? сховищах без кондиціонерів? тричі на ти-ждень;

? за умов порушення режиму зберігання.

Приміщення сховищ освітлюються лампами розжарювання в закритих плафонах із рівною зовнішньою поверхнею. Освітлення сховищ прямим сонячним світлом забороняється. Природне освітлення дозволяється за умови встановлення на вікнах світлорозсіювачів [6, с. 14-19].

Використання документів слід проводити з дотриманням температурно-вологісних, світлових, санітарно - гігієнічних умов забезпечення їх збереженості. Під час використання документів необхідно забезпечити контроль їх фізичного стану [5, с.207-211].

2 Аналіз передархівної обробки документів та справ на прикладі відомчого архіву ІФНТУНГ

В цій частині курсової роботи мною проведено дослідження діяльності архівної установи на прикладі відомчого архіву при Івано-Франківському національному технічному університеті нафти і газу. За складом документів, якими комплектується даний відомчий архів і обов’язками організації (у цьому випадку ? університету) по здійсненню відомчого зберігання документів він є архівом організації, тому що зберігає документи тільки університету.

У відомчому архіві при ІФНТУНГ документи, які поступили туди на зберігання, поділяються на:

? особові справи працівників і студентів;

? накази ректора;

? розпорядження;

? кафедральні, факультетські протоколи засідань рад;

? плани і звіти про роботу кафедри;

? плани протоколів державних екзаменаційних комісій;

? протоколи захистів дипломних проектів;

? особові банківські рахунки;

? звіти державних науково-дослідницьких і господарчо-договірних робіт;

? креслення (зберігаються тимчасово ? до п’яти років) і ін.

2.1 Збирання і класифікація документів та справ при надходженні до архіву

Робота з документами в архіві починається з їх збирання по факультетах, кафедрах і відділах. Для збирання документів має вступити в дію наказ, згідно з яким і має проводитись процес. В архів передаються ті документи, термін зберігання яких на кафедрах, факультетах і відділах становить два роки від дати створення. Документи, які зберігаються більше трьох і п’яти років списують згідно номенклатури .

Під класифікацією документів в межах відомчого архіву розуміють їх групування по фондах і колекціях.

Практичне здійснення класифікації документів по фондах і колекціях називається фондуванням. Фондування складається з визначення фондової приналежності і хронологічних меж документів фондів, формування фондів. Відомчий архів проводить фондування документів за узгодженням і під безпосереднім методичним керівництвом державного архіву, в який передаються документи, що зберігаються в ньому.

Організація, яка базує в процесі своєї діяльності документальний (архівний) фонд, називається фондоутворювачем.

Архівним фондом організації називається фонд, який складається з документів, утворених у процесі діяльності однієї організації.

При визначені фондової приналежності документів необхідно враховувати наступне:

? вхідні документи відносяться до фонду університету, від якого вони отримані; їх фондова приналежність визначається за адресатом, відтиском реєстраційного штампу, змісту документів, який відображає функції та питання діяльності університету, по резолюціях і помітках про направлення документів на виконання;

? копії вихідних документів відносяться до організації, яка є автором документів;

? документи внутрішнього обігу також відносяться до організації, яка їх склала.

Фонд є основною класифікаційною і обліковою одиницею документів відомчого архіву і діленню не підлягає. Кожному фонду, який поступив у відомчий архів, присвоюється назва і номер. Назва фонду відповідає офіційній назві фондоутворювача .

Хронологічними межами фонду є:

? фонду організації ? офіційні дати утворення і ліквідації організації;

? об’єднаного фонду ? дати утворення та ліквідації найдавнішої і найпізнішої за часом діяльності організації;

? колекції ? дати найдавнішого і пізнього документу в складі колекції.

Крайніми датами в складі документів фонду є дати найдавнішого і найпізнішого документів, які входили в його склад. Вони можуть не співпадати із крайніми датами діяльності фондоутворювача (університету), якщо з якихось причин відсутні документи початкового і завершую чого етапів діяльності університету або якщо у фонд були передані в свій час незавершені справоутворенням справи.

Слід зазначити, що класифікацію документів відомчий архів ІФНТУНГ не проводить, оскільки даний процес виконується після передачі документів до Державного обласного архіву.

2.1.1 Облік документів у відомчому архіві

Облік документів у відомчому архіві є одним із засобів забезпечення їх збереженості і контролю за їх наявністю. Обліку належать всі документи, які зберігаються в архіві, в тому числі неописані і непрофільні для даного архіву, страхові копії особливо цінних документів, фонд користування, а також описи справ.

Ведеться облік за основними і допоміжними обліковими документами. Ведення основних облікових документів є обов’язковим для кожного відомчого архіву. Основними обліковими документами у відомчому архіві є:

? книга обліку надходжень і вибуття документів для обліку в архіві кожного надходження і вибуття документу;

? книга обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування. Оскільки в досліджуваному архіві не створено страхового фонду і фонду користування, то дна книга відсутня.

? листок фонду ? для фіксування змін в назві фонду, обліку і нумерації описів справ фонду, обліку документів, які відображають зміни в складі та об’ємі фонду;

? описи справ ? для поодиничного і сумарного обліку справ;

? опис особливо цінних справ. В досліджуваному відомчому архіві до особливо цінних справ відносять особові справи професорів, їх наукові праці, а також звіти НДР.

Книга обліку надходження і вибуття документів призначена для обліку всіх поточних і підсумкових (на 01.01. кожного року) змін в складі і об’ємі фондів і справ у відомчому архіві, зв’язаних із прийомом, виділенням справ, які не підлягають подальшому зберіганню, передачею справ до державного архіву. Ця книга служить основою для складання листків фондів, паспорта архіву і щорічних відомостей про зміни у складі та об’ємі фондів у відомчому архіві, який зберігає два і більше фонди. Кожне надходження чи вибуття отримує самостійний порядковий номер. Щорічно в книзі обліку надходження і вибуття документів підводиться підсумок кількості документів, які надійшли і