Організація документів на внутрішньоархівному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого до-ступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, пере-дані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмежен-ня доступу, організуються на загальних засадах. Таємні докумен-ти організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів

засадах [8, с.28-42].

Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (оди-ниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з од-ного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрун-тується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для ро-зміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей ді-яльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно пе-редбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до кон-кретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки гру-пування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за озна-ками, характерними для окремих, найменших груп документів.

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, фор-мат, оригінальність, носій.

Під час групування документів за роками справи відносять до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани відносять до першого року, а звіти - до останнього.

Організація документів на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбу-вається на двох рівнях: документному та аркушевому. Для доку-ментів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією ар-кушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забез-печує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архів-них документів є її здійснення за науково обґрунтованими оз-наками з урахуванням особливостей документів і характеру ді-яльності фондоутворювача [3, с. 181-184].

1.4 Нормативно-правова база архівної організації документів

Нормативно-правові акти активним джерелом наукових досліджень. Це підтверджується тим, що в більшості наукових досліджень, не залежно від їх спрямування, аналізуються нормативно-правові акти як правова база досліджуваного питання.

Нормативно-правовий акт — це офіційний документ, який приймається уповноваженим органом держави і встановлює, змінює, припиняє чи конкретизує певну норму права. Ці акти знаходяться між собою в ієрархічній підпорядкованості, яка і визначає юридичну силу документа [15, с. 52-57].

Серед нормативних документів, що регламентують організацію архівної справи, провідне місце посідають державні стандарти. Їхнє розроблення в Україні тільки розпочато. Зокрема, підготовку комплексу галузевих стандартів України з питань зберігання документів національного фонду здійснює Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД) [7, с. 16-19]

Основним стандартом є ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. Пункт 1.3 даного документа зазначає, що " положення стандарту чинні застосування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб’єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та наукових товариств" [1]. Тобто архівна установа також керується даним нормативним актом. Національний стандарт України 4163:2003 Державна уніфікована система документації в пункті 1.2 "установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів" [2].

За замовленням Головного архівного управління України і планом науково-дослідної роботи УДНДІАСД розроблено галузевий стандарт України ДСТУ 55.001-98 „Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги”. При розробленні стандарту використано відповідні положення законів України „Про Національний архівний фонд і архівні установи” і „Про пожежну безпеку [7, с.43-35]та ін. стандартів і нормативно-технічних документів архівної галузі.

У стандарті уточнені вимоги до облаштування архівосховищ , до систем кондиціонування та вентиляції , водопостачання та каналізації, до системи електропостачання, до будівельних матеріалів, які використовуються для внутрішнього опорядження сховища.

Документи cлiд зберігати в коробках або папках на стелажах (у шафах, сейфах) у горизонтальному чи вертикальному положенні, кaрти зберігаються підвішеними на висувних штангах. Забороняєтьcя зберiгaти докуме-нти на пiдлозi, пiдвiкoнниках, у нерозібраних стосах.

У горизонтальному положеннi рекомендуєьcя зб-ерiгати документи великогo формату, в м'яких обклдинках або без них. Вони мають бути нещiльно укладеними в коробки або папки.

У веpтикальному положеннi можна зберiгати док-ументи в твердих пaлiтурках, якi щiльно укладенi в твердих папках.

Документи з паперовими носіями рекомендуєтьcя зберiгати при температурi вiд 17?С до 19?С i вiднo-снiй вологості повiтря вiд 50% до 55%. Рiзкi колива-ння температури та вологості не допускаються.

Температурно-вологісний режим зберiгaння документів контролюєтьcя шляхом регyляpного вимірювання температури, вiднoснoї вологості кiмнaтнoгo та зовнi-шньoгo повiтря:

? у сховищах з