1.2 Описування документів та справ в архівах

Під архівним описуванням (описуванням архівних доку-ментів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування [12, с. 13-14].

Послідовність робіт з описування можна простежити за на-веденою схемою, яка окреслює місце архівного описування у си-стемі архівних технологій [див. додаток А].

З наведеної схеми видно, що описування є важливою техно-логічною операцією, яка виконує функції закріплення організо-ваних систем документів та їх ідентифікації; проведення обліко-вих робіт; створення систем фізичного та інтелектуального досту-пу до архівних документів та інформації, що міститься в них.

Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження документів.

Важливим етапом організації архівних документів за фон-довою системою в межах архіву є визначення фондової належ-ності, тобто віднесення архівних документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документного масиву. При визначенні фондової належності документів особового походження береться до уваги зміст документів, звер-нення в листах, підписи, почерк тощо. У разі виявлення в скла-ді одного архівного фонду помилково включених до нього доку-ментів, що належать до складу інших фондів, документи вилу-чають і приєднують до того фонду, до якого вони належать.

Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою ро-ботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації [16, с. 52-57].

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх органі-зації. До елементів заголовка справи належать:

? назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

? автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);

? адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи);

? питання або предмет, подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи;

? дати, до яких належать документи справи або викладені в них

події [13].

Елементами описання справи є також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти ("розрізнені аркуші", "без початку" тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мо-ва документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпоряд-кованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів [10, с. 12-15].

Далі складають архівний опис - го-ловний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкри-ваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елемен-ти базового описання: заголовок справи, кількісну характерис-тику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають скла-довою частиною архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиниця описування одержує архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійсню-ється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим [2, с.147-167].

1.3 Організація архівних документів

Метою забезпечення інформаційної ці-лісності архівного фонду, підвищення ефектив-ності систем інтелектуального доступу до документів архіви про-водять організаційно-правові, науково-методичні та техно-логічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архі-вів. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: між архівний розподіл комплексів документів в межах системи ар-хівних установ; внутрішньоархівний - формування цілісних докумен-тальних комплексів в межах окремого архіву; внутрішньофондовий систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів - їх систематизація в межах справи (одиниці збері-гання, одиниці обліку) [14, с. 75].

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здій-снюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

а) належність документів до документації одного утворювача;

б) право власності на документи;

в) строки зберігання документів;

г)ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

д) належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);

е) історичні умови, час і місце створення;

є) належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

ж) види носіїв, способи і техніка закріплення інформації; рівень доступу до документів.

При організації архівних документів в ме-жах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, збе-рігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання ви-значає наявність серед них двох основних груп - документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання докумен-тів визначаються чинними нормативно-правовими