Номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування і обліку справ. Вона визначає групування виконаних документів в справи, систематизацію справ, індексування і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання і основним обліковим документом в справоутворенні, а у відомчому архіві використовується для обліку справ тимчасового зберігання.

Пошук документів здійснюється за предметною ознакою: по кафедрах, факультетах і відділах. Розміщення номенклатур справ у алфавітному порядку за хронологією значно прискорює пошук.

Слід також відмітити, що для кращого функціонування відомчого архіву ІФНТУНГ потрібно дещо покращити кадровий склад працівників установи, а також умови зберігання документ них фондів, які не зовсім відповідають вимогам нормативних документів.

В загальному плані діяльність досліджуваного відомчого архіву відповідає тому рівневі організації, який можливо забезпечити за таких умов, які сьогодні пропонує нам держава.

Посилання на використані джерела:

1. ДСТУ 2732:2004. "Національний стандарт України. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.—К.: Держспоживстандарт України,2005.

2. ДСТУ 4163:2003. Національний стандарт України. Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання.—К.: Держспоживстандарт України, 2003.

3. Архівознавство: Підручник для студентів історичних факультетів вищих навчальних закладів України /За заг.ред Я.С. Калакури та І.Б. Матяш.? К.:Видавн.дім „КМ Академія”,2002.? С.147-167;181-194

4. Архівознавство: Підручник /Боряк Г.В.,Дубровина Л.А. та ін.?2-е вид., виправлене і допов.?К.:Академія, 2002.? С.156-158

5. Вуєк Л.М., Шурубура А .К.Аналіз фізичного стану документів Національного архівного фонду і умов їх зберігання в державних архівах України//Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи.? К .: Головархів України, УДНДІАСД,1996.?Ч.2.?С.207-211

6. Дубровіна Л.А. Збереження та використня документів у бібліотеках і архівах: функціональний аспект протиріччя та його наслідки/Л.А. Дубовина// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.—2006.—№2.—С.14-19.

7. Экспертиза и научно-техническая обработка архивных фондов: Метод. рекомендации.?М.,1990.? С.16-19;43-45

8. Ляхоцький В.Організація архівної справи в Україні: тенденції, шляхи модернізації/ В. Ляхоцький, К.Селівестрова// Студії з архівної справи і документознавства:Т.4.?К.: УДНДІАСД,1999.? С.33

9. Матяш І.Б.Сучасна українська архівістика: організація, проблеми, завдання//Бібліотекознавство.Документознавство.Інформологія.?№1,2004.?С.45-50

10. Музинчук О.В.Вплив умов зберігання на фізичний стан документів/О.В. Музинчук//Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.—2006.—№1.—С. 12-15.

11. Палеха Ю.І. Культура діловодства. Постановка проблеми та шляхи реалізації/Ю.І.Палеха//Бібліотекознавство.Документознавство. Інформологія.—2005.—№3.—С.34-39.

12. Самойленко Г.В. Архівні документи/Г.В. Самойленко//Історія в серед. І вищ.навч. зал. України.—2005.—№9.—С.13-14.

13. Стаховский Д. Архивы и архивное дело Украины :[Електр. ресурс] //http//grani.kiev.ua/exp.php?type-=1&ni=2687

14. Студії з архівної справи та документознавстві: Т.4/Ред.кол.: В.П. Ляхоцький, І.Б. Матяш, Л.Н. Федорова та ін.—К.:УДНДІАСД,1999.—223с.

15. Чепуренко О.Я. Використання нормативно-правових актів у науковому дослідженні/О.Я. Чепуренко/ /Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.—2006.—№2.—С.79.

16. Шурубура А .Нові українські стандарти з організації зберігання документів національного архівного фонду України // Студії з архівної справи і документознавства: Т.4/ А . Шурубура ?К.: УДНДІАСД,1999.? С.52-57

Додаток А. Місце архівного описування у си-стемі архівних технологій.