Опис справ є відправним документом для розробки довідників, оскільки їх створення починається із вивчення описів справ. Всі види науково-дослідного апарату зв’язані між собою пошуковими даними документів, які закріплені описом справ. До складу пошукових даних входять номери: фонду, опису, справи, а також листків справ, де це необхідно.

При створенні цих видів НДА доцільно користуватися описами, які не будуть перероблятися: завершені описи справ або річні розділи справ постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років) і по особистому складу.

Описи справ, виконуючи одночасно ряд функцій, є первинним обліковим документом для поодиничного і сумарного обліку справ постійного, тимчасового зберігання і по особовому складу.

Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою ро-ботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації.

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх органі-зації. До елементів заголовка справи належать:

? назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

? автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);

? адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи);

? питання або предмет, подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

? назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи;

? дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

Елементами описання справи є також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти ("розрізнені аркуші", "без початку" тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мо-ва документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпоряд-кованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Як приклад описання справи можна навести опис документів, з яких складається особова справа :

Особова справа студента Орла М.М., який навчався в університеті нафти і газу з 1991 по 1996 рр.

? витяг з наказу ректора;

? заява про вступ до університету;

? екзаменаційний листок;

? витяг з наказу про присвоєння кваліфікації;

? витяг з протоколу засідання кафедри АУ;

? рецензія на дипломний проект;

? протокол засідання державної екзаменаційної комісії;

? додаток до диплома спеціаліста;

? диплом;

? навчальна картка;

? обхідний лист;

? атестат про середню освіту.

Всього у справі 17 аркушів. Окремо вкладено залікову книжку та студентський квиток.

Особова справа працівника університету Ригана М.Ю., який працював з 1971 по 2003 рр., містить такі документи:

? заява про зарахування на посаду викладача фізичного виховання;

? особова картка;

? диплом (копія) про присвоєння кваліфікації;

? характеристика на посаду тренера Івано-Франківської ДЮСШ №2;

? витяги з наказу про зарахування на посаду викладача фізичного виховання(1971?2003 рр.);

? протокол засідання Ради ГНПФ;

? заяви на переобрання на посаду (1976?2003 рр.);

? звіт про роботу викладача кафедри фізичного виховання;

? витяги з протоколів (1971?2003 рр.);

? особистий листок з обліку кадрів;

? довідка про педагогічний стаж роботи у Вузах;

? пояснююча записка;

? заключення;

? автобіографія;

? атестаційний листок;

? заява про вихід на пенсію;

? заява про прохання на посаду старшого викладача;

? трудова угода;

? заява про вихід на пенсію по інвалідності

2.2 Складання номенклатури справ

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, який заводять в справоутворенні організації, із вказуванням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування і обліку справ. Вона визначає групування виконаних документів в справи, систематизацію справ, індексування і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання і основним обліковим документом в справоутворенні, а у відомчому архіві використовується для обліку справ тимчасового зберігання.

Основні вимоги щодо складання номенклатур справ організацій:

кожна організація повинна мати конкретну номенклатуру справ;

номенклатура справ організації оформлюється на загальному бланку організації;

номенклатура справ організації складається на основі вивчення складу, змісту, і кількості документів, які базуються в процесі діяльності організаціїт.

Описи справ постійного зберігання(1973?1979 рр.) згідно з номенклатурою:

Канцелярія

876 Накази ректора з навчально-методичної і науково - дослідницької роботи інституту за 1974 рік №1?53 143

5 січня

29 грудня

1973р.

Кафедра буріння нафтових і газових свердловин 8

12 90-8 Плани персонального розподілу перевантаження серед

членів кафедри і загальний розрахунок навчальних годин по

кафедрі на 1973?1974 навчальний рік.

Приймальна комісія

915 41-16 Статистичні звіти про результати вступних екзаменів, 64 якісний склад студентів та інші питання за 1974р.

Дані описи документів впорядковуються за предметною ознакою: по кафедрах, факультетах і відділах (канцелярія, бухгалтерія) в алфавітному порядку і в хронологічній послідовності. Власне, за цими критеріями і відбувається пошук документів у відомчому архіві ІФНТУНГ, адже бібліографічний опис тут не здійснюється.

Висновки

На сьогоднішній день архівна справа в Україні ще не завершила свого оновлення і подальшого розвитку. Про це свідчить проведене мною дослідження діяльності відомчого архіву Івано-Франківського національного технічного університету. Ця установа підпорядковується Державному архіву Івано-Франківської області. Завданнями відомчого архіву є збирання, описування, класифікація, експертиза цінності, наукова обробка документів, формування фондів.

Досліджуваний відомчий архів зберігає документальні фонди, що утворилися внаслідок діяльності Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу. Організація документів відбувається згідно номенклатури.

Облік документів у відомчому архіві є одним із засобів забезпечення їх збереженості і контролю за їх наявністю. Обліку