льшим направленням документів на розгляд керівництву установи чи у її структурні підрозділи;

єдину реєстрацію всієї вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи;

реєстрацію руху документів (документообігу) всередині установи, у тому числі резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;

направлення документів у справу у відповідності з прийнятою в установі номенклатурою справ;

контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, депутатів; резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;

пошук документів і отримання статистичних звітів про документообіг установи;

формування покажчиків розсилання документів або реєстрів відправлення документів за допомогою електронної пошти тощо.

Література

Блощинська В.А. Сучасне діловедення: Навчальний посібник. – Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. – 270 с.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 1989. – 383 с.

Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та сер. спец. навч. закладів / С.В.Глущик, О.В. Діяк, С.В.Шевчук. – 3-тє вид., переобл. і доповн. – К.: А.С.К., 2000. – 415 с.

Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч. посібн. – К.: Либідь, 1998. – 256 с.

ДСТУ 2732-94. Діловодство